Nybörjare Hur man skapar och hanterar uppgifter i Outlook 2013
Om du är en av de personer som har en whiteboard eller anteckningsblock med en ständigt utvecklad att göra-lista, eller ditt skrivbord och bildskärmar är prydda med Post-its® påminner dig om viktiga händelser, då denna artikeln för dig.
Outlook kommer att låta dig göra uppgiftslistor som består av uppgifter, som du kan göra alla sorters saker, till exempel inställning av förfallodagar, påminnelser, kategorier och mer. Hela poängen är att skapa en mer aktiv typ av uppgiftslista som du kan interagera med och kommer att hålla dig ärlig.
Arbetar i uppgiftsvisningen
Vi har nyligen diskuterat de olika svårigheterna i Outlook 2013, så om du är ny på det, rekommenderar vi att du läser vår introduktion.
Annars öppnar du Outlook upp till uppgiftsuppsättningen och tittar runt. Vid första ögonkastet märker du att den är ganska tom och karg. Det beror på att vi ännu inte har fyllt på det mängder av saker vi behöver göra och ärenden att köra.
Låt oss gå igenom och visa dig hur du använder uppgifter som ett proffs och vidareorganiserar ditt liv med Outlook. Med lite tid och arbete kommer du att ha en omfattande uppsättning uppgifter som du kan ställa in för att påminna dig när de är förfallna, eller du kan tilldela dem till en annan person!
Lägga till uppgifter
För att börja, ska du lägga till uppgifter. Du märker att det finns den bekanta mapprutan längs vänster sida. Du kan lägga till nya mappar i den här vyn, effektivt och sedan organisera dina uppgifter i kategorier. Du kan till och med skapa en ny mappgrupp så att du kan separera dina uppgifter igen mellan ditt professionella och personliga liv, om det behövs.
För att starta märker du att det finns ett uppgiftsmappsgruppsuppringning Mina uppgifter och två underuppgiftsmappar: Åtgärdslista och uppgifter. Om vi högerklickar på den översta mappen kan vi skapa en "Ny mappgrupp" som vi kommer att namnge Arbetsuppgifter.
Du kan lägga till en snabb uppgift genom att klicka på "Klicka här för att lägga till en ny uppgift" eller klicka på "Ny uppgift" på Hembandet. Kolla in följande untitled-uppgift, som du kan använda ett antal alternativ till, visa uppgiften, dess detaljer och hantera det.
Låt oss fylla i vår uppgift lite med några grundläggande detaljer och klicka sedan på "Spara och stäng". Du kan välja startdatum, slutdatum (om tillämpligt), status, prioritet och slutförandeprocent. Du kan också kolla rutan "Påminnelse" och få Outlook att meddela dig när din uppgift kommer att gälla.
Visa, ändra och uppdatera uppgifter
Efter att ha skapat några uppgifter kan vi se dem listade i vår uppgiftsvy. Du kan göra lite grundläggande tinkering här, som att ändra förfallodatum eller tilldela en kategori, men om du verkligen vill visa och redigera måste du dubbelklicka för att öppna den.
Här är vår uppgift igen. Vi kan göra ändringar på det, till exempel status eller prioritet, eller vi kan klicka på "Detaljer" -knappen.
Om det finns andra detaljer i samband med uppgiften kan du fylla i dem här. Även om det här inte kan vara relevant för de flesta, om du handlar med oberoende entreprenörer eller konsulter är det här ett bra ställe att hålla reda på hur mycket de kostar ungefär dig.
Det finns några andra saker vi kan nämna innan vi går vidare till återkommande. Medan du pratar om i uppgiftsgränssnittet, ta en stund att notera att du kan radera eller vidarebefordra uppgiften om du bestämmer att den inte är värd att följa eller om du behöver inmatning från någon annan på den.
Du kan också hantera uppgiften, till exempel markera den fullständig, tilldela den och skicka en statusrapport. Vi ska prata mer om det inom kort. För nu, låt oss kortfattat kolla in hur du ställer upp återkommande uppgifter.
Arbeta med återkommande uppgifter
Att skapa en återkommande uppgift är densamma som att skapa ett återkommande möte eller återkommande möte. Dialogrutan du ser när du klickar på knappen "Återkommande" kommer sannolikt att se ganska bekant ut.
Så här är vår "talk about work stuff" uppgift, återkommande varje vecka på onsdag, utan slut i sikte. Observera också att även om du inte slutför jobbet när uppgiften återkommer, kommer en annan fortfarande att genereras.
Du kan åsidosätta detta genom att välja alternativet "regenerera ny uppgift", som istället för automatiskt återkommande på x dag, kommer inte att regenerera uppgiften tills den aktuella är markerad komplett.
Tilldela en uppgift till någon annan
Vi har vår "prata om jobb saker!" Uppgift alla inrättad, nu behöver vi bara bjuda bort det på någon annan! Klicka på knappen "Assign Task" i avsnittet Hantera uppgift i bandet.
