Nybörjare Skapa, hantera och dela kalendrar i Outlook 2013

Om du inte lever ett ansvarslöst ansvarsområde stiger solen förmodligen och löser sig på din dagliga kalender. Om du inte vet vad som händer dagligen kan du snabbt hitta dig förlorad i en labyrint av missade möten och överraskningsmöten.

Låt oss prata om Outlook-kalendrar eftersom det inte är möjligt att organisera och produktivisera utanför e-post (kanske ännu mer så), beroende av möjligheten att hantera händelser och få saker gjorda. En av de saker som Outlook gör med great aplomb, kanske bättre än de flesta andra applikationer, är kalendrar. Outlook-kalenderfunktionerna är nästkommande när det gäller att skapa, ändra och dela händelser.

Denna artikel kommer främst att fokusera på de enkla sakerna. Vi visar hur du skapar och hanterar dina kalendrar, lägger till möten, möten och delar dem med andra i din adressbok för enkel samverkan. När vi är färdiga visar vi hur bortom Outlook med grundläggande grunder som e-post eller kontakter och adressböcker, kan du integrera kalendern i ditt livliga liv och förbättra ditt hem eller mindre kontor.

Kalendergrunder

När du använder Outlook har du sina kalenderfunktioner till ditt förfogande. Även om du inte har ett e-postkonto konfigurerat kan du fortfarande använda Outlook för resten av dess funktioner. Kalenderen fungerar dock bäst om du kan utnyttja sina samarbetsmöjligheter, så att du använder ett e-postkonto garanterar att du kan skicka mötesinbjudningar och ta del av deltagaranmälningar.

Oavsett, här är din grundläggande dagliga kalender, dvs standardkalendern som är kopplad till din standard Outlook-profil. Det här är månadsvisningen, men du kan använda funktionerna på fliken Arrangera för att ändra visningen.

Till exempel nedan är arbetsveckans vy (jämfört med hela veckovyn). Det är väldigt enkelt, med vädret (du kan ställa in det till din stad) och en sökruta. Om du har några möten eller möten, kan du se dem här, och du kan hoppa över till föregående eller nästa vecka genom att klicka på respektive "Föregående möte" eller "Nästa möte" -knappar längs kalenderkanterna.

Låt oss gå lite och fokusera på hur du ändrar kalenderns arrangemang för att bättre passa dina specifika eller speciella behov.

Flexing din kalenders muskel

Du kan göra en hel del för att ändra kalenderns arrangemang och utseende. Om du tittar på fliken Visa nedan ser du ett helt sortiment av stilar som du kan använda för en kalender som passar dina organisatoriska behov.

Kolla in följande kalender. Vi har gjort några mindre förändringar i utseendet. För en kan du ändra färgen, vilket är en subtil men fin touch.

Fliken Visa låter dig lägga till flera andra visningar för att accentuera det läge du befinner dig i. Till exempel finns det åtgärdsfältet, som låter dig lägga till kalendrar, personer och uppgifter i den högra kolumnen (se ovan). Denna åtgärdsbar kan anpassas till det läge du är i, så även om du har uppgifter och kalender aktiverad, som i ovanstående skärmdump, om du byter till din inkorg, måste du aktivera om till -Då.

Det är en bra idé att leka med fliken Visa i varje läge eftersom de inte alla kommer att vara exakt samma. Till exempel är läsrutan inte mycket användbar i kalendervyn, men det är definitivt ett bra komplement till din inkorg.

På samma sätt kolla in en daglig kalendervy med Daglig uppgiftsvisning aktiverad. Här kan du se din dagliga kalender med dina skyldiga uppgifter nedan.

Vi kommer att prata mycket mer om uppgifter i en kommande artikel, men nu ska vi fokusera på allt du kanske vill veta om möten och möten.

Lägga till möten och möten

Låt oss titta på inställningar och möten. I det följande exemplet organiserar vi en pizzafest. Ämnet är naturligtvis avtalets karaktär, och medan en pizzafest inte nödvändigtvis är ett "möte" får du idén. Du kan sedan lägga till andra specifika saker som varifrån pizzapartiet äger rum, och dess start- och sluttider.

