Så här signerar du elektroniskt PDF-dokument utan att skriva ut och skanna dem

Du har skickats till ett dokument, och du måste signera det och skicka det tillbaka. Du kan skriva ut dokumentet, skriva det och skanna det igen och maila det. Men det finns ett bättre, snabbare sätt.

Vi visar dig hur du snabbt lägger till din signatur i ett PDF-dokument, så att det sparas som en vanlig PDF-fil som kan läsas var som helst. Du kan göra detta på Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, oavsett vilken plattform du föredrar.

Elektroniska signaturer, inte digitala signaturer

1. Windows: Öppna PDF-filen i Adobe Reader och klicka på "Fyll & Logga" -knappen i den högra rutan.
2. Mac: Öppna PDF-filen i Förhandsgranska, klicka på Verktygslåda-knappen och klicka sedan på Signera
3. iPhone och iPad: Öppna PDF-bilagan i Mail, klicka sedan på "Markup and Reply" för att logga in.
4. iPhone och Android: Ladda ner Adobe Fill & Sign, öppna PDF-filen och tryck på Signatur-knappen.
5. Krom: Installera HelloSign-tillägget, ladda upp PDF och klicka på Signatur-knappen.

Låt oss först räkna ut någon terminologi. Denna artikel handlar om elektronisk signaturer, inte digital signaturer, som är något helt annat. En digital signatur är kryptografiskt säker och verifierar att någon med din privata signeringsnyckel (med andra ord, du) har sett dokumentet och godkänt det. Det är mycket säkert, men också komplicerat.

En elektronisk signatur är å andra sidan bara en bild av din signatur överlagd ovanpå ett PDF-dokument. Du kan göra det med alla typer av appar, och det är vad de flesta kommer att kräva när de skickar ett dokument för att signera. Skicka dem en PDF-fil med en digital signatur och de vet inte vad de ska göra av det. För många företag accepterar du bara signerade dokument via e-post snarare än att tvinga dig att faxa dem är ett stort tekniskt steg.

Så säkert är de här metoderna inte helt säkra, men inte heller skrivs något, skribbar över det med en penna och skannar sedan igen. Det här är åtminstone snabbare!

Windows: Använd Adobe Reader

Medan Adobe Reader inte är den lättaste PDF-tittaren, är den en av de mest funktionella, och har faktiskt utmärkt stöd för att signera PDF-dokument. Andra tredjeparts PDF-läsare kan erbjuda denna funktion, men de kräver vanligtvis att du köper en betald version innan du använder deras signaturfunktioner.

För att signera ett dokument med Adobe Reader, öppna först PDF-dokumentet i Adobe Acrobat Reader DC-programmet. Klicka på knappen "Fill & Sign" i den högra rutan.

Klicka på "Sign" -knappen på verktygsfältet och välj "Lägg till signatur" för att lägga till din signatur till Adobe Acrobat Reader DC.

Om du behöver lägga till annan information i dokumentet kan du använda de andra knapparna på verktygsfältet för att göra det. Du kan till exempel skriva in text eller lägga till kryssrutor för att fylla i formulär med knapparna på verktygsfältet Fill & Sign.

Du kan skapa en signatur på ett av tre sätt. Som standard väljer Adobe Reader "Typ" så att du kan skriva ditt namn och omvandla det till en signatur. Det här ser inte ut som din riktiga signatur, så det är nog inte idealiskt.

Istället kommer du förmodligen att välja "Draw" och sedan rita din signatur med musen eller en pekskärm. Du kan också välja "Bild" om du vill skriva ett papper, skanna det med en skanner och sedan lägga till din skriftliga signatur i Adobe Reader. (Ja, det här kräver skanning, men du behöver bara göra det en gång, varefter du kan använda den signaturen på alla dokument som du elektroniskt loggar in i framtiden.)

Efter att ha skapat en signatur klickar du på "Apply" för att applicera den på dokumentet. Lämna "Spara signatur" markerad och du kan snabbt lägga till den här signaturen i framtiden.

Placera din signatur där du vill ha den med musen och klicka för att applicera den. Om du valde att spara din signatur hittar du den lättillgänglig i "Sign" -menyn i framtiden.

