Hur man skapar och hanterar kontakter i Outlook 2013

Outlook är inte mycket användbar om du inte har kontakter. Visst kan du ange e-postadresser när du går, men det är tidskrävande och felaktigt. Det är bättre att ha dina kontakter redan i Outlook, så att du kan dasha bort ett snabbt meddelande på bara några få klick.

I en ny artikel diskuterade vi hur du började använda Outlook, och idag vill vi utöka det för att inkludera att arbeta med kontakter. Dina kontakter kommer att ligga till grund för din Outlook-upplevelse, de som du motsvarar och hur du använder programmet.

Som du kan förvänta dig kan du göra mycket kontakthantering med Outlook. Att ha en adressbok som ställts in innan du börjar använda det, ger mycket mening.

Skapa en adressbok

För att börja hantera dina kontakter är det första du vill göra att öppna folkläget så att du kan komma ner till jobbet. Det finns flera sätt att lägga till kontakter i din adressbok. I början kommer du sannolikt att importera din adressbok från en annan källa som din webbmail eller annat e-postprogram.

Observera, för varje e-postkonto du har, kommer du att ha en adressbok. I den här situationen har vi en lokal adressbok för vår lokala Outlook-datafil, och vi har en annan i samband med vårt e-postkonto.

Låt oss i alla händelser täcka grunderna så att om du inte har en adressbok att importera kan du börja lägga till kontakter manuellt. I följande skärmdump ser vi en del av vår nya adressbok, som är helt tom, för nu.

För att börja, klicka bara på knappen "Ny kontakt" och det öppnar ett nytt kontaktfönster. Det första som kan hoppa ut på dig är hur upptagen det verkar men inte rädsla. Om du tittar förbi de många funktionerna på bandet ser du att det är en ganska vanlig kontaktform.

Låt oss skära i chasen och göra en kontakt för How-To Geek genom att fylla i lämpliga värden. Du kan också lägga till en bild, vilket är onödigt, men fortfarande en fin touch till den tråkiga adressboken.

När du är färdig med att skriva in din kontakt eller kontakter, vill du antingen klicka på "Spara & Stäng" eller du kan klicka på "Spara & Ny" för att skapa en annan kontakt. Låt oss göra det. Vi har möjlighet att skapa en helt ny kontakt eller en ny kontakt för samma företag.

I det här fallet väljer vi den senare för att spara tid på att skriva, varefter vi klickar på "Spara och stäng" för att avslöja våra nya adressboksposter.

Inte dåligt, vi har redan två kontakter vi kan maila, men mannen är det tidskrävande. Det skulle vara mycket enklare om vi kunde flytta kontaktinformation från en annan källa till Outlook.

Om du använder en webbmail eller annan, är dina kontakter troligen där och måste importeras till Outlook. Om du vill ange varje kontakt en efter en är du verkligen välkommen att göra det, men vi rekommenderar att du importerar din huvudkontaktlista, oavsett om det kommer från Thunderbird eller Gmail eller en annan e-posttjänst.

Importera och exportera kontaktrekord

Oavsett om du använder Gmail eller Yahoo Mail! Eller om du har ett e-postkonto från 1997 som du noggrant har hållit och underhållit, kontakter och alla, kan du oundvikligen behöva sätta kontakter i dina Outlook-kontakter en massa.

För att göra det kan du exportera kontakter från en annan källa och sedan importera dem till Outlook. Normalt uppnås detta enkelt genom att helt enkelt komma åt inställningarna eller alternativen från ditt e-postkonto eller klient och sedan välja alternativet exportkontakter.

Normalt då behöver du bara importera dem till Outlook. Detta är en ganska enkel process, och det kommer att likna i de flesta e-postprogram. Vi rekommenderar att du läser vår artikel, som förklarar hur du exporterar och importerar kontakter till Outlook, och vice versa.

vCard? Vad är en vCard??

Du kanske har hört vCards (Virtual Card File eller. VCF), kanske har du ens fått en eller använd en. vCards, är ett vanligt elektroniskt visitkortformat som du kan byta ut med andra, t.ex. via e-post signatur eller bilaga.

