Nybörjarhandbok för att konfigurera e-post med Zohomail

Om du driver ett litet eller medelstort företag, en E-posttjänst med anpassad domän kan vara ganska användbar i effektivisering av samordningen med ditt team. Det fanns en tid när du kunde få gratis e-posttjänst från Google Apps eller live.com med anpassad domän. dock, prenumerera på betalda versioner av dessa e-posttjänster kan vara för dyrt.

Lyckligtvis finns det fortfarande en leverantör som erbjuder gratis e-posttjänst med anpassad domän, och ett antal användbara funktioner, dvs Zoho Mail. I den här artikeln kommer vi att vägleda dig genom olika aspekter av Zoho Mail och hur man införlivar dem. Så, låt oss ta en titt på följande.

Varför använda en e-postleverantör av moln

Du kanske undrar varför du ska använda en annan e-posttjänst medan din webbhotell ger också e-posttjänst. Det finns flera anledningar till varför du ska använda e-postleverantören, särskilt moln / SaaS-service, som Zoho Mail istället för den som din webbhotell tillhandahåller.

Bättre tillförlitlighet och tillgänglighet. Cloud-e-postleverantörer används av många organisationer och är mer tillförlitlig än e-postserver som din webbhotell tillhandahåller
Mer inboxutrymme per användare. Om du använder e-posttjänst från din webbhotell, inkorgen blir bara en del av det totala diskutrymmet som de tillhandahåller. Om du har 10 GB diskutrymme på servern och du redan använder 5 GB för din webbplats, databas och innehåll kan du bara använda 5 GB-utrymme för hela företaget. Med Zohomail kan du ge 5 GB inkorgsutrymme till varje användare.
Samarbete apps. Det är inte bara e-post, du kan också använda Zoho Docs och CRM och många Zoho-appar för samarbete inom ditt företag.
Ytterligare användare genom hänvisningar. Som standard kan du få 10 användarkonton i Zoho Mail, men om någon registrerar sig till Zoho Mail från din hänvisning, kan du få Upp till 15 extra konton för 3 hänvisningar.

Registrera Zoho Mail

Öppna Zoho Mail, och klicka på Börja nu
Välja Bli Medlem på GRATIS-paketet Zoho Mail
Ange ditt domännamn och klicka på Lägg till domän. Om du inte har någon domän kan du också köpa domän via Zoho Mail.
Ange dina uppgifter på den här sidan. Ditt Zoho-post-ID kommer att vara ditt administratörskonto. Efter att du fyllt i formuläret klickar du på Bli Medlem
Ditt Zoho Mail-konto är nästan klart. Nu är det dags att verifiera domänägandet. Klicka på Fortsätt att verifiera domänens ägande
Zoho Mail kommer att ge värdnamn som du måste skapa som alias av zmverify.zoho.com
Nedan är ett urval av alias / CNAME-skapelse på Namecheap DNS-panelen.
När du har skapat alias / CNAME på din DNS-panel kan du klicka på Kontrollera, och Fortsätt

Konfigurera Zoho Mail

Efter registrera Zoho Mail-konto för domänen och verifiera domänen ägande, nu är det dags att konfigurera ditt konto.

Skapa ditt första konto under ditt domännamn. Detta är också din administratör för ditt konto.
Du kan lägg till användare i det här steget om du redan har användare.
Grupper är användbart för generisk adress som [email protected] eller [email protected], så ser du till att e-postmeddelanden som kunder eller kunder skickar Läs alltid av någon i ditt lag. Du kan skapa grupper på den här sidan, men i denna artikel hoppa jag över det här steget.
Mail Exchange Record eller MX Record är ett DNS-värde som informerar mailservrar vem ansvarar för hanteringen av ditt mail. På den här sidan ser du MX-posten som du ska skapa för din domän. De värdnamn ska vara @ vilket betyder dindomän.com och inte din underdomän. Du kanske inte kan ändra prioriteten till 10 och 20. Det är ok att använda ett annat nummer, som 1 och 5 eller 5 och 10 så länge som prioritetsnummer för mx.zoho.com är mindre än mx2.zoho.com
Nedan är ett exempel på MX-post på Namecheap DNS-panelen
Du kan migrera din e-post från din webbhotell till Zoho Mail. Du kan använda POP eller IMAP för att migrera e-postmeddelanden från din gamla mailserver till Zohomail. Som föreslagits av Zoho Mail Det är bättre att migrera e-postmeddelandet efter att ha ändrat MX-poster.
På den här sidan kan du se länkar till handledning för konfiguration av postklienter. Om du föredrar att använda en stationär e-postklient kan du följa handboken för din e-postklient.
Genom denna sida, Du kan konfigurera åtkomst från din mobila enhet. I denna artikel kommer vi dock att hoppa över det här steget.
För det sista steget kan du klicka Fortsätt till Access Zoho Mail

