Hur mailar du din professor och får ett snabbt svar
Foto av uniinnsbruck
Professorer är några av de mest trafikerade människor runt. De måste föreläsa, hålla kontorstid, arbeta med doktorander och kollegor, delta i konferenser och andra offentliga evenemang och genomföra, publicera och presentera forskning. Men även om de är korta i tiden finns det sätt att kommunicera med dem via e-post och få ett korrekt svar så att du kan fortsätta jobba med färre motgångar.
Lägg ett ansikte mot namnet
Det är perfekt att träffa din professor i person innan du skickar den första e-posten. Introducera dig själv under skolans första vecka. Låt din professor veta om dina intressen, dina frågor eller något annat som är unikt för dig. Visar att du bryr dig tillräckligt för att lära känna dem mer personligen uppmuntrar dem att reagera i rätt tid när det gäller dina önskemål. Ju bättre intryck du lämnar desto bättre kan de komma ihåg dig.
När det är dags att skicka det första e-postmeddelandet med frågor om ett uppdrag, kommer din professor att kunna ge ditt ansikte ditt namn. Det hjälper dem att sätta ditt email i kontext. Om de redan har kommunicerat med dig tidigare, kommer de vara mer villiga att kommunicera igen utan tvekan. Och kanske kommer de redan att lita på att du är en seriös student.
Använd en detaljerad ämnesrad
Ämneslinjen är allt när det gäller att få ett korrekt svar på e-post. Först och främst, när folk tar emot e-post från avsändare, vet de inte, de tittar på ämnesraden för ledtrådar. Baserat på ämnesraden ensam kan de ta bort mail som ser spammigt ut eller helt enkelt oväsentligt för dem.
Nu är professorer skyldiga att svara på studentens email för administrativa och klassrelaterade frågor. Men ämnesområdet är fortfarande viktigt för att snabbt komma till din professor. Utarbeta en ämnesrad så att din professor öppnar och läser den omedelbart i stället för att lämna in den för senare läsning. (Nästa mål är att skapa e-post på ett sådant sätt att din professor omedelbart svarar, men vi kommer till det senare.)
Så innan du skickar din e-post begränsa den till sitt specifika syfte. Ange det syftet så direkt som möjligt i ämnesraden.
I stället för att använda "Jag skulle vilja skriva in i din klass", ange specifikt klassnamnet och hur de kan hjälpa dig att anmäla dig:
Ju mer specifika du kan vara desto lättare gör du för din professor. En mycket specifik rubrik låter dem veta på ett ögonblick vad som förväntas av dem.
Var artig och formell
När du har använt en bra ämnesrad måste du se till att din öppning inte hindrar din professor att läsa hela meddelandet. Du vill inte säga "Hej" och sedan fortsätta med ditt meddelande. Det sätter en oprofessionell ton som kan vara ett hinder för effektiv kommunikation. Du vill fel på sidan av artighet.
Skriv ditt meddelande så artigt och respektfullt som möjligt, även om det betyder att du tillåter lite felaktighet. Låt oss till exempel säga att du tar en högskoleklass över sommaren för att uppfylla allmänna krav. Din instruktör är inte tekniskt professor, men har just börjat lära dig deltid i år.
Du vill fortfarande adressera dem som "Professor" eftersom det är formellt, artigt, och det visar att du är angelägen om att skapa en bra kommunikation. Err på sidan av artighet tills korrigerad - när din instruktör insisterar på att du hänvisar till dem som "Mr. Bob "eller" Joey. "
Här är några andra sätt att hålla ditt meddelande tillmötesgående:
- Alltid logga av med ditt namn - helst första och sista om det finns många elever i klassen.
- Stäng med en mening eller fras som visar din uppskattning för att de läste ditt meddelande. Det kan vara en mening innan du skriver ditt namn, till exempel, "Jag uppskattar att du tittar på denna professor John." Eller det kan helt enkelt vara ett "tack" följt av ditt namn.
- Bo på ämne; på tangenter indikerar att du inte riktigt respekterar sin tid, eftersom de förmodligen har hundratals andra e-postmeddelanden att komma till.
