Så här skyddar du dokument och PDF-filer med ägare och användarlösenord i LibreOffice

Det finns två sätt att skydda en PDF-fil: ett ägarlösenord och ett användarlösenord. Vi förklarar syftet med var och en och visar hur du applicerar dem på dina PDF-filer.

Ägaren, eller behörigheterna, lösenordet tillåter dig att söka behörigheter till en PDF-fil. Om du till exempel inte vill tillåta en PDF-fil att skrivas ut eller sidor som ska extraheras, kan du välja vad du vill tillåta och inte tillåta och tillämpa ett ägarlösenord till PDF-filen. Ägarens lösenord kan också kallas huvudlösenordet. Det är det som låter dig ändra de behörigheterna.

Användaren eller Öppet lösenord låter dig kräva att användaren anger ett lösenord för att även se PDF-filen. Om de inte anger rätt lösenord öppnas inte PDF-filen.

Det finns flera onlinetjänster för att skydda PDF-filer, till exempel PDFProtect, men om du vill lägga till ett lösenord till ett känsligt dokument är det säkert inte bekvämt att ladda upp det till en tjänst som du inte vet. Så vi fokuserar på det bästa alternativet offline i den här guiden.

Vi har täckt hur du skapar en lösenordsskyddad PDF-fil i Microsoft Word, men det lägger bara till ett användarlösenord. Det finns inget alternativ att lägga till ett ägarlösenord. Vi gjorde lite forskning och hittade det bästa alternativet för att skydda dina PDF-filer offline. Gratis Office-serien LibreOffice. Vi visar hur du skyddar ett Microsoft Word- eller LibreOffice Writer-dokument med ett lösenord och hur du skapar en lösenordsskyddad PDF-fil från ett dokument.

OBS! Vi använder en Word-fil i vårt exempel, men du kan göra samma sak med LibreOffice Writer-dokument (.odt-filer). Du kan också öppna PDF-filer i LibreOffice. De öppnas i LibreOffice Draw, även om du är i Writer, Calc eller Impress, men proceduren för lösenord som skyddar dem i Draw är samma som i de andra LibreOffice-programmen och beskrivs i "Så här konverterar du ett dokument till en Lösenordsskyddad PDF-fil "nedan. Du skulle konvertera en oskyddad PDF-fil till en lösenordsskyddad.

Så här lägger du till öppna och behöriga lösenord till ett dokument

Innan du börjar ladda ner LibreOffice och installera den, eller ladda ner den bärbara versionen om du hellre inte vill installera LibreOffice. Öppna LibreOffice Writer och öppna sedan en Word-fil. Klicka på nedåtpilen på "Spara" -knappen på verktygsfältet och välj "Spara som" i rullgardinsmenyn.

I dialogrutan Spara som, navigera till var du vill spara det skyddade dokumentet. För vårt exempel kommer vi att ersätta originaldokumentet. Om du vill spara det skyddade dokumentet som en ny fil anger du ett annat namn för filen i rutan "Filnamn". För att lösenordsskydda dokumentet, kolla rutan "Spara med lösenord". Klicka sedan på "Spara".

Om du ersätter originalfilen visas dialogrutan Bekräfta spara som. Klicka på "Ja" för att ersätta filen.

I dialogrutan Ange lösenord kan du ange två typer av lösenord, precis som användarens och ägarnas lösenord för PDF-filer. För att kräva användaren att ange ett lösenord för att visa dokumentet (som användarlösenordet), skriv ett lösenord i rutan "Ange lösenord för att öppna" och "Bekräfta lösenord" under "File Encryption Password". Om du också vill skydda dokumentet mot redigering (som ägarens lösenord), klicka på "Alternativ" mitt i dialogrutan och skriv ett lösenord i rutan "Ange lösenord för att tillåta redigering" och rutan "Bekräfta lösenord" under Fildelningslösenord.

OBS! Fildelningslösenordet fungerar bara för LibreOffice Writer-dokument, inte Word-dokument. Om du vill använda fildelningslösenordet, spara ditt dokument som en .odt-fil, vilket är det första alternativet i rullgardinsmenyn Spara som typ i dialogrutan Spara som ovan.