SPF-rekordkonfiguration

Sender Policy Framework eller SPF är en DNS-textrekord associerad med domän för att identifiera servrarna som är tillåtna att skicka e-postmeddelanden till den specifika domänen. Mottagaren använder SPF-post till verifiera att det är en tillåten server som skickar e-post till dem.

För Zoho Mail kan du skapa ny TXT-post för din domän med post nedan:

v = spf1 mx inkluderar: zoho.com ~ allt

Nedan visas en skärmdump av TXT-post för SPF-posten.

DKIM-konfiguration

DomainKeys Identified Mail (DKIM) är ett e-postvalideringssystem som var utformad för att förhindra spoofing. Mottagaren kommer att kontrollera efter DNS-post som innehåller den offentliga nyckeln. Med hjälp av den här offentliga nyckeln kan mottagaren verifiera att meddelandet, inklusive bilagan, inte modifieras under transporten. Vi kan använda DKIM på Zoho Mail, och i det följande visar vi hur du utför installationen.

Från din kontrollpanel kan du välja Kontrollpanel > Mail och Docs.
Välja Org-inställningar under Posthantering, och välj sedan DomainKeys Tab.
Inmatning TXT-skivnamn, använder ett unikt namn för att identifiera Zoho Mail, som zoho eller zohomail (jag använder zohomail här). Klick Skapa ny post till generera nytt TXT-värde.
Med ett nytt TXT-värde skapat kan du nu skapa ny DNS-post med typ TXT-post.
Nedan är ett urval av DNS-post på Namecheap DNS-panelen.
Efter att du skapat nya DNS-poster kan du klicka på Starta autentisering knapp. När autentisering har blivit framgångsrik ändras knappen till Sluta autentisering

Åtkomst till Zoho Mail med anpassad URL

Du kan komma åt Zoho Mail från https://www.zoho.com/mail/login.html eller du kan bara öppna Zohomail.com och klicka på Logga in längst upp till höger på sidan. För att göra det enklare för dina användare att komma åt Zoho Mail-web kan du skapa anpassad webbadress för inloggningssidan, t.ex.: mail.domain.com eller webmail.domain.com istället för den långa URL-adressen ovan.

Vad du behöver är att skapa en alias eller CNAME för din anpassade webbadress till business.zoho.com. Nedan visas en skärmdump av CNAME-skapande på Namecheap-domänhantering.

Ställ in tvåfaktorautentisering

För att förbättra säkerheten för ditt e-postkonto kan du använda Two Factor Authentication eller TFA, till ha en extra säkerhetsmetod bredvid lösenordet. Även om någon vet ditt lösenord kan de inte logga in på ditt konto så länge de inte har tillgång till TFA-enheten.

Nedan följer en förklaring om hur man ska sätt upp TFA för din Zoho Mail konto.

