Hur man markerar en rad i Excel med villkorlig formatering

Med villkorlig formatering kan du formatera celler i ett Excel-kalkylblad baserat på cellernas innehåll. Du kan till exempel få en cell att bli röd när den innehåller ett nummer lägre än 100. Du kan också använda villkorad formatering för att markera en hel rad?

Om du aldrig har använt villkorlig formatering tidigare kanske du vill titta på Använda villkorlig cellformatering i Excel 2007. Det gäller en tidigare version av Excel, men gränssnittet har verkligen inte förändrats mycket. Den guiden talar om att formatera specifika celler baserat på deras innehåll. Till exempel, säg att du använder ett kalkylblad för att spåra timmar som anställda har arbetat. Du kan använda villkorlig formatering till färgceller röda där en anställd har arbetat mer än åtta timmar på en viss dag.

Men vad händer om du vill använda en cells värde för att markera andra celler? I det exempel som vi använder för den här artikeln har vi ett litet kalkylblad med filmer och bara några detaljer om de filmerna (för att hålla oss enkla). Vi ska använda villkorlig formatering för att markera alla rader med filmer som gjorts före 1980.

Steg ett: Skapa ditt bord

Självklart är det första du behöver en enkel tabell som innehåller dina data. Uppgifterna behöver inte vara text-only; du kan använda formulär fritt. Vid denna tidpunkt har ditt bord ingen formatering alls:

Steg två: Formatera ditt bord

Nu är det dags att formatera ditt bord, om du vill. Du kan använda Excels "enkla" formateringsverktyg eller använda en mer praktisk metod, men det är bäst att bara formatera de delar som inte påverkas av villkorlig formatering. I vårt fall kan vi säkert ange en gräns för bordet, samt formatera rubriklinjen.

Steg tre: Skapa de villkorliga formateringsreglerna

Nu kommer vi till kött och potatis. Som vi sagt i början, om du aldrig har använt villkorlig formatering innan, borde du noga kolla vår tidigare primer om ämnet och när du har det nere, kom tillbaka hit. Om du redan är lite bekant med villkorlig formatering (eller bara äventyrlig), låt oss smida på.

Välj den första cellen i den första raden du vill formatera, klicka på knappen "Villkorlig formatering" i avsnittet "Stilar" på fliken "Hem" och välj sedan "Hantera regler" i rullgardinsmenyn.

Klicka på knappen "Ny regel" i fönstret "Villkor för formatering av regleringsregler".

I fönstret "Ny formateringsregel" väljer du "Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras". Det här är den svåraste delen. Din formel måste utvärdera till "True" för att regeln ska tillämpas, och måste vara tillräckligt flexibel så att du kan använda den över hela ditt bord senare. Här använder vi formeln:

= $ D4<1980

De = $ D4 En del av formeln anger adressen till cellen jag vill undersöka. D är kolumnen (med filmutgivningsdatum), och 4 är min nuvarande rad. Notera dollarn tecknet före D . Om du inte inkluderar denna symbol, då kommer du att undersöka E5 när du använder villkorlig formatering till nästa cell. Istället måste du ange en "fast" kolumn ( $ D ) men en "flexibel" rad ( 4 ), eftersom du kommer att tillämpa denna formel på flera rader.

De <1980 En del av formeln är det villkor som måste uppfyllas. I det här fallet går vi för ett enkelt villkor - numret i kolumnen för utgivningsdatum bör vara mindre än 1980. Naturligtvis kan du använda mycket mer komplexa formler om du behöver.

Så på engelska är vår formel sann närhelst cellen i kolumn D i nuvarande rad har ett värde mindre än 1980.

Därefter definierar du formateringen som händer om formeln är sant. I samma fönster "New Formatting Rule" klickar du på "Format" -knappen.

I fönstret "Formatera celler" går du igenom flikarna och anpassar inställningarna tills du får det utseende du vill ha. I vårt exempel kommer vi bara att ändra fyllfärgen till grön på fliken "Fyll". När du är klar med att använda din formatering, klicka på "OK" -knappen.

Tillbaka i fönstret "Ny formateringsregel" kan du nu se en förhandsgranskning av din cell. Om du är nöjd med hur allt ser ut, klicka på "OK" -knappen.

Du borde nu vara tillbaka till fönstret "Villkor för formatering av regleringsregler". Flytta fönstret lite tills du kan se kalkylbladet bakom det och klicka sedan på "Apply" -knappen. Om formateringen av din valda cell ändras, betyder det att din formel är korrekt. Om formateringen inte ändras måste du gå några steg tillbaka och justera din formel tills den fungerar. Här kan du se att vår formel fungerade, och cellen vi valt är nu fylld i grönt.

Nu när du har en arbetsformel är det dags att applicera det över hela bordet. Som du kan se ovan, gäller just nu endast den cell vi började med. Klicka på upp-pilen till höger om fältet "Gäller till" i fönstret "Villkor för formatering av regleringsregler" (som fortfarande ska vara öppet)..

Fönstret "Villkor för formatering av regleringsregler" kollapsar, vilket ger dig tillgång till kalkylbladet. Dra för att ändra storlek på det aktuella urvalet över hela tabellen (förutom rubrikerna).

När du är klar klickar du på nedpilen till höger om adressfältet för att komma tillbaka till fönstret "Villkor för formatering av regleringsregler".

Observera att fältet "Gäller för" nu innehåller ett antal celler istället för bara en enda adress. Klicka på "Apply" -knappen igen, och du borde se hela tabellen formaterad enligt din regel. I vårt exempel kan du se att hela raden som innehåller filmer gjorda före 1980 fylls med grönt.

Det är allt! Om du har mer komplexa behov kan du skapa ytterligare formler. Och självklart kan du göra dina formulär mycket mer komplexa än det enkla exemplet vi har använt här. Du kan även använda villkorlig formatering mellan olika kalkylblad, så att celler eller rader i ett kalkylblad formateras olika beroende på data i ett helt annat ark. Leka med de tekniker vi har täckt, och på nolltid skapar du invecklade kalkylblad med data som dyker precis utanför skärmen.