Färgkod Outlook för enklare hantering

Att organisera och hålla reda på många e-postmeddelanden på kontoret varje dag kan vara ett jobb för sig själv. Idag tar vi en titt på att använda färgkoder för att göra det enklare att identifiera meddelandemedlemmar och vem skickar dem.

Den här funktionen har varit tillgänglig i Office 2007 från början men vi har aldrig täckt den ännu, och det var något jag förbisedde. Efter att ha spelat med det för ett tag men jag fann att det är ett bra sätt att hantera de många e-postmeddelanden jag får varje dag. Här kommer vi att gå igenom färgkontakter som skickar meddelanden så att de är enklare att upptäcka. Att kategorisera ämnet i olika färggrupper tycks också bidra till att hålla saken rak.

Färgkodsändare

Öppna Outlook och klicka för att markera meddelandet du vill färgkod.

Gå till Verktyg och sedan Organisera.

Sätt att organisera inkorg öppnas och du vill klicka på Använda färger. Nu kan du välja vilken färg du vill associera med den kontakten. Du kan också välja en specifik färg för meddelanden som skickas till dig, vilket är praktiskt som ett sätt att skilja mellan grupp- och personliga meddelanden.

Här är ett exempel på vad som kan göras med färgerna. Du kanske bara vill skapa ett par färger för den viktigaste avsändaren, men jag gick lite överbord med det här exemplet.

Färgkategorier

Ett annat användbart sätt att visuellt organisera dina meddelanden är att lägga till färgkategorier för dem. Du kan anpassa vilka e-postämnen som är relaterade till varje färgkategori.

Meddelandet kommer att ha kategorin färgfältet överst och du kan högerklicka på fältet för att ändra färgen.

Du kan också högerklicka på ett meddelande under avsnittet Kategorier för att ändra kategorin.

Du kan byta namn på varje kategori till vad som är meningsfullt för dig.

Du kanske vill skapa en ny kategori för olika mail. Gå till Åtgärder \ Kategorisera och Alla kategorier.

På skärmen Färgkategorier klickar du på Ny och ger kategorin ett namn och en färg, du kan också tilldela en tangentbordsgenväg till den också.

Nu kan du sortera igenom dina e-postmeddelanden utifrån vilken typ av kategori de är i.

Om du vill kunna snabbt titta på din e-post för att få en uppfattning om vad som finns, kan det vara till hjälp att använda färgkategorier. Förhoppningsvis kan detta komma igång med att organisera dina e-postmeddelanden så att du vet vad de piggiga cheferna vill att du ska göra mer effektivt.