Det finns mycket utrymme (tekniskt obegränsad) för att lägga till anteckningar, instruktioner eller anvisningar till händelsen. Det är självklart inte mycket av en fest om du inte har andra människor där. Så vi måste bjuda in några deltagare. När du väl bjuder in människor anses det inte längre som ett möte. Istället ändrar Outlook det till ett möte. I följande skärmdump ser vi vårt nya möte vände möte.

Du kan skriva in namn för hand eller klicka på knappen "Till" för att lägga till deltagare i din adressbok. Om du inte har konfigurerat en adressbok ännu kan vi berätta hur du lägger till och hanterar kontakter samt importera kontakter från andra källor, som Gmail.

Du kan klippa rakt till jakten och klicka helt enkelt på "Nytt möte" från fliken Startsida fliken. När du inbjuder deltagare har du möjlighet att begära ytterligare svaralternativ.

Om du begär ett svar (snarare än att helt enkelt lägga ut ordet och lämna det vid det), kommer inbjudna att få en chans att RSVP. Obs! Det här fungerar fantastiskt med en Microsoft-produkt, som ett Outlook.com-e-postkonto, där du får svaralternativ direkt i meddelandet.

I Gmail kan du agera på en inbjudan på ungefär samma sätt. Men du svarar, det kommer att skickas till arrangören och läggas automatiskt till i Outlook.

Nu när vi är klara på möten och möten fortsätter vi att ändra och avbryta dem, eftersom förändring är oundviklig, och ibland faller våra bästa planer genom.

Ändra eller avbryta möten och spåra svar

Något har kommit upp, och vi behöver flytta vår pizza fest till lördagskvällen. Det här är inget problem för oss men hur är det med våra deltagare? Tja, deras planer är helt upp till dem, men Outlook gör det åtminstone lätt att varna dem för förändringar.

För att ändra ett möte och varna dina deltagare, öppna först händelsen från din Outlook-kalender och gör de ändringar du behöver. I det här fallet flytta vi bara mötet tillbaka en dag. Observera att du kan klicka på "Skicka uppdatering" och dina inbjudna kommer att uppdateras om ändringen.

Vid det här laget, om några deltagare tidigare hade accepterat din inbjudan, måste de acceptera den igen.

Nu kan det vara en bra tid att visa hur du följer ditt mötes framsteg. Klicka på "Spårning" -knappen och härifrån kan du se ditt mötes framsteg. Just nu har bara en bjudare accepterat så kanske den här lördagen inte är så bra.

Uh oh, igen har något just kommit upp och vi måste avbryta mötet. Klicka bara på knappen "Avbryt möte". Din inbjudan ändras nu och du får en "Send Cancelation" -knapp för att klicka och skicka ut de dåliga nyheterna.

Det är lika enkelt som det, dina tidigare inbjudna mottagare kommer att få ett uppdaterat email och händelsen kommer att tas bort från din Outlook-kalender.

evenemang

Med dina möten med möten och möten inmatade och sparade ser du den i din kalender. När du svävar över den ser du relevanta detaljer. Vid den här tiden, om allt är bra kan du lämna det och gå vidare till andra saker.

Om du vill ändra eller ta bort den kan du öppna den genom att antingen dubbelklicka på den eller använda lämplig åtgärd på bandet, som här är "Open" -knappen.

Du kan också komma åt många av samma bandkontroller från snabbmenyns högerklicka.

När ditt möte eller möte är öppet, notera fliken Alternativ, vilket gör att du kan påverka vissa ändringar som att ändra din status (Upptagen, Tentativ, Utanför Office etc.), ange en påminnelse, ändra tidszonen och slutligen ställa in händelse som en återkommande.

Återkommande händelser är vanliga, till exempel ett veckomöte eller kvartalsvinst eller bara lunch med en vän, så det är bra att veta hur man ställer in dem. Som du kan se från skärmdumpen, borde det vara ganska lätt att träna. Du kan ställa in tid för mötet, mönstret och naturligtvis intervallet eller hur länge återkommandet kommer att inträffa.

Du ser i följande bild, vi har satt upp en återkommande händelse varje måndag klockan 1:00, vilken kommer att fortsätta på obestämd tid.

