Hur man skapar och anpassar en mappvy i Outlook

Om du arbetar på ett kontor, så är chansen att du spenderar mycket tid på att hantera e-post, troligen i Microsoft Outlook. Det är värt att ta lite tid att få Outlook att visa den information du behöver. För e-post är det bästa sättet att göra detta med mappvisningar. Så här fungerar de.

Vad är en mappvy?

Varje plats som du håller ditt e-postmeddelande i Outlook, oavsett om det är inkorgen, skickade objekt, arkiv, raderade objekt eller någon annan plats, är en mapp. Var och en av dessa mappar ser ut som standard som standard, med kolumner som innehåller metadata om e-postmeddelandet, som avsändare, ämne, mottagna datum och tid osv. Outlook grupperar e-postmeddelandena efter datum (senast högst upp), stilar olästa meddelanden i fetblå text och visar meddelanden du har läst i en vanlig svart skrift.

Det här är standard mappvisning.

Men du kan ändra den vyn om du vill. Du kan skapa en annan vy för varje mapp, eller du kan skapa en mappvy som du gillar och tillämpa den på varje mapp. Outlook har även några alternativa inbyggda visningar som du kan börja med.

Så här byter du till en annan inbyggd vy

Till att börja med, låt oss byta till en av de andra inbyggda vyerna genom att klicka på Visa> Ändra visning.

Den kompakta vyn är standardvyn som varje mapp använder, men du kan ändra till någon av de andra två:

• Enda: Detta tar bort grupperingen efter datum och visar alla dina meddelanden i en enkel lista.
• Förhandsvisning: Detta (något mot intuitivt) tar bort förhandsgranskningspanelen.

Så här anpassar du den befintliga vyn

Du kan anpassa den aktuella mappvisningen genom att klicka på Visa> Visa inställningar.

Detta öppnar fönstret Avancerade visningsinställningar, där du kan ändra alla sätt om visningen.

Vi ändrar de visade kolumnerna och sorteringsinställningarna som ett exempel. Klicka på "Kolumner" för att öppna fönstret Visa kolumner.

Välj "Mention" i den högra kolumnen, klicka på "Ta bort" -knappen och klicka sedan på "OK".

Tillbaka i fönstret Avancerade visningsinställningar klickar du på knappen "Sortera" för att öppna fönstret Sortera.

Välj "Från" i rullgardinsmenyn "sortera efter" och klicka sedan på "OK".

Klicka nu på "OK" i inställningarna Avancerad vy. Mappvyn har nu ändrats så att kolumnen "Mention" är dold och mappen sorteras av den person som skickade posten.

Det här är bara två snabba exempel på vad du kan göra. Du kan lägga till eller ta bort många olika kolumner, gruppera och sortera meddelanden på olika sätt och ändå ändra teckensnitt och stilar som används för att visa meddelanden. Spela runt med de olika alternativen för att hitta det som fungerar bäst för dig.

Applicera en vy till andra mappar

När du har anpassat din syn kan du använda samma vy till någon annan mapp utan att behöva anpassa varje bild. Klicka på Visa> Visa inställningar igen och den här gången klickar du på kommandot "Aktivera nuvarande visning till andra mappar".

Välj de mappar som du vill tillämpa vyn på och klicka sedan på "OK".

Du kan välja så många mappar (eller undermappar) som du vill.

Spara en anpassad mappvy

Du kan också behålla din anpassade vy som en mall så att du kan tillämpa den på andra mappar i framtiden. Klicka på Visa> Visa inställningar igen och välj "Spara aktuell vy som ny vy" -kommando.

Detta öppnar fönstret Copy View, där du kan ge din syn ett namn och välj vem som kan se vyn. Klicka på "OK" när du har satt upp allt.

Om du klickar på Visa> Visa inställningar igen visar Outlook din nya vy som ett tillgängligt alternativ. Klicka på "Hantera visningar" för att se alla visningar som du har tillgång till.

Fönstret Hantera alla visningar låter dig lägga till, redigera och ta bort vyer samt se inställningarna som tillämpas på varje vy.

Skapa en vy från början

Om du vill skapa en helt ny vy klickar du på knappen "Ny" i fönstret Hantera alla visningar. Detta öppnar fönstret Skapa ett nytt fönster.

Välj vilken typ av grundvy du vill börja med och klicka på "OK" -knappen. Fönstret Avancerade visningsinställningar öppnas, och du kan anpassa din vy så som du vill. När du är klar klickar du på "OK" tills du kommer tillbaka till fönstret Hantera alla visningar och klickar sedan på "Apply View" för att tillämpa vyn på den aktuella mappen.

När du har skapat en ny vy kan du söka till någon annan mapp, anpassa den vidare eller använda den som bas för en ny vy.

Ta bort anpassningar från en vy

Om du har gjort några anpassningar till din befintliga vy kan du enkelt återgå till den befintliga vyn. Det här är ett bra sätt att pröva saker utan att behöva oroa dig för att ångra dem om förändringarna inte fungerar för dig. Klicka på Visa> Återställ Visa för att ta bort alla olagrade anpassningar från den aktuella mappen.

Med dessa Visaverktyg till hands kan du få dina mappar att fungera precis som du vill och börja tämja den överflödande meddelandelistan.