- Antag inte att de kommer att göra vad som helst du begär. Det finns vissa saker som professorer måste göra för studenter, till exempel att ge dig tillåtelse att gå in i en kurs om du uppfyller förutsättningarna. Men ändå, antar inte att de kommer att göra vad du än frågar. Du vill inte visa respektlöshet eller ge dem anledning att ompröva hur och om de vill hjälpa dig. Så fråga artigt, vilket indikerar så få antaganden som möjligt.
Använd rätt namn och etiketter
Som redan täckt, använd lämpliga etiketter inom din specifika ämnesrad och hänvisa till din professor artigt. Se till att etiketter, siffror, datum och tider är korrekta. Om du inte är klar över en mötesperiod eller felaktigt hänvisar till det felaktiga testet, måste din professor spendera extra tid att dubbelkontrollera och eventuellt maila dig igen för tydlighet. Detta blir ett potentiellt snabbt svar på en konversation som spänner över flera e-postmeddelanden.
Håll dig till poängen
När du går på tangent i ett e-postmeddelande eller avslöjar mer (personlig) information än vad som är nödvändigt för den uppgiften som är till hands, slösar den slutligen din professors dyrbara läsningstid - såväl som din egen tid. Att hålla fast vid det är ett av flera sätt att skära ner på tiden som skickas via e-post och minska behovet av att skriva extra e-postmeddelanden för förtydligande.
Slå ut onödiga ord och fraser, som "Jag undrade om," eller "Tror du att du eventuellt kan ..." I stället fråga bara frågan. Det kan vara skrämmande att vara så öppen med din professor, men med övning kommer det inte att vara så länge. För att du ska lära dig att få poängen på ett professionellt sätt, och det bygger förtroende.
Här är ett exempel på ett meddelande som tar längre tid att läsa och är mer distraherande i dess längre form:
Som du kan se får den kondenserade formen meddelandet mer effektivt:
Håll det kort
Att hålla den kort liknar att stanna på punkten. Helst vill du inte ha mer än tre till fyra meningar i en paragraf. Och du vill inte lägga ett meddelande med för många stycken. Om du inte delar med dig av feedback eller en personlig historia som hjälper din professor att lära känna dig och bättre förstå hur de kan hjälpa dig.
Gör en direkt förfrågan
Även om du har en bra ämnesrad, behöver du fortfarande följa upp i meddelandet själv. Du gör det genom att göra din begäran direkt. Det kan vara tydligare om du formulerar begäran som en fråga. Eller om du använder öppnaren för "Vänligen ... [fråga här]." Tänk på att om du skickar din professor bara för att få sin åsikt om ett ämne är det fortfarande en förfrågan eftersom du ber att de tar sig tid att dela vad de vet.
Gör din förfrågan så tydlig att din professor inte har några frågor om vad du frågar om dem. Om du kan uppnå detta viktiga steg kan du hjälpa din professor att vidta åtgärder direkt efter att ha läst din e-post. Och inte bara får du ett snabbt svar från dem, men du kommer också in i den vänta klassen mycket tidigare.
Uppföljning
Även om du framgångsrikt tillämpar ovanstående principer för att maila din professor, och du inte får ett korrekt svar, kan det vara att din professor ännu inte har fått ditt email eller är för närvarande inte tillgänglig för en tid. Oroa dig inte för vad orsakerna är, följ helt enkelt upp hövligt om du inte hört tillbaka från dem på över två dagar. Olika campus har olika politik eller kulturer (även om de är oskrivna) för vad som anses vara ett korrekt svar, så det kan variera beroende på din institution eller sammanhanget.
Applicera de provprinciper som anges ovan till din uppföljnings email. Om du av en eller annan anledning fortfarande inte kommer igenom kan en annan uppföljnings e-post vara lämplig efter en annan tre till fyra dagar (igen beroende på situationen). Eller det kan vara dags att prata med din professor i person. Om så är fallet, se till att du får reda på hur du bäst kommunicerar via e-post.
Effektivt kommunicera med din professor vid behov förbättrar dina chanser att lyckas i en viss klass. Håll den kommunikationen i rätt tid, jämn och produktiv, så att du kan hålla fokus på ditt arbete.