För att spara ditt signerade PDF-dokument, klicka på Arkiv> Spara och välj en plats för filen.

Mac: Använd Förhandsgranskning

Mac-användare är lyckligare än Windows-användare. Förhandsgranskningsprogrammet som medföljer macOS har integrerade dokument-signeringsfunktioner. Tack vare de utmärkta styrplattorna inbyggda i MacBooks kan du faktiskt rita din signatur på styrplattan med en av dina fingrar för att komma in i Preview. På en ny MacBook med styrplattan "Force Touch" är detta till och med tryckkänslig, vilket möjliggör ännu mer exakta signaturer.

Du kan också bara skriva ett papper och "skanna" det med din webbkamera, om du föredrar att skapa din signatur på det gammaldags sättet (eller om du har en iMac utan spårväg).

För att signera ett dokument, öppna ett PDF-dokument i Preview (det här ska vara standardappen som öppnas när du dubbelklickar på en PDF-fil, om du inte har ändrat det). Klicka på verktygslådans formverktyg "Visa markeringsverktygsfält" och klicka sedan på "Sign" -knappen på verktygsfältet som visas.

Du kommer att uppmanas att antingen skapa en signatur genom att dra fingret över styrplattan eller genom att signera en bit papper och skanna den med din webbkamera. Fånga din signatur en gång och Preview kommer komma ihåg det för framtiden.

När du tagit en signatur kan du välja den i menyn som visas efter att du klickat på knappen "Signera". Din signatur appliceras som en bild som kan släpas runt och ändras så att den passar dokumentet.

De andra alternativen på verktygsfältet låter dig skriva in text och rita former på dokumentet, så att du kan fylla i formulär om det behövs.

När du är klar klickar du på Arkiv> Spara om du vill spara PDF-dokumentet och tillämpar din signatur på filen. Du kan också klicka på Arkiv> Dubbelklicka istället för att skapa en kopia av PDF-filen och spara ändringarna i en ny kopia av filen utan att ändra originalet.

Om du inte gillar Preview av någon anledning kan du också använda Adobe Reader DC på en Mac. Det fungerar som att skriva ett dokument på Windows, så se instruktionerna i Windows-sektionen för information om det.

iPhone och iPad: Använd Mail eller Adobe Fill & Sign

På en iPhone eller iPad kan du underteckna dokument med hjälp av uppmärkningsfunktionen i IOS Mail-appen. Om du har en Mac och använder Förhandsgranskning för att underteckna dokument synkroniseras din signatur från din Mac till din iPhone eller iPad så att du inte behöver skapa den en andra gång.

Den här funktionen är bekväm, men den fungerar bara om du vill underteckna dokument i Mail-appen. Till exempel kan du maila ett PDF-dokument och du kan behöva logga in och skicka e-post direkt tillbaka.

För att göra detta måste du ta emot ett e-postmeddelande med en PDF-fil bifogad, tryck på PDF-bilagan och klicka på den verktygsfältformade ikonen "Markup and Reply" längst ned till höger på skärmen medan du läser PDF-filen.

Då kan du lägga till en signatur genom att trycka på signaturknappen längst ned till höger på skärmen. Du kan också skriva in text och dra på dokumentet, om du vill.

När du trycker på "Klar" skapar Mail-appen automatiskt ett svar på e-postmeddelandet med ditt undertecknade dokument bifogat. Du kan skriva ett e-postmeddelande och sedan skicka det signerade dokumentet.

 

Medan det är bekvämt fungerar det bara i Mail-appen, så det är väldigt begränsat. Om du vill göra det från någon annan app behöver du en tredjeparts signeringsapp.

Det finns en hel del alternativ här, men vi gillar Adobes Adobe Fill & Sign-app, som låter dig skriva ett obegränsat antal dokument gratis. Det kan även ta bilder av pappersdokument med din kamera, så att du kan skapa digitala kopior av pappersformat. Du kan skriva under ett dokument genom att skriva på pekskärmen med ett finger eller pekskärm, och de låter dig också skriva in text i PDF-dokument för att fylla i dem.

