Nybörjarhandbok för att använda Notes-funktionen i Outlook
Med den mängd e-post som du får på en viss dag är det svårt att hålla dem raka, oavsett hur du organiserar din inkorg. Idag visar vi dig hur du använder Notes-funktionen för att hjälpa dig att bli bättre organiserad.
En av funktionerna i Outlook, som inte talas om mycket och kanske underutnyttjas, är Notes. Att använda anteckningar i Outlook kan hjälpa dig att komma ihåg viktiga idéer och organisera ditt arbete. Här tittar vi på Notes i Outlook 2010 men funktionen är tillgänglig i Office 2002 och uppåt.
Använda anteckningar i Outlook 2010
För att komma åt Notes-funktionen i Outlook 2010 klickar du på Notes-knappen i navigeringsfönstret.
Du kan också klicka på pilknappen för att visa fler eller färre objekt. På det här sättet kan du få anteckningar som en större knapp för lättare åtkomst om du använder den mycket.
Funktionen Anteckningar öppnas och för att skapa ett nytt noteringsklick Ny anteckning från bandet.
När du har skapat din anteckning stänger du bara av den och det sparas automatiskt på din lista.
Under fliken Hem i aktuell vy kan du ändra visningsalternativen för dina anteckningar. Här har vi det på Noteringslista så vi kan enkelt se innehållet i noten och annan detaljerad information.
Om du har dem som ikoner kan du sväva musen över anteckningen och se en förhandsgranskning av dess innehåll.
Du kan också sortera dina anteckningar alfabetiskt i ikonvy. Högerklicka på ett tomt område i fönstret och välj Sortera från sammanhangsmenyn.
På skärmen Sortera välj Sortera objekt efter ämne och om du vill att den ska stiga eller sjunka och klicka på OK.
Varsågod! Dina anteckningar sorteras sedan alfabetiskt. Du kan också sortera dem efter färg, kontakt, ikon ... etc.
Om du har några noteringar öppna i Windows 7 kan du enkelt komma åt dem från Aktivitetsfältet tillsammans med allt annat du kanske har öppnat i Outlook.
Lägg till ny anteckningsknapp till snabbåtkomstverktygsfältet
Om du tycker att du använder Notes-funktionen mycket, kanske du vill lägga till den på snabbåtkomstverktygsfältet. För att lägga till det, klicka på rullgardinsmenyn och välj Fler kommandon.
Outlook-alternativ öppnas ... rullgardinsmenyn och välj Alla kommandon.
Bläddra sedan ner och markera Ny anteckning och klicka på knappen Lägg till.
Du bör se det under avsnittet Anpassa snabb åtkomstverktygsfält, klicka på OK för att stänga av Outlook-alternativ.
Nu kommer du att se ikonen New Note i verktygsfältet Snabbåtkomst.
Klicka på det och du kommer att kunna skapa en ny anteckning medan du tittar igenom din inkorg utan att gå in i avsnittet Anteckningar.
Email Notes
En annan snygging med Notes i Outlook är att du kan maila dem också. Högerklicka på noten du vill skicka och välj Vidarebefordra.
Skicka nu av det som du skulle ha någon annan email.
Du kan också länka Notes till dina kontakter. Öppna en anteckning och klicka på ikonen längst upp till vänster och välj Kontakter.
Skriv nu i namnet på kontakten som du vill länka anteckningen till eller klicka på knappen Kontakter för att bläddra i din kontaktlista.
Flytta eller kopiera anteckningar till kalendern eller andra mappar
Ibland kanske du vill flytta eller kopiera dina anteckningar till en annan plats i Outlook. Här ser vi på att kopiera en anteckning till kalendern. Välj rullgardinsmenyn Flytta från bandet och välj sedan för att flytta eller kopiera det till en annan plats.
Välj var du vill flytta eller kopiera den till ... i det här fallet kalendern och klicka sedan på OK.
Kalenderen öppnas och du kan sedan gå igenom och schemalägga hur du vill. Noteringar
Anpassa dina anteckningar
Om du inte är nöjd med det typiska gula utseendet på dina anteckningar kan de anpassas. Klicka på fliken Fil för att komma till Backstage View och klicka på Options.
Klicka på Notes och Journal och under Notes-alternativ kan du anpassa färgen, teckensnittet och storleken.
Här är ett exempel på en anteckning efter att vi har anpassat färg, storlek och typsnitt.
Slutsats
Om du bor i Outlook under arbetsdagen och vill ha ett snabbt och enkelt sätt att avmarkera dina tankar kan användningen av Notes-funktionen vara till nytta. Den här guiden ska definitivt få dig att börja förstå och använda Notes i Outlook. Hur är det med dig? Använder du Notes-funktionen? Tycker du att de ska vara ett användbart verktyg för att bättre organisera ditt arbete? Lämna en kommentar och meddela oss.
