Nybörjare Skapa, hantera och ange kategorier i Outlook 2013

Med Outlook 2013 kan du tilldela kategorier att göra saker och anpassa de nämnda kategorierna. Saken med kategorier är att de är universella i Outlook, och kan du tilldela varje kategori till en tangentkombination. Så, du kan kategorisera e-post, kalenderhändelser och anteckningar med ett par snabbtangentstreck.

Under de senaste månaderna har vi pratat mycket om Outlook 2013 och dess olika delar. Vi har pratat om att behärska sina viktigaste funktioner, till exempel hur man komponerar och skickar e-post, samt att skapa och hantera kontakter och till och med importera dina Gmail-kontakter. Vi har också täckt Outlook: s andra saker, som hur du kan skapa uppgiftslistor för att hålla dig bra, på uppgift. Och det är naturligtvis den viktiga kalendern som är väsentlig för alla som vill effektivt hålla ett schema.

Vad det här innebär är att du kan göra en hel del med det för att bättre hjälpa dig att hantera dig upptagen jobb och till och med personligt liv. Innan vi slutar titta på Outlook 2013, kände vi dock att vi bara skulle kortfattat täcka två återstående aspekter som vi anser vara värda påpeka: kategorier och sökning.

Om dessa kategorier

För att anpassa dina kategorier klickar du på knappen "Kategorisera" och väljer sedan "Alla kategorier ..." från rullgardinsmenyn. Med den här dialogrutan kan du skapa nya kategorier, radera gamla, byta namn på, ändra färger och tilldela genvägar.

Notera i följande skärmdump, hur vi har tilldelat "CTRL + F2" till den blå kategorin.

Nu kan du till exempel tillämpa kategorier på allt du vill ha. Ta vårt dumma exempel nedan, vi har vår uppgift att "live la vida loca" och vi har markerat det med personliga (lila) och brådskande (röda) kategorier.

Kom ihåg det här väldigt hjälpsamma tipset: När du har tilldelat genvägar till dina kategorier, och du har begått dina kategorier till minne, kan de göra snabba arbeten med att organisera mail, möten och andra Outlook-objekt.

Till exempel, här är en e-postrubrik från ett meddelande i vår inkorg, vi har markerat det med Arbetskategorin. Från och med nu, om vi behöver leta efter det här specifika meddelandet, kan vi använda kategorier för att filtrera bort orelaterade meddelanden.

Observera också att du snabbt kan markera uppgifter, e-postmeddelanden och andra Outlook-objekt snabbt med en standardkategori, som i följande skärmdump. Här har vi markerat flera uppgifter som URGENT, helt enkelt genom att klicka på den lilla rutan i kategorin KATEGORIER.

Det är uppenbart att kategorier kan vara till stor hjälp och de är en stor del av Outlook. Lär dig att använda dem effektivt, och du kommer att kunna hålla alla dina saker organiserade i sina relaterade kategorier.

Enkel sökning i Outlook

Låt oss paketera upp det här genom att prata om att leta efter objekt i Outlook. Vi menar att detta huvudsakligen gäller post, men sökningen sträcker sig över hela applikationen. När du klickar på sökrutan, som i inkorgen (eller någon annan postmapp), ändras bandet för att ge dig en mängd sökverktyg.

Varför är allt här här? Enkelt, ju fler sätt du kan söka efter ett meddelande, desto bättre är dina chanser att hitta det. Se här i följande skärmdump, vi klickar på "Subject" -knappen, och vi kan fylla i rätt utrymme med vad vi vill att ämnet ska innehålla. I det här fallet vill vi hitta några ämnen om "Arbete".

Obs! Resultaten som dyker upp är faktiskt Uppgifter, som visar hur Outlook returnerar sökresultat från allt som det lagrar.

Om du maximerar dina sökfärdigheter i Outlook intresserar dig, kan du snabbt skära genom rotan genom att ta lite tid och prova sökbandets alternativ. Tänk på att om dina resultat är för breda och varierade, kan du alltid förfina ditt räckvidd med hjälp av lämpliga rubriken Scope-verktyg.

Slutligen, om du känner behovet av makt och ultimat kontroll över dig söker, försök använda Advanced Find-formuläret som hittades genom att klicka på knappen "Sökverktyg" i avsnittet Alternativ.

Använda Advanced Find-formuläret är långt ifrån det bästa, oklara sättet att söka på Outlook, men vilken metod du använder, är vi säker på att du kommer att ta reda på hur du hittar dina saker på ingen tid alls.

Sökmöjligheter

Outlook fungerar med Windows Search, som vi skrev en hel serie om en liten bit tillbaka. Dessa alternativ påverkar hur sökningar söks både i Windows och i Outlook.

Obs! Om du klickar på "Indexeringsalternativ ..." öppnar du kontrollpanelen Indexeringsalternativ, där du kan justera hur eller om Outlook indexeras av Windows Search indexeraren. Resten av dessa alternativ handlar främst om sökresultat, t.ex. hur de visas och varifrån resultaten visas.

Kategorier och sökning är två oåterkallade funktioner som du kan lägga till i din Outlook-repertoar, vilket kommer att runda vår Office-upplevelse ganska snällt. Om du använder Outlook i stor utsträckning och du får mycket e-post, skapar du många kalenderutnämningar eller genererar långa arbetslistor. Då kan du inte bara organisera dem, men har då möjlighet att söka efter någonting, speciellt om du vet vad du letar efter är ovärderligt.