Hur man skapar, redigerar och tillämpar signaturer i Microsoft Outlook
Outlook låter dig använda en standard signatur till nya meddelanden, svar och framåt-du kan även ha olika standardtecken för nya meddelanden och svar / framåt. Du kan även skapa ytterligare signaturer som du kan ansöka om alla meddelanden som finns i flygningen. Så här fungerar de.
En postsignatur är ett användbart sätt att inkludera information om vem du är, vad du gör och hur du kontaktar dig. I många företag är det ett krav, och din signatur kan ha blivit upprättad för dig innan du gick med.
Outlook ger emellertid inte en standardteckning ut ur rutan, så om ditt företag inte har skapat en för dig, eller om du har installerat Outlook på din hemmaskin måste du skapa en själv. För att göra detta klickar du på Arkiv> Alternativ> E-post och trycker sedan på knappen "Signaturer".
Detta öppnar fönstret Signaturer och brevpapper, där du kan lägga till, redigera och ta bort signaturer. För att lägga till en ny signatur klickar du på "Ny".
Ge din nya signatur ett namn och klicka sedan på "OK".
Din nya signatur kommer att visas i listan över signaturer, och du kan lägga till innehållet i signaturen i området "Redigera signatur".
Det finns ett komplett utbud av formateringsverktyg, inklusive möjligheten att infoga bilder, hyperlänkar och visitkort från dina kontakter.
Du kan använda dessa formateringsverktyg för att lägga till all slags information, men för en formell signatur bör du antagligen innehålla minst följande:
- Ditt fullständiga namn
- Ditt telefonnummer (skrivbordstelefon och mobil)
- din e-postadress
- Ditt företags hemsida
Om du skapar en signatur för dig själv, så är det upp till dig vad du lägger i det. Om du skapar en signatur för en företagsadress, är det förmodligen värt att kontrollera om det finns något specifikt som du förväntas inkludera.
När du har fått din signatur som du vill, är det dags att göra det som standard. Välj först den rätta brevlådan (om du har ställt in Outlook för att komma åt mer än en postlåda), välj sedan en signatur för "Nya meddelanden" och en signatur för "Svar / framåt" också.
Du behöver inte heller ha en standard signatur. Om du hellre vill börja med ingen signatur väljer du "(none)" på antingen rullgardinsmenyn.
Du kan skapa så många signaturer du vill ha, inom rätta-vi har skapat 15 separata signaturer utan problem. Det finns anekdotiska bevis på att det maximala antalet signaturer du kan använda är 128, men vi kan inte hitta verifiering av detta, och det är osannolikt att de flesta någonsin skulle komma in på det här problemet.
När du skapar ett nytt meddelande eller svarar på / vidarebefordrar ett befintligt meddelande kommer Outlook att använda den standardteckning du har valt. Men du kan välja en annan genom att klicka på Meddelande> Signatur och sedan välja den du vill ha.
Om du väljer en ny signatur ersätts den standardteckning. Om du valde "(none)" som standard, lägger Outlook signaturen längst ner i e-postdelen.
