Så här faxar du aldrig ett dokument igen

Faxmaskiner transporterar fortfarande på kontor runt om i världen. Statliga myndigheter, advokater, läkare och andra långsamma organisationer kräver ofta fax - i bästa fall är det ett nödvändigt ont.

Fax anses ofta vara säkrare än e-post, även om det egentligen inte är det. Faxmaskiner kommunicerar via telefonlinjer utan kryptering och faxmaskiner hålls ofta i upptagna områden där dokument kan enkelt greppas av någon.

Alternativ till faxning

Det finns många alternativ till faxning. Om du inte är begränsad av lagar eller eftersom personen i andra ändan kräver att du använder fax, prova ett av följande alternativ:

• E-postdokument: Ja, det ödmjuka e-postmeddelandet kan ersätta många fax. Du sannerligen faxar ett dokument som skrivits från en dator ändå, varför stör det med en faxmaskin? Fäst filen i ett e-postmeddelande eller använd bara den viktiga texten i ett e-postmeddelande.
• Skanna och maila: Om du har en faxmaskin som också fungerar som en skanner, kan du använda den för att skanna pappersdokument till din dator som PDF-filer. Fäst dessa PDF-filer till ett e-postmeddelande för att skicka dem vidare. Du kan till och med försöka använda din telefon för att skanna dokumentet - det kommer inte att vara den bästa kvaliteten, men vi har sett några ganska lågkvalitativa fax.
• Ladda upp dokument: Vissa organisationer kan låta dig ladda upp dessa skannade dokumentfiler på webben istället för att bara skicka e-post till dem.
• Använd Snail Mail: Snailpost är ett långsammare alternativ till faxning som är sämre på många sätt, men det är inte alltid dåligt. Om du inte har en faxmaskin och dokumentet inte är brådskande kan du generellt skicka ett dokument till de flesta organisationer istället för att faxa det. Visst måste du hantera postsystemet, men åtminstone behöver du inte faxa något.

Underteckna dokument utan att skriva ut dem

Du kanske måste skriva under dokument och skicka dem till någon, och när de är utskrivna kan du frestas att faxa dem. När allt kommer ifrån skulle alternativet vara att skriva ut dokumentet, signera det, skanna det tillbaka till din dator och maila det. Snarare än att slösa bort din tid gör du det här, kan du använda programvara för att tillämpa din verkliga signatur på ett dokument på din dator. Ta enkelt in din signatur en gång och det kommer att lagras som en bild som du kan ansöka om dokument. Du kan enkelt skriva framtida dokument utan att skriva ut dem.

Om du har en tablett med en penn kan du även använda pekskärmen för att skriva ett dokument direkt på skärmen.

Faxa ett dokument online

Med online-faxtjänster kan du faxa ett dokument utan att behöva en egen faxapparat eller till och med en telefonlinje. Du använder ett webbaserat gränssnitt för att ladda upp ett dokument och ange mottagarens telefonnummer. Tjänsten i sig tar hand om alla sista mil saker, faxar ditt dokument till fjärrfaxmaskinen via sina egna telefonlinjer.

Om du bara behöver skicka fax sällan, kan dessa tjänster låta dig skicka några sidor här och där utan att spendera en cent. Om du måste faxa dokument oftare kan du behöva betala något - men du måste betala för en faxmaskin och en telefonlinje, ändå.

Dessa tjänster involverar tekniskt fax, men åtminstone känner de sig inte för att använda en klumpig gammal faxmaskin och kräver inte att du har en fast telefon.

Ta emot en fax på nätet

Att ta emot ett fax kan vara huvudvärk om du har ett hemkontor. Din faxmaskin måste vara på och lyssna på fax hela tiden. Du behöver en dedikerad linje för att ta emot fax så att du inte saknar några fax när du är i telefon. Du kanske försöker be folk att faxa ett dokument vid en viss tidpunkt när du är säker på att fast telefon inte är bunden.

Snarare än att hantera all denna nonsens, be folk att skanna och maila dokument till dig. Du kan också använda andra verktyg om du inte vill förlita dig på e-post. Du kan till exempel använda JotForm tillsammans med Dropbox för att skapa en webbsida där folk kan ladda upp PDF-filer och de skulle visas i en mapp i din Dropbox.

Du kan också försöka använda en tjänst som ger dig ett eget faxnummer och låter dig ta emot fax där. Dessa kostar generellt pengar - trots allt måste faxtjänsten betala för ett eget telefonnummer och övervaka det för dig. eFax erbjuder 10 gratis inkommande sidor i månaden, även om de inte ger dig några gratis utgående sidor. HelloFax kan du skicka fem fria sidor, men det är det. Varje gratis online-faxtjänst har en fångst så här - det fria erbjudandet finns att dra dig in, medan du måste betala för de viktigaste funktionerna. Faxning innebär gränssnitt med faxmaskiner och fasta telefonnummer, och det är inte gratis. Det används också ofta för affärsändamål, och företag är villiga att spendera pengar på denna typ av sak.

Det sista ordet: Använd en faktuell faxmaskin utan att äga en

Om du inte vill hantera onlinetjänster eller snigelpost och du absolut inte har något annat val än att skicka enstaka dokument som ett fax, finns det fortfarande ett alternativ att köpa en egen faxmaskin och använda en fast telefon. Du kan noga besöka en lokal butik som erbjuder kopiering och de låter dig betala några cent för att skicka ett fax. Det här är inte idealiskt om du ofta skickar fax, men om du behöver faxa något en gång per år kan detta vara ett bra alternativ.

Självklart handlar det fortfarande om att använda en faxmaskin. Vissa organisationer kräver bara fax och du kanske inte känner dig bekväm att ladda upp extremt känsliga dokument till en webbaserad faxtjänst. Det finns inte mycket du kan göra om du måste hantera en organisation som kräver fax.

Faxing kommer fortfarande att finnas hos oss ett tag ännu, om bara på grund av bestämmelser som uppmuntrar vård och juridiska organisationer att fortsätta använda det äldre faxsystemet i stället för moderna alternativ.

Image Credit: Abhisek Sarda på Flickr, berättelser om en vandrande youkai på Flickr, AuthenticEccentric på Flickr