Det är viktigt att komma ihåg att medan möten och möten har flera viktiga skillnader, ser de fortfarande ut och kan ändras på samma sätt, så alla alternativ du ser för möten blir desamma för möten.

Bifoga en fil eller ett dokument till ett kalenderobjekt

Låt oss föreställa dig att du har gjort ett möte, till exempel att ta ditt husdjur till veterinären eller för att få din olja att förändras och i båda fallen har du ett dokument eller en bild som du vill bifoga så att du inte glömmer.

I det följande exemplet får vi slutligen oljan, och vi har en kupong för den. Du kan skriva ut kupongen och försöka komma ihåg det på förhand, eller du kan helt enkelt bifoga det till avtalet, så när Outlook påminner dig är kupongen precis där så du kan skriva ut det medan du tänker på det.

För att göra detta vill du klicka på "Bifoga fil" och sedan bläddra till den plats där den är sparad. Du kan antingen infoga filen som det är, klistra in den inline som text eller placera filens plats som en hyperlänk. I det här fallet kommer vi bara att bifoga PDF-filen som den är.

Det här är självklart en mycket användbar funktion om du behöver dela dokument för ett affärsmöte, skicka ut studiematerial till studenter eller när situationen kan kräva kompletterande information.

Hantera och dela kalendrar

Genom att hantera kalendrar kan du uppnå två saker. Du kan öppna kalendrar från olika källor, och du kan skapa och spara kalendergrupper.

Om du klickar på knappen "Öppna kalender" kan du skapa en kalender från flera källor, inklusive från Internet, eller du kan skapa en tom kalender. En fördel med att skapa en tom kalender är att du kan hålla ditt arbete och hemliv separerat.

I följande skärmdump ser du flera kalendrar har skapats, och vi har också skapat en särskild grupp för arbete. Du kan faktiskt dra händelser från en kalender till en annan; Du ser hur vi har en post för ett veckomöte i de två kalendern som vi har valt att visa.

Att kunna dra händelser över kalendrar innebär att om du har tillbringat tid att lägga till ett möte eller möte, om du senare bestämmer att den måste vara på en annan kalender behöver du inte återskapa händelserna.

Slutligen kan du dela kalendrar, vilket borde vara ganska självförklarande, men det är möjligt att e-posta en kalender. Vi omfattade detta kortfattat i en tidigare artikel, det här är helt enkelt ett annat sätt att uppnå det. Här i följande skärmdump ser du vad som händer när du använder det här alternativet.

Du kan ange vilken kalender du delar, datumintervallet (från en enda dag till hela kalendern), detaljeringsnivå för att dela (enkel tillgänglighet, begränsad och fullständig information), och sedan finns det några avancerade alternativ du kan använda.

Att dela på detta sätt innebär att du snabbt, enkelt och smidigt kan sprida din kalenderinformation med andra Outlook-användare, samt integrera kalendrar som skickas till dig.

Kalenderalternativ

Det finns ganska många kalenderalternativ att sortera igenom (men inte riktigt lika många som med e-post). De flesta av dessa alternativ är avsedda att konfigurera kalendern för att fungera mer effektivt med dina professionella och personliga behov.

Du kan till exempel ändra din arbetstid och arbetsvecka, lägga till helgdagar, ändra tidszon, ställa in standardfärgen och även välja mellan Fahrenheit och Celsius. Arbeta dig igenom dem på din fritid och prova vad som fungerar bäst för dig.

Kalenderfunktionerna i Outlook är toppklassiga och om du arbetar i en organisation med en central Exchange-server, är du troligt bekant med hur du kan samarbeta på delade kalendrar, se händelser och mer. Allt detta fungerar sömlöst i din egen lokala Outlook-installation för extra kraft och bekvämlighet.

Hemma är det trevligt att ha en kalender med så många funktioner i samma program. Det finns ingen anledning att byta från en e-postapp till din kalenderapp, du kan schemalägga händelser och snabbt bjuda in deltagare med några få musklick och mycket mer.

Men det räcker med att prata från oss. Varför hör vi inte från dig nu? Låt oss veta dina tankar eller låna dina kommentarer i vårt diskussionsforum.