Detta öppnar uppgiften som ett e-postmeddelande, som du då kan adressera till andra. I det här fallet kommer vi bara att tilldela uppgiften att prata om saker till någon annan, så vi skickar dem till dem.
Om du vill skriva adressen till "Till" -fältet kan du, eller du kan plocka det lyckliga namnet från din adressbok. Har du inte en adressbok upprättad? Läs om hur du skapar och hanterar kontakter, inklusive hur du importerar dina kontakter från Gmail direkt till Outlook.
Den mottagaren får ett e-postmeddelande med alternativet "Accept" eller "Decline." Vi vill inte göra chefen upprörd, så vi går bara och accepterar uppgiften. Dessutom är det inte en dålig idé att prata om saker på jobbet!
Slutligen, om krafterna-som-vill ha kännedom om framstegen (eller brist på det) på din nu tilldelade uppgift. Du kan skicka dem en statusrapport.
Sammantaget är den genomsnittliga Outlook-hemanvändaren mer sannolikt att använda uppgifter som ett sätt att få erenden gjort eller tippade sysslor utom hemma, men det är användbart att känna till hela ditt arbetsuppgifter. Låt oss gå vidare till resten av Hembandet och prata om vad du kan göra för att hantera uppgiften därifrån.
Hantera uppgifter och sortering efter visning
Under veckans gång kommer vissa uppgifter att bli gjort, och vissa kommer inte att göra det. De som du fyller i kan du markera som komplett och glömma. Men de som du inte kommer att behöva hanteras på något sätt, eller du kommer bara att få en ständigt växande lista över blåsade uppgifter.
Det finns några sätt att hantera dem. Låt oss titta på det området av bandet och sedan visa hur du får ut det mesta av dessa verktyg.
Om du klickar på knappen "Ta bort från listan" markeras den som fullständig och tar bort den från listan. Om Outlook stöter på ett problem, som om uppgiften är återkommande, eller om den är ofullständig, frågar den dig vad du vill göra åt det.
Du kan också arbeta direkt med de uppgifter du ser i din arbetslista. Kolla in följande skärmdump för mer information. Du ser att du helt enkelt kan klicka på flaggikonen för att markera den som komplett, eller du kan högerklicka för att se dina uppföljningsalternativ.
Du ser här i nästa skärmdump, att vår uppgift "sitta och se fotboll med fötterna upp" beräknas i morgon, men vi har också markerat den för uppföljning nästa vecka. Att skapa en uppföljningsuppgift duplicerar i grunden det för den tid som bäst passar dig för att eventuellt slutföra det. I det här fallet kunde vi markera morgondagens uppgift som fullständigt eller ta bort det, men den dubbla uppgiften skulle fortfarande vara förfallen nästa vecka.
Obs! Du kan följa upp uppgiften från ett av fem förinställda intervaller, eller du kan skapa en anpassad uppföljning.
Slutligen kan förändringen av din syn skära igenom en stor mängd uppgifter. Om den inte visas på bandet, kan du klicka på "Ändra vy" -knappen och du kommer se dessa alternativ.
Här är en enkel lista som kan se ut. Vyn diskriminerar inte mellan tillstånd av slutföranden eller kategorier, eller något annat. Det presenterar bara alla dina tidigare, nuvarande och framtida uppgifter i en enkel vy.
Å andra sidan, om vi sorterar vår åsikt genom aktiva uppgifter, ser vi att saker är inskränkta mycket för oss.
Kom alltid ihåg att ändra din arbetsvy så att du snabbt kan sortera igenom eller dölja dem för maximal produktivitetspotential!
Uppgifter Alternativ
Till sist, låt oss bekanta oss med eller reacquaint oss med uppgiftsalternativ. Uppgiftsalternativen låter dig ändra inställningar och ändra sitt beteende och utseende. Du kan nå dem från Arkiv-menyn genom att klicka på "Alternativ -> Uppgifter".
Du kan ange alternativ för påminnelser om uppgifter med förfallodagar, förfallna och slutförda arbetsfärger, arbetstider och andra enkla tweaks. Så nu, om du vill att försenade uppgifter ska vara ljusblå eller om du vill ha standardpåminnelser i slutet av dagen istället för att börja, kan du göra ändringarna här.
Som du kan berätta, avslöjar Outlook sig vara en mycket väl avrundad applikation, och vi har inte ens pratat än om kalendrar och anteckningar än! Vi hoppas att du kan använda Verktyg för att snabba upp dina organisationsförmåga några par. De är väldigt lätta att ställa in och tilldela, och det är trevligt att ha dessa påminnelser och att titta på alla saker på din lista blir långsamt avkryssade.
Under tiden är vi intresserade av att höra från dig. Har du en fråga eller kommentar som du vill lämna med oss? Släpp in på vårt diskussionsforum och avfyra.
