Så här skapar du en nedrullningslista i Google Sheets

Om du arbetar med andra i en delad Google Sheets-fil kan ibland människor komma in i oväntade data eller något som bryter mot en formel. Ett sätt att säkerställa att alla går in i den information du vill ha är att tillhandahålla den i en rullgardinsmeny.

Så här skapar du en nedrullningslista

En rullgardinslista är ett utmärkt sätt att se till att de data som personerna anger i din blankett, ansökan eller kalkylblad är exakt vad du förväntar dig. Det ger också ett mycket snabbare sätt för människor att mata in data eftersom de väljer från en förkonfigurerad lista du tillhandahåller.

Det första du behöver göra är att öppna din Google Sheets-fil och välj den eller de celler för vilka du vill använda en rullgardinslista.

Öppna sedan "Data" -menyn och välj kommandot "Data Validation".

Från listrutan Kriterier väljer du antingen "Lista från ett område" eller "Lista över objekt".

• Lista från ett område: En lista över värden som har valts från andra celler i samma eller ett annat ark. Om du till exempel vill använda värdena i cellerna B1-B9 på ark 2, skriver du Blad2 B1: B9 för att få uppgifterna i dem visas i listrutan, eller genom att välja någon av cellerna från ditt ark direkt.
• Lista av föremål: En lista över förutbestämda dataposter. Det här kan vara antingen text eller siffror, och du skriver själv varje värde, separerar dem med kommatecken (och inga mellanslag). Det här alternativet tillåter dig inte att infoga data direkt från andra celler.

Här använder vi alternativet "List of Items" och tillhandahåller flera numeriska val.

När du har angett data som du vill visas i en rullgardinsmeny, kontrollera att du har "Visa nedrullningslista i cell" aktiverad eller annars visas värdena inte i de valda cellerna.

Du kan också välja vad som händer när någon försöker ange ett värde som inte finns på listan. Alternativet "Visa varning" låter dem ange de ogiltiga uppgifterna, men markerar den i arket (vi tittar på hur på bara lite). Alternativet "Avvisa inmatning" hindrar dem från att skriva in någonting som inte finns på din lista.

Och till sist kan du aktivera alternativet "Visa validering hjälptext" för att ge människor en viss indikation om vad de kan välja i cellerna. När du har valt alternativet skriver du vilka instruktioner du vill ha.

Fortsätt och klicka på "Spara" när du är klar.

Så här använder du din nya nedrullningslista

När du är klar kan alla som använder arket klicka på rullgardinsmenyn i de cellerna och välja ett värde från listan.

Om du valde alternativet "Show validation help text", dyker den texten upp när någon väljer en av de validerade cellerna.

Om någon matar in ett värde som inte matchar något på listan och du har alternativet "Visa varning" aktiverat markeras de ogiltiga data i cellen.

Hovering musen över det visar varför det är markerat.

Om du istället har alternativet "Avvis ingång" valt, kommer personer att få en varning som den här när de försöker skriva in något som inte finns på din lista.

Om du behöver ta bort eller ändra några av objekten i rullgardinsmenyn, gå tillbaka till Data> Data Validation för att redigera några objekt från listorna du har skapat. Att ta bort listan helt är lika enkelt som att klicka på knappen "Ta bort validering" längst ner.