För att få ett PDF-dokument från en annan app till Adobe Fill & Sign, leta reda på PDF-filen i en annan app, tryck på "Dela" -knappen och välj appen Adobe Fill & Sign. Du kan sedan trycka på signaturknappen för att underteckna dokumentet enkelt. När du är klar trycker du på knappen "Dela" i Adobe Fill & Sign för att skicka det signerade dokumentet till en annan app.

 

Om du är ett företag som letar efter ett mer komplett verktyg, eller om du inte gillar Adobe Sign & Fill, gillar vi också SignNow. Det fungerar väldigt bra och låter dig skriva dokument med ditt finger. Du kan registrera dig upp till fem dokument per månad gratis, men efter det krävs en månadsavgift. Det är dock ett bra alternativ.

Android: Använd Adobe Fill & Sign

Android levereras inte med en inbyggd app som kan göra det här. Istället måste du använda en app från tredje part. Precis som på iPhone och iPad, gillar vi Adobe Fill & Sign, vilket gör att du kan skriva ett obegränsat antal dokument per månad gratis. Det kan också ta bilder av pappersdokument med din kamera så att du kan underteckna dem elektroniskt.

När du har installerat appen kan du öppna PDF-dokument i appen och trycka på signaturknappen för att signera dem. Du kan sedan dela det signerade dokumentet med en annan app genom att trycka på "Dela" -knappen.

 

Precis som på IOS rekommenderar vi även SignNow om du vill ha något lite mer funktionsfyllt och villig att betala (eftersom det bara erbjuder upp till fem signaturer en månad gratis).

Chromebook: Använd HelloSign

På en Chromebook hittar du en mängd olika webbsändningstjänster som fungerar för dig. Vi gillar HelloSign, som erbjuder ett bra webbgränssnitt samt en Chrome-app som integreras med Google Drive. Det låter dig registrera dig till tre dokument per månad gratis.

HelloSigns grundläggande webbgränssnitt låter dig enkelt ladda upp PDF-dokument och skriva in dem genom att skriva din signatur eller ladda upp en bild. Du kan sedan maila det signerade dokumentet direkt till någon eller hämta dokumentet och göra vad du vill med det.

Om du inte gillar HelloSign fungerar DocuSign bra på en Chromebook, och erbjuder en app som integreras med Google Drive för signering och en webbläsareutvidgning som låter dig skriva under dokument från Gmail. Men DocuSign erbjuder inte några fria signaturer. SignNow erbjuder även en Chrome-app för Google Drive och tillägg för Gmail, men appen och tillägget är inte lika bra.

Linux: Det är komplicerat

Det här är lite hårdare på Linux, eftersom den officiella versionen av Adobe Reader for Linux avbröts. Även de gamla, gamla versionerna som är tillgängliga för Linux har inte denna funktion, och inte heller populära integrerade PDF-tittare som Evince och Okular.

Du kanske vill prova ett webbaserat verktyg som HelloSign, som diskuteras i Chromebook-sektionen ovan, för den enklaste upplevelsen.

Om du vill använda en stationär app är Xournal förmodligen det bekvämaste verktyget för att signera PDF-filer på Linux. Det kan annotera PDF-filer, lägga till bilder till dem. Först måste du skapa en bild av din signaturskylt en bit papper, skanna den till ditt Linux-system och städa upp det. Du kan eventuellt bara fånga ett foto av det med din webbkamera eller smarttelefon kamera också. Du kanske vill tweak det i GIMP så det har en genomskinlig bakgrund, eller bara se till att du skriver ett vitt papper och att bakgrunden är helt vit.

Installera Xournal från din Linux-distributions programvaruinstallationsverktyg, öppna PDF-filen och klicka på alternativet Verktyg> Bild meny. Detta låter dig infoga bilden av din signatur, och du kan omplacera och ändra storlek på det efter behov så det passar i signaturfältet.

Att faktiskt skanna och skapa en bildfil är lite irriterande, men du kan använda den här metoden för att snabbt underteckna dokument i framtiden efter att du fått en bra bild av din signatur.

Bildkrediter: Tim Pierce på Flickr