Skapa en rapport i MS Access 2003 med hjälp av Report Wizard

Microsoft Access används inom många företag för att lagra och få tillgång till information. Du kan även skapa en enkel rapport enkelt med hjälp av rapportguiden.

Öppna din Access-databas och klicka på Rapporter som ligger under Objektfältet på vänster sida. Klicka på knappen Ny på den övre verktygsfältet för att starta en ny rapport.

I fönstret Ny rapport väljer du Rapportguiden och under det du väljer från listrutan vilken fråga eller tabell du vill samla in data för att skapa rapporten. I det här fallet vill jag skapa en rapport om Tech_Companys kunder. När du har valt rätt data klickar du på OK.

I nästa del av guiden kan du välja de olika fälten från tabellen eller frågan du valt. Det här är bra när du bara vill skapa en rapport baserad på specifika data i en tabell. Markera informationen i Tillgängliga fält och tryck på pilknappen för att flytta den till de markerade fälten. Här har jag valt kundens förnamn, efternamn, stad och telefonnummer. Vid denna tidpunkt kan du välja Slutför, men låt oss använda lite mer funktionalitet av guiden, klicka på Nästa.

I det här fönstret kan du välja att lägga till gruppering till olika delar av dina data. Eftersom jag visar en enkel rapport (ytterligare handledning om anpassad rapportskrivning kommer snart), klicka bara på Nästa.

Här väljer du vilken ordning uppgifterna kommer att visas i rapporten. Det här är en anpassning som du måste bestämma baserat på hur du vill presentera data. Här väljer jag att sortera varje kunds efternamn i stigande ordning.

Här väljer du rapportens layout. Återigen, beroende på hur du vill presentera data, bestämmer du layouten. För denna rapport väljer jag Layout = Tabell, Orientering = Porträtt, och jag brukar se till att du markerar rutan "Justera fältbredden så att alla fält passar på en sida. Detta säkerställer att alla relevanta data finns på varje sida och inte spridda på flera sidor. Klicka på Nästa.

Därefter väljer du rapportens stil eller utseende. Än en gång använda din bästa kreativa dom. För denna rapport väljer jag fet. Klicka på Nästa.

Du är nästan klar! Välj ett namn för din rapport. Om det här kommer att bli en rapport du planerar att spara och köra från tid till annan, se till och använd en bra namngivningskonvention så att du och andra databasanvändare lätt kan hitta rapporten och köra den. När du har namngett din rapport klickar du på Slutför.

Nu ser du resultaten av rapporten du skapade. Härifrån kan du skriva ut rapporten, gå tillbaka och göra designändringar, eller kanske lägga till ytterligare tabeller eller fält. Om du är nöjd med hur rapporten ser ut så spara den och du kommer sedan kunna dra upp den när du behöver den.

Om du inte är bekant med Access alls skulle jag rekommendera att gå till färdplanen för att komma åt 2003-träning.