Så här minskar du storleken på Microsoft Office-dokument som innehåller bilder

Även i dessa tider med snabba internetanslutningar, stora hårddiskar och massor av gratis molnlagring, är filstorleken ibland viktig. Det kan hända att du har en gräns för storleken på filer som du kan skicka eller ta emot via e-post, eller det kan hända att du inte har tillräckligt med minne på hårddisken. Oavsett orsaken, om du har Office-dokument som innehåller bilder, kan du eventuellt minska storleken på dessa filer avsevärt.

Office arbetar redan bakom kulisserna för att hålla filstorlekarna små. Den senare DOCX-filtypen fungerar i huvudsak som en ZIP-fil och komprimerar innehållet i filen. Bilder och text som visas mer än en gång i ett dokument lagras bara en gång i den aktuella filen. Så, åtminstone i senare versioner av Office-appar, finner du att stora filstorlekar oftast är ett resultat av att ha många olika bilder i dina dokument.

Den goda nyheten är att Office-apparat också erbjuder några praktiska verktyg för att hålla dessa bildstorlekar i kontroll. I den här artikeln använder vi Office 2016 (mer specifikt Word 2016) som vårt exempel. Men du hittar samma verktyg vi diskuterar i andra Office-appar, som Excel och PowerPoint, och i tidigare versioner av Office går tillbaka till åtminstone Office 2010.

Komprimera bilder i ditt kontorsdokument

Det första steget du bör ta för att försöka minska filstorleken för ett dokument med bilder är att komprimera de bilderna. Varje Office-app erbjuder ett praktiskt verktyg för att göra just det. Vi använder Word här (och det är vad vi refererar till i följande steg), men du hittar funktionerna på samma plats i andra Office-appar.

I ditt dokument klickar du på någon bild för att välja den. Klicka på menyn Format som visas på Office-verktygsfältet när du väljer en bild.

På menyn Format klickar du på knappen Komprimera bilder.

Klicka på "Använd endast på den här bilden" i fönstret Komprimera bilder om du bara vill komprimera bilden du valt. När det här alternativet inte är markerat gäller dina åtgärder för alla bilder i dokumentet. Välj "Ta bort beskurna bilder" om du har beskurit bilder i ditt dokument och vill ta bort de områden du har beskurit ut. Observera att om du väljer det här alternativet kommer du inte att kunna ångra beskärningen senare om du inte sätter in den ursprungliga bilden igen. Du kan också välja en upplösning för att komprimera bilder. Välj den lägsta upplösningen som täcker dina behov. Klicka på OK när du är klar.

Beroende på antalet bilder i ditt dokument kan Word ta ett ögonblick för att komprimera dem alla. När det är klart, spara ditt dokument och kontrollera den nya filstorleken. Om du inte är säker på att du vill hålla fast vid ändringarna kan du alltid spara ditt dokument som en ny fil och sedan jämföra filstorlekar med originalversionen.

Ta bort redigeringsinformation från bilder

Office-apparater erbjuder alla typer av bra bildredigeringsverktyg som är inbyggda rätt in. När du använder dem behåller Word den ursprungliga bilden och håller reda på de ändringar du har gjort så att du kan ångra dem eller återgå till den ursprungliga bilden om du behöver . Om du är nöjd med hur du har formaterat dina bilder, ökar allt som sparat redigeringsinformation bara storleken på din fil. Om komprimeringen av bilderna i ditt dokument inte hämtade din filstorlek tillräckligt mycket, kan du också få Word att ta bort den sparade formateringsinformationen. Återigen kanske du vill spara dokumentet som en ny fil innan du börjar så att du kan återgå till originalet om det behövs.

När dokumentet är öppet klickar du på Arkiv-menyn.

Klicka på Alternativ på Arkiv-menyn.

I fönstret Ordalternativ väljer du Avancerat från valen till vänster.

I fönstret Avancerade ordalternativ rullar du ner till avsnittet "Bildstorlek och kvalitet" till höger. Välj alternativet "Radera redigering" om du vill att Word ska kasta formateringsinformationen när du sparar filen. Med de andra alternativen i det här avsnittet kan du skydda dokumentet mot att ha bilder komprimerade och välj en standardupplösning för när bilder komprimeras (även om du alltid kan välja en ny upplösning när du komprimerar).

När du har gjort det, spara din fil (eller spara som en ny fil) och kolla sedan den nya filstorleken. Det har sannolikt gått ner en bra bit.

I vårt exempel har vi tagit en Word-fil ("File 1.docx" i följande bild) som innehåller cirka 20 bilder av god kvalitet och vägt in med nästan 48 MB i storlek. Många av dessa bilder beskärdes, vissa ändrades och flera ändrades på andra sätt. Efter att ha komprimerat bilderna och tar bort den sparade formateringsinformationen, är den nya filen ("Fil 2 (komprimerad) .docx" i följande bild) nu knappt 35 MB, en minskning med cirka 27% i filstorlek. Och för att illustrera byggd i kompression i DOCX-formatet zippade vi också den filen. Som du kan se är skillnaden i storlek mellan de zippade och oförsedda filerna försumbar.

Och det är allt! Bilderna är stora och de kan snabbt öka storleken på dina Office-dokument. Men genom att använda de inbyggda komprimeringsverktygen i Office-appar och ta bort gammal redigeringsinformation kan du avsevärt minska storleken på Office-dokument som innehåller bilder utan mycket ansträngning.