Så här reducerar du storleken på ett Microsoft Word-dokument
Word-dokument kan få enorma, ovanligt långa, komplexa dokument med massor av inbäddade bilder, teckensnitt och andra objekt. Men det verkar också som att dokument kan växa ur hand för att det inte finns någon anledning alls. Om du hanterar ett enormt dokument, här är några saker du kan försöka minska sin filstorlek.
När du har ett Word-dokument som är lite för stort är det första du försöker komprimera bilderna i det. Det beror delvis på att webbplatser som How-To Geek har skrivit omfattande artiklar som förklarar hur man gör det, och delvis för att bilderna alltid tycks bumpa storleken på ett Word-dokument utöver orsaken. Du bör fortfarande fortsätta och följa de tips vi skrev i den artikeln, för om du har bilder kan de hjälpa dig.
Men om du inte har bilder, eller har du följt de här tipsen och behöver minska filstorleken mer, har vi täckt dig. Vi har många tips att dela, så vi har brutit ner dem i saker som definitivt hjälper till att minska storleken på ett Word-dokument, saker som kan hjälpa och några vanliga tips som du inte borde bry dig om.
Låt oss börja.
Tips som definitivt hjälper till att minska ett dokuments storlek
Inte alla tips du hittar kommer att vara till nytta för dig. Ibland beror det på att de inte gäller din situation (om du inte har några bilder kommer tips om komprimering av bilder inte att användas) men ibland är tipsen bara vanliga. Vi har testat alla tips i det här avsnittet, så vi vet att de fungerar.
Konvertera ditt dokument till DOCX-formatet
Microsoft släppte DOCX-formatet i Office 2007, så om du fortfarande använder .doc-format, är det dags att konvertera. Den nyare .docx-filtypen fungerar i huvudsak som en ZIP-fil genom att komprimera innehållet i dokumentet, så att du enkelt konverterar en .doc-fil till .docx-formatet gör ditt dokument mindre. (Detta gäller även andra Office-format som Excel (.xls till .xslx), PowerPoint (.ppt till .pptx) och Visio (.vsd till .vsdx) förresten.)
Om du vill konvertera din .doc-fil öppnar du den i Word och klickar på Arkiv> Info> Konvertera.
Klicka på "OK" på meddelandet som visas, klicka på "Spara" och Word konverterar ditt dokument till .docx. Word gör denna konvertering genom att skapa en helt ny version av dokumentet i det nya formatet, så du har fortfarande din gamla .doc-version tillgänglig.
Vi testade detta med en 20-sidig .doc-fil med 6 bilder, olika tabeller och formateringsmärken. Den ursprungliga .doc-filen var 6,001KB, men den konverterade .docx-filen vägde endast in vid 721KB. Det är 12% av originalstorleken. Inget annat som vi föreslår nedan kommer att göra mer för att minska din filstorlek, så om du har .doc-filer kan du konvertera till. Doc, kan ditt arbete vara gjort.
Sätt in dina bilder istället för att kopiera och klistra in dem
När du kopierar och klistrar in en bild i ditt dokument, gör Word vissa antaganden om hur man hanterar det. En av dessa antaganden är att du vill att den klistrade bilden ska vara ett BMP-format, vilket är en stor filtyp, eller ibland PNG, som fortfarande är ganska stor. Ett enkelt alternativ är att klistra in bilden i ett redigeringsprogram istället, spara det som ett mindre format som JPG, och använd sedan Infoga> Bild för att infoga bilden i ditt dokument istället.
Klistra in den lilla skärmbilden nedan direkt i ett annat blankt Word-dokument som gjorde att dokumentets storlek hoppa från 22 kB till 548 kB.
Pasta den skärmdumpen i Paint, spara den som en JPG och sedan infoga den JPG i ett tomt dokument orsakade dokumentet att hoppa till endast 331 KB. Det är drygt 40% mindre. Ännu bättre, med hjälp av GIF-formatet resulterade i ett dokument som var över 60% mindre. Uppskalad, det är skillnaden mellan ett 10 MB dokument och 4 MB dokument.
Naturligtvis kan du inte alltid komma undan med det här. Ibland behöver du bättre bildkvalitet som format som BMP och PNG kan erbjuda. Men om det är en liten bild eller du inte behöver super hög kvalitet, kan du använda ett lättare viktformat och infoga bilden.
Medan du sparar bilden, gör du redigeringen
När du redigerar en bild i Word lagras alla dina bildredigeringar som en del av dokumentet. Det innebär att om du skördar en bild i ditt dokument behåller Word hela originalbilden. Ändra en bild till svartvitt, och Word behåller fortfarande originalbilden i fullfärg.
Detta ökar storleken på ditt dokument onödigt, så när du har gjort ändringar i dina bilder och du är säker på att du inte behöver återställa de här bilderna, kan du få bort Word-redigeringsdata.
Men det är bättre än att ta bort onödiga data från ditt dokument, och det finns för det mesta inte onödiga data i ditt dokument. Alla ändringar som du kan göra, även enkla som att beskära eller lägga till en pil, görs bäst i en bildredigerare innan du lägger in bilden i dokumentet.
Komprimera alla dina bilder i en gång
Ja, vi sa i början att denna artikel handlade om andra sätt att minska din filstorlek, men de flesta artiklar om detta ämne berättar hur du komprimerar dina bilder en gång (inklusive vår artikel), och här på How-To Geek handlar det om att hitta bättre sätt att göra saker.
Klicka på Arkiv> Spara som> Fler alternativ. (Du kan ha "Spara en kopia" snarare än "Spara som" om du har OneDrive med AutoSave aktiverat.)
Detta öppnar dialogrutan "Spara som", där du får tillgång till några ytterligare alternativ. Klicka på Verktyg> Komprimera bilder.
Detta öppnar panelen "Komprimera bilder", där du kan bestämma vilken kompression du vill tillämpa på alla dina bilder samtidigt.
Alternativet "Tillämpa endast på den här bilden" är gråtonad eftersom det här är ett verktyg som inte är helt eller inget-alla dina bilder kommer att ha dessa alternativ applicerade när du sparar dokumentet eller ingen av dem kommer att göra det. Så om du vill välja olika alternativ för olika bilder, fungerar det inte för dig. Men om du vill komprimera alla dina bilder på en gång, så är det här alternativet att använda.
Välj dina val, klicka på "OK" och spara sedan den nya versionen av ditt dokument med alla bilder komprimerade.
Sluta inbädda teckensnitt i ditt dokument
Om du inte använder ett ovanligt teckensnitt från en galax långt, långt bort är det nästan säkert att alla med vilka du delar ditt dokument kommer att kunna läsa det med hjälp av deras kopia av Word (eller ett gratis alternativ som Libre Office). Så varför skulle du vilja slösa bort utrymme i din fil genom att bädda in typsnittet? Stoppa detta genom att gå till Arkiv> Alternativ> Spara och stäng av alternativet "Bädda in skrifter i filen".
Du kanske tror att det inte skulle göra stor skillnad, men du hade fel. Om du har skrivbordsinbäddning aktiverat och om alternativet "Bädda in gemensamma systemfonter" inte är avstängt är skillnaden i filstorlek nästan 2 MB. Även med "Bädda in inte vanliga systemfonter" aktiverade (vilket betyder att teckensnitt som Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman och så vidare inte ingår), är filen fortfarande nästan 1,3 MB större.
Så ja, sluta inbädda teckensnitt i ditt dokument.
Sluta inbädda andra filer om du kan
Vi visade nyligen hur du lägger in eller länkar ett Excel-kalkylblad i ett Word-dokument (och du kan göra det med andra filer, som PowerPoint-presentationer eller Visio-diagram). Om du kan länka till kalkylbladet istället för att bädda in det, sparar du det mesta av storleken på Excel-filen. Du sparar inte allt eftersom det länkade kalkylbladet fortfarande kommer att lägga till lite storlek, men ditt dokument blir mycket mindre med en länk än en fullständig inbäddning. Naturligtvis finns det nackdelar med att länka såväl som fördelar, så var noga med att läsa den artikeln för att förstå dem innan du gör det här.
Stoppa Spara en miniatyrbild för dokumentet
Tillbaka på dagen kan du spara en miniatyrbild av dokumentet så att Windows kan visa en förhandsgranskning i File Explorer. Idag kan File Explorer göra det själv och behöver inte hjälp från Word, men alternativet finns fortfarande kvar i ditt dokument. I vårt 721 KB testdokument, som vrider det här alternativet ökade filstorleken till 3247 kB. Det är 4,5 gånger storleken på den ursprungliga filen, för ingenting. Du hittar den här inställningen i Arkiv> Info> Egenskaper> Avancerade egenskaper.
Stäng av kryssrutan "Spara miniatyrer för alla Word-dokument" och klicka på "OK".
Namnet på det här alternativet är lite vilseledande, eftersom det bara påverkar det dokument du har öppnat, trots att det står "alla Word-dokument". Om det här är aktiverat som standard när du skapar ett dokument, så Du måste stänga av den i Normal.dotx-mallen och Microsoft har lämnat utmärkta instruktioner för att göra detta om du inte är säker på hur.
Du kan också stänga av den här inställningen i dialogrutan "Spara som", där den kallas den lite mer korrekta "Spara miniatyrbilden".
Ta bort personlig och dold information från ditt dokument
Det är inte bara personuppgifter som lägger till storleken på ditt dokument, men det kan också ge dina läsare information du inte vill att de ska ha. Det kan också finnas information som har formaterats som dold och om du inte behöver den här dolda texten i dokumentet, varför inte bli av med det?
Ta bort denna onödiga information från ditt dokument genom att gå till Arkiv> Info> Sök efter problem och klicka sedan på "Inspektera dokument" -knappen.
Se till att "Dokumentegenskaper och personuppgifter" är påslagna och klicka sedan på "Inspektera." När inspektören har slutförts, klicka på "Ta bort alla" i avsnittet "Dokumentegenskaper och personuppgifter"..
Denna åtgärd minskade vår testfilstorlek med 7 KB, så inte en enorm mängd. Det är dock bra att ta bort personlig information från dina filer, så du borde noga göra det här. Varna att du inte kan återställa data efter att ha tagit bort den, så se till att du är glad att den ska gå innan du tar bort den. Du kan göra samma sak för alternativen "Osynligt innehåll" och "Dold text", men det här gör bara din fil mindre om du har gömt innehåll.
Stäng av AutoRecover (om du vågar)
En av Words fantastiska funktioner - i själva verket en av de stora funktionerna i varje Office-app - är AutoRecover. Den här funktionen gör regelbundna säkerhetskopior av din fil när du arbetar, så om Word kraschar eller datorn startas oväntat (till exempel när Windows gör en systemuppdatering över natten) kommer du att presenteras automatiskt återställda versioner av öppna dokument nästa gång du startar Ord. Självklart lägger alla dessa versioner till storleken på din fil, så om du stänger av AutoRecover blir filen mindre.
Gå till Arkiv> Alternativ> Spara och stäng av "Spara AutoRecover-information varje [x minuter]" alternativet.
Detta kommer inte att göra någon omedelbar skillnad, men det kommer att stoppa nya AutoRecover-versioner som läggs till i filen när du arbetar med den.
Varna bara att du inte längre har AutoRecover-versioner, så om Word kraschar eller stängs oväntat kommer du att förlora allt arbete sedan senaste gången du sparade det..
Kopiera allt till ett helt nytt dokument
När du arbetar på ett dokument sparar Word olika saker i bakgrunden för att hjälpa dig. Vi har visat hur du stänger av dem där det är möjligt, och hur du tar bort data som Word samlar in, men det kommer sannolikt fortfarande att vara saker i ditt dokument som du inte behöver. Om du befinner dig underkastad den här typen av dokumentstorlek kan du skapa ett nytt dokument och sedan kopiera allt över till det.
Börja med att skapa ett nytt tomt dokument. Välj allt innehåll i ditt aktuella dokument genom att trycka på Ctrl + A. I det nya dokumentet trycker du på Ctrl + V för att klistra in allt. Detta kopierar all din text, sektioner, formatering, sidlayoutalternativ, sidnummerering-allt du behöver.
Ditt nya dokument kommer inte att ha någon tidigare bakgrundsbilder, AutoRecover-information eller tidigare versioner, och detta bör minska filstorleken.
Tänk på att det här kommer att kopiera över alla redigeringsdata i dina bilder, så du kanske vill ta bort det från originaldokumentet innan du kopierar allt över till ditt nya dokument. Om du inte gör det är det inte så mycket. Du kan fortfarande ta bort det från ditt nya dokument.
Vi kan inte berätta hur mycket det här kommer att spara, eftersom det kan vara allt från några kilobytes till många megabyte, men det är alltid värt att göra om du vill ta bort så mycket fett som möjligt från ditt dokument.
Som en bonus har vi också sett denna kopia / klistra in till ett nytt dokumenttrick lösa konstiga fel i Word-dokument som var svåra att spåra på annat sätt.
Tips som Makt Hjälp Reducera ett dokuments storlek
Några tips verkar som om de skulle hjälpa, men vi kunde inte få ett positivt resultat med dem. Vi säger inte att de inte hjälper till att minska din filstorlek, men det verkar som om du behöver en viss uppsättning omständigheter för att dra nytta av dem. Vi rekommenderar starkt att du försöker tipsa från föregående avsnitt först och sedan ge dem en gå om du behöver.
Stäng av bakgrundsbilder
Ju mer komplicerat ett dokument, och ju längre det har varit sedan du sparade det, desto längre tid kan det ta att spara när du klickar på "Spara" -knappen. För att hjälpa dig att komma runt detta har Word en inställning i Arkiv> Alternativ> Avancerat med namnet "Tillåt bakgrundsbesparingar."
Den här inställningen är som standard aktiverad och sparar dokumentet i bakgrunden när du arbetar med det. Tanken är att när du klickar på "Spara" kommer färre ändringar att sparas, så det sparar mycket snabbare. Detta är i stort sett en throwback till de dagar då Word tog upp en proportionellt större mängd systemresurser, och på moderna system är det förmodligen inte nödvändigt, speciellt om du inte redigerar mycket långa eller komplicerade dokument.
Juryen är ut om huruvida detta skiljer sig åt filstorlek. Om du lämnar ett dokument som är öppet med den här inställningen gjorde det ingen skillnad i storleken på vårt testdokument (medan du lämnar AutoRecover aktiverat gjorde öka filstorleken). Att göra ändringar under en period på cirka 30 minuter orsakade inte att dokumentstorleken förändrades väsentligt, oavsett om "Tillåt bakgrundsbesparingar" var på eller av. Det gick inte heller att ändra på hur snabbt dokumentet sparades.
Kort sagt: det här är upp till dig. Om du stänger av den minskar inte din filstorlek och lämnar den på, för allt som Word gör för att spara dina dokument automatiskt är en bra sak.
Konvertera till RTF och sedan konvertera tillbaka till DOCX
RTF står för Rich Text Format, och det är en öppen