Hur man skapar och hanterar kontaktgrupper i Outlook 2010

Om du upptäcker att du skickar e-post till samma personer hela tiden under dagen är det tråkigt att skriva in sina adresser individuellt. Idag tar vi en titt på att skapa kontaktgrupper för att göra processen mycket enklare.

Skapa kontaktgrupper

Öppna Outlook och klicka på Nya objekt \ Fler objekt \ Kontaktgrupp.

Detta öppnar fönstret Kontraktsgrupp. Ge din grupp ett namn, klicka på Lägg till medlemmar, och välj de personer du vill lägga till från dina Outlook-kontakter, Adressbok eller Skapa nya.

Om du väljer från din adressbok kan du bläddra igenom och lägga till de kontakter du vill ha. Om du har en stor mängd kontakter kan du söka efter dem eller använda Avancerad sökning.

Om du vill lägga till en ny e-postkontakt i din grupp behöver du bara ange sitt visningsnamn och e-postadress och klicka sedan på OK. Om du vill att den nya medlemmen ska läggas till i din kontaktlista så kontrollera Lägg till i kontakter är kontrollerad.

När du har de kontakter du vill ha i gruppen klickar du på Spara och stäng.

Nu när du skriver ett meddelande bör du kunna skriva in namnet på den kontaktgrupp du skapade ...

Om du vill se till att du har alla med i gruppen, klicka på plusikonen för att expandera kontakterna. Du kommer att få en dialogruta som säger att medlemmarna i gruppen kommer att visas och du kan inte kollapsa den igen. Markera rutan för att inte se meddelandet igen och klicka sedan på OK.

Då kommer medlemmarna i gruppen att visas i fältet Till. Naturligtvis kan du också ange en kontaktgrupp i CC eller Bcc-fälten.

Lägg till eller ta bort medlemmar i en kontaktgrupp

Efter att du har utökat gruppen kan du märka att vissa kontakter inte ingår eller om det finns en gammal kontakt som du inte vill vara i gruppen längre. Klicka på knappen To ...

Högerklicka på kontaktgruppen och välj Egenskaper.

Nu kan du gå vidare och lägga till medlemmar ...

Eller markera en medlem och ta bort dem ... när du är klar klickar du på Spara och stäng.

Om du behöver skicka e-post till flera av samma personer, skapar kontaktgrupper ett bra sätt att spara tid genom att inte skriva in dem individuellt. Om du jobbar in för ett stort företag är skapandet av kontaktgrupper per avdelning ett måste!