Klicka på din avatar längst upp till höger och välj Mitt konto
Klick Konfigurera för att skydda nu
Välja Google Authenticator, klick Nästa
Du kan skanna QR-kod som presenteras av Zoho Mail med hjälp av Google Authenticator. Den är tillgänglig för Android på Google PlayStore, för iOS-enhet på både iTunes och BlackBerry. Du kanske också behöver en streckkodsläsare. För Android använder jag den föreslagna av Google Authenticator Streckkodsläsare av ZXing Team
Här kommer du också att visas hur man skapar MFA-enhet med hjälp av Android-smarttelefonen. Öppna Streckkodsläsare så vi kan skanna QR-kod som Zoho Mail har tillhandahållit.
jag har två autentiseringsappar på min telefon så jag får den här skärmen att välja mellan Google Authenticator och Duo Mobile. Därför väljer jag Google Authenticator.
Du kommer att få bekräftelsen att spara nyckeln för ditt konto. Peka på OK
Om du har just börjat använda Google Authenticator, Det kommer bara att visa ett konto. Eftersom jag har flera konton med hjälp av denna programvara kommer det att vara sista en av listan. Numret som visas här är verifieringskod som du måste ange i nästa steg. Ange verifieringskoden och klicka på Kontrollera. Om du använder din egen dator kan du också klicka på Tillförlitliga webbläsare så du kommer inte att bli ombedd igen för TFA. , och klicka sedan på Kontrollera
Ange ditt nuvarande lösenord och klicka på Sätta på
TFA-inställningen är nästan klar. Nu behöver vi verifiera telefonnumret. Detta steg är dock valfritt.
Ange ditt telefonnummer och klicka på Skicka kod. Zoho Mail skickar dig en textmeddelande som innehåller verifieringskoden.
Skriv in verifieringskoden som Zoho Mail har skickat och klicka på Kontrollera
Du kommer att ha Backup verifieringskoder.
Du kan spara dessa koder som text eller få dem att skriva ut. Du kan använd dessa säkerhetskoder som autentisatorer, om du förlorar din telefon.
Om du använder Two Factor Authentication måste du skapa applikationsspecifika lösenord för varje applikation som du använder för att få tillgång till Zoho Mail, inklusive din stationära e-postklient. För att göra sp, klicka på Fortsätta på detta steg.
Konfigurationen av två faktorer är godkänd. Du kan klicka Visa mina preferenser att gå till din inställningssida.
På sidan Inställningar kan du se din Backup Verification Codes, inställning Programspecifika lösenord, såväl som din nuvarande Tillförlitlig webbläsare.

Ställ in programspecifika lösenord

Som jag nämnde tidigare, om du använder TFA på ditt konto måste du generera applikationsspecifika lösenord för varje applikation som du använder för att komma åt Zoho Mail. I följande steg lär vi dig hur du kör det.

Klick Hantera applikationsspecifika lösenord
Ange namnet för detta applikationsspecifika lösenord och även ditt nuvarande lösenord
En ny applikationsspecifik lösenord kommer att genereras av Zoho Mail. Du kan bara se det här en gång, så se till att du Håll lösenordet sparat.
Till höger kan du klicka på Visa genererat lösenord länk. Du kan se listan över programspecifika lösenord härifrån och även ta bort lösenordet om det behövs.

Hantera pålitliga webbläsare

Från accounts.zoho.com, välj säkerhet, Välj Tvåfaktorautentisering och klicka Hantera betrodda webbläsare
På den här sidan kan du se en lista över webbläsare som du litar på. Här kan du Ta bara bort en specifik webbläsare.

Testa e-postsändning

När du har avslutat alla tidigare steg, Ditt Zoho Mail-konto är klart att använda. Nu kan du testa ditt nya Zoho Mail-konto genom att skicka ett test-e-postmeddelande. I följande exempel har du skickat ett e-mail till mitt gmail-konto. E-postmeddelandet var framgångsrikt mottaget av mitt gmail-konto.

Nu låt oss kolla våra SPF- och DKIM-inställningar. Klicka på den nedre triangeln bredvid svarsknappen och välj Visa original.

Du kan se här att Google har visat din SPF och DKIM konfiguration.

Slutsats

I den här informativa artikeln har jag försökt visa dig hur du ska registrera ny Zoho Mail, konfigurera Zohomail MX, SPF och DKIM, skapa anpassad URL för att komma åt Zoho Mail, konfigurera tvåfaktorautentisering, såväl som provning av e-post från Zoho Mail.

Nu kan du sätta din e-postadress med din egen domän med säkerhet och kommunicera sömlöst med dina kunder eller team.

Redaktörens anteckning: Det här inlägget är skrivet av Muhammad Panji för Hongkiat.com. Muhammad är en systemingenjör som specialiserat sig på Linux, Virtualisering och Cloud Computing. Han spelar med ny teknik på fritiden och håller en blogg om teknik på indonesiska. Du hittar honom på Twitter.