Om du anger ett lösenord för att tillåta redigering får dokumentet automatiskt att öppnas i skrivskyddat läge. Om du vill öppna filen i skrivskyddad läget som standard utan ett lösenord, markerar du rutan "Öppna filläsare" och lämnar lösenordslådorna under Fildelningslösenordet tomt.

Klicka på "OK".

Om du anslöt ett öppet lösenord till dokumentet kommer du att bli ombedd att ange det öppna lösenordet nästa gång du öppnar filen.

Om din fil är ett LibreOffice Writer-dokument (.odt) och du tilldelat ett fildelningslösenord till det, öppnas dokumentet i skrivskyddat läge. För att redigera dokumentet, klicka på knappen "Redigera dokument" i den gula fältet.

Du kommer att bli ombedd att ange fildelnings lösenordet för att kunna ändra filen.

Så här konverterar du ett dokument till en lösenordsskyddad PDF-fil

Du kan också konvertera ett Word-dokument eller ett LibreOffice-dokument till en lösenordsskyddad PDF-fil och tillämpa användar- och ägarlösenord på den. För att göra detta, öppna dokumentet och välj sedan "Exportera som PDF" från Arkiv-menyn.

Klicka på fliken "Säkerhet" i dialogrutan PDF-alternativ.

Under Filkryptering och Tillstånd finns det initialt "Inget öppet lösenordsinställt" (användarlösenord) och "Ej tillåtet lösenordsuppsättning" (ägarlösenord). För att ställa in dessa lösenord klickar du på "Ange lösenord".

I dialogrutan Ange lösenord anger du användarlösenordet under Ange lösenord, som krävs för att visa PDF-filen. Under Ange behörighetslösenord anger du ägarlösenordet som förhindrar att PDF-filen skrivs ut, redigeras eller har innehåll hämtat från det. Klicka på "OK".

OBS! Du behöver inte använda båda lösenorden, men vi rekommenderar att du gör för större säkerhet. En PDF-fil med endast ett av de två angivna lösenorden (endera) är inte lika säker som ett med båda lösenorden. Planet PDF förklarar varför två lösenord är bättre än en när man säkrar PDF-filer.

Du returneras till dialogrutan PDF-alternativ och statusen för lösenordet (erna) du anger visas under knappen Ange lösenord. Om du valde att ange ett tillstånd (ägare) lösenord aktiveras alternativen till höger i dialogrutan. Om du inte vill att någon ska skriva ut dokumentet eller göra några ändringar i dokumentet, välj "Ej tillåtet" under Utskrift och ändringar. Om du bara vill begränsa typen av utskrift och ändringar som kan göras, välj ett annat alternativ under Utskrift och ändringar. Om du inte vill att någon ska kopiera innehåll från din PDF-fil, kontrollera att "Aktivera kopiering av innehåll" är avmarkerad. För tillgänglighetsändamål är det en bra idé att lämna kryssrutan "Aktivera textåtkomst för tillgänglighetsverktyg". Klicka på "Exportera".

I dialogrutan "Exportera", navigera till mappen där du vill spara den lösenordsskyddade PDF-filen. Ange ett namn på filen i rutan "Filnamn" och klicka på "Spara".

Om du har tilldelat ett öppet (användarnamn) lösenord till PDF-filen kommer du att bli ombedd till det lösenordet nästa gång du öppnar det.

Du kommer att se "(SECURED)" till höger om filnamnet i titellistan, vilket indikerar att det är en krypterad PDF-fil.

Om du använde ett tillstånd (ägare) lösenord till PDF-filen och valde att inte tillåta utskrift, märker du att alternativet "Skriv ut" är gråtonat när du klickar på fliken "Fil".

Förfarandena för att lägga till lösenord för öppna och behörigheter till ett dokument och för att konvertera ett dokument till en lösenordsskyddad PDF-fil är desamma i LibreOffice Calc, Impress och Draw också.