Så här reducerar du storleken på din Outlook-datafil
Outlook-datafiler kan bli mycket stora över tiden, särskilt om du får många bilagor. Även om du tar bort gamla meddelanden reduceras inte storleken på din Outlook-datafil i enlighet med detta.
Dina Outlook-datafiler (.pst och .ost-filer) innehåller alla dina e-postmeddelanden (i alla dina mappar, inklusive skickade e-postmeddelanden), kontakter, kalenderutnämningar, uppgifter och anteckningar samt deras tillhörande filhänvisningar. När du skickar och tar emot fler e-postmeddelanden och bilagor, lägger till fler möten i din kalender och skapar fler uppgifter och anteckningar, kan dina Outlook-datafiler enkelt växa till flera gigabyte i storlek. Gruvan är en gigabyte, men den är fortfarande ganska stor.
Även om du tömmer mappen Deleted Items, eller tömmer den automatiskt när du avslutar Outlook, frigörs det utrymme som upptas i datafilen inte. Du kan dock återkräva det här utrymmet med kompakte din Outlook-datafil. Så här gör du det.
Steg ett: Undersök dina konton och radera vad du inte behöver
Innan du går igenom komprimeringsprocessen, vill du gå igenom Outlook och ta bort allt du inte behöver. Vi rekommenderar att du kontrollerar hur stora dina olika mappar är, så du vet vilka föremål som ska frigöra det största utrymmet. Kom ihåg att du också kan ta bort kalender, uppgifter och anteckningar i tillägg till e-postmeddelanden. Om du vill kontrollera storleken på dina mappar väljer du Inkorgen (eller någon annan mapp) i kontot (Outlook-datafil) du vill komprimera och klickar på fliken "Arkiv"..
På backstage-skärmen klickar du på "Verktyg" och väljer "Rensa brevlåda" i rullgardinsmenyn.
I dialogrutan Mailbox Cleanup klickar du på "Visa brevlådans storlek".
I dialogrutan Mappstorlek visas storleken på varje mapp i det aktuella valda kontot. Bläddra igenom och se vilka mappar som är större, var du kanske vill radera saker. Klicka på "Stäng" när du är klar.
Om du vill se storleken på mappen Deleted Items klickar du på "Visa borttagna objekt".
Vår mapp med borttagna objekt är inte stor, men vi borde tömma det ändå innan vi komprimerar vår datafil. Klicka på "Stäng".
Du kommer tillbaka till dialogrutan Postkoksrening. Om du vill ta bort fler objekt från ditt konto, klicka på "Stäng" för att återgå till ditt konto. Välj eventuella e-postmeddelanden, kalender, uppgifter och noteringar som du inte vill ha och tryck på Delete. Du kan också trycka på Skift + Radera för att permanent radera de markerade objekten och kringgå mappen Deleted Items.
Steg två: Töm mappen för borttagna objekt
Du vill också tömma papperskorgen, eller "borttagna objekt", innan du fortsätter. Om det fortfarande finns poster i mappen Deleted Items kan du tömma mappen på två sätt. Ett sätt är att klicka på "Tom" i dialogrutan Mailbox Cleanup, om den fortfarande är öppen.
En dialogruta för bekräftelse visar att du vill permanent radera objekten i mappen Sletta objekt. Klicka på "Ja".
Om dialogrutan Rensning av brevlåda inte är öppen kan du också tömma mappen Deleted Items direkt i ditt konto i Mail-panelen. För att göra detta, kontrollera först att Mail-panelen är aktiv. Tryck på Ctrl + 1 för att öppna panelen Mail, om det inte är det. Högerklicka sedan på mappen Deleted Items i det konto du vill komprimera och välj "Empty Folder" från popup-menyn. Den samma bekräftelsedialogrutan ovan visas.
Steg tre: Komprimera din Outlook-datafil
Nu när du har raderat objekt som du inte vill ha och tömmer mappen Deleted Items är det dags att komprimera din Outlook-datafil. I huvudfönstret Outlook klickar du på fliken "Arkiv" igen. Kontrollera sedan att kontoinformationskärmen är aktiv. Om inte, klicka på "Info" i listan över objekt till vänster. Klicka på "Kontoinställningar" och välj sedan "Kontoinställningar" från rullgardinsmenyn.
Klicka på fliken "Datafiler" i dialogrutan Kontoinställningar.
Välj den Outlook-datafil du vill komprimera i listan och klicka sedan på "Inställningar".
Om det aktuella valda kontot är ett POP3-konto (.pst-fil), visas följande dialogruta. Klicka på "Kompakt nu".
Annars, om det valda kontot är ett IMAP-konto (.ost-fil) visas följande dialogruta. Klicka på "Kompakt nu".
Följande dialogruta visas när Outlook-datafilen är komprimerad.
När komprimeringsprocessen är klar returneras du till dialogrutan Outlook Data File (eller Outlook Data File Settings). Klicka på "OK" eller "Avbryt" för att stänga den.
Klicka på "Stäng" i dialogrutan Kontoinställningar.
Vår Outlook-datafil gick från cirka 951 MB till ca 845 MB, så vi fick lite mer än 100 MB diskutrymme. Ju större din datafil desto mer utrymme får du förmodligen tillbaka.
Att komprimera dina Outlook-datafiler hjälper dig inte bara att spara diskutrymme, men kan också förbättra prestandan i Outlook. En stor Outlook-datafil kan göra att Outlook tar längre tid att starta, arbeta med och stänga av. Så periodiskt komprimera din Outlook-datafil är en smart sak att göra.
