Så här hanterar du AutoArchive i Outlook 2010

Om du vill hålla Outlook 2010 ren och köra snabbare, är en metod att ställa in AutoArchive-funktionen. Idag visar vi dig hur du konfigurerar och hanterar funktionen i Outlook 2010.

Med AutoArchive kan du hantera plats i din brevlåda eller på e-postservern genom att flytta äldre objekt till en annan plats på hårddisken.

Aktivera och konfigurera Auto Arkiv

I Outlook 2010 är Auto Archive inte aktiverat som standard. För att slå på den, klicka på fliken Arkiv för att komma till Backstage View och klicka sedan på Options.

Fönstret Outlook-alternativ öppnas och klicka sedan på Avancerat sedan knappen AutoArchive Settings.

Fönstret AutoArchive öppnas och du märker att allt är gråtonat. Markera rutan bredvid Kör AutoArchive varje ...

Obs! Om du väljer alternativet Permanent radera gamla objekt sparas inte e-postmeddelanden.

Nu kan du välja inställningarna för hur du vill hantera AutoArchive-funktionen. Välj hur ofta du vill att den ska köras, snabb innan funktionen körs, var du ska flytta objekt och andra åtgärder du vill hända under processen. När du har gjort dina val klickar du på OK.

Konfigurera individuella mappar manuellt

För mer kontroll över enskilda mappar som arkiveras, högerklicka på mappen och klicka på Egenskaper.

Klicka på fliken AutoArchive och välj de inställningar du vill ändra för den mappen. Till exempel kanske du inte vill arkivera en viss mapp eller flytta arkiverad data till en viss mapp.

Om du vill manuellt arkivera och säkerhetskopiera ett objekt klickar du på fliken Fil, Rensningsverktyg och sedan Arkivera.

Klicka på alternativknappen bredvid Arkivera den här mappen och alla undermappar. Välj den mapp du vill arkivera. I det här exemplet vill vi arkivera den här mappen till en viss plats.

.Pst-filerna sparas i din dokumentmapp och om du behöver komma åt dem vid en senare tidpunkt kan du.

När du har installerat AutoArchive kan du hitta objekt i de arkiverade filerna. I navigeringsrutan expandera mappen Arkiv i listan. Du kan sedan visa och komma åt dina meddelanden.

Du kan också komma åt dem genom att klicka på fliken Arkiv \ Öppna och öppna Outlook-datafilen.

Då kan du bläddra till den arkiverade filen du vill öppna.

Arkivering av gamla e-postmeddelanden är ett bra sätt att hjälpa till att hålla en fin ren postlåda, hjälpa till att påskynda din Outlook-upplevelse och spara utrymme på e-postservern. Det andra trevliga är att du kan konfigurera dina e-postarkiv och specifika mappar för att möta dina e-postbehov.