Oavsett det finns flera sätt att hantera vCards i Outlook. Det mest sannolika scenariot är var du kanske behöver importera en kontakt från eller exportera till ett vCard. How-To Geek har en komplett beskrivning av denna process, som snabbt kommer att ta dig upp till det.

Ibland kan du ha många vCards lagrade i en enda vCard-fil. Om du försöker konvertera den här filen kommer bara den första vCard-filen att importeras. För att övervinna denna begränsning måste du först konvertera till en .CSV-fil och sedan importera den till Outlook. Vi rekommenderar att du läser den här artikeln för en fullständig beskrivning av den processen.

Slutligen kan du exportera alla dina kontakter till enskilda vCards eller ett enda master vCard, som beskrivs i föregående stycke. Återigen har vi en bra liten handledning om hur man gör detta, så därmed borde du vara snabbare på hur du får vCards in och ut ur Outlook med relativ lättnad.

Skapa och hantera kontaktgrupper

Låt oss diskutera grupper nu eftersom vi snabbt kan stryka ett meddelande till en vald grupp själar, försäkrar dig att du inte glömmer att inkludera någon och sparar dig från att skriva varje namn i fältet Till:.

För att ställa in en kontaktgrupp klickar du på "Ny kontaktgrupp" på bandet.

När du är öppen måste du först bestämma vad du vill ringa din grupp (här heter vi vår "CES 2015") och klickar sedan på "Lägg till medlemmar" och väljer "Från Outlook-kontakter". Du kan också skapa en ny kontakt på flyga eller välj en annan adressbok, till exempel om du vill inkludera personer från ditt företags katalog.

Från listan väljer vi våra gruppmedlemmar. Kom ihåg att du kan välja medlemmar genom att hålla "CTRL" och vänsterklicka på varje medlem. Oavsett när du vill lägga till nya medlemmar väljer du namn eller namn och klickar på knappen "Medlemmar ->", som lägger till dem i gruppen.

När du är klar klickar du på "OK".

Du kommer tillbaka till grupphanteringsskärmen, där du kan granska medlemmarna i din nya grupp och göra andra ändringar. Du kan till exempel vidarebefordra gruppen som Vcard eller Outlook-kontakt, lägga till anteckningar om gruppen, maila hela gruppen eller skapa ett möte med bara de gruppmedlemmarna.

I vårt fall kommer vi bara att klicka på "Spara och stäng" för att officiellt skapa gruppen och återgå till huvudfönstret i Outlook. Vi ser nu vår nya grupp i vår kontaktlista, betecknad med gruppikon. Till höger kan du se gruppens medlem och det finns ikoner för att utföra handlingar. I det här exemplet är endast ikonen för e-post tillgänglig, liksom "Redigera" -knappen.

Du bör notera att det snabbaste sättet att maila en grupp är att helt enkelt skriva namnet på det i fältet Till: så kan vi skriva "CES 2015" och Outlook skulle veta att skicka meddelandet till alla i den gruppen.

Människor Alternativ

Om du klickar på "Arkiv -> Alternativ" kan du konfigurera Outlook på flera olika sätt i flera olika kategorier.

Här är dina alternativ för människor. Till skillnad från andra kategorier i Outlook-alternativen är Folk-alternativen få och ganska enkla att sortera ut.

De alternativ som du hittar här kommer att låta dig bestämma hur namn läggs in, om du vill visa ett ytterligare index och att visa online status och foton.

Att hantera Outlook-kontakter är ganska enkelt, men som du har sett kan du göra mycket mer till dem för att hålla dem ordentligt underhållna. Det lånar mycket mer för att runda ut din Outlook-upplevelse om du har mer information i dina kontakter än bara ett namn och en e-postadress.

Om du fortfarande är partiell att använda något som Gmail som din primära e-postleverantör, kan du fortfarande använda Outlook för att hjälpa dig att hantera dina kontakter samtidigt som de synkroniseras med ditt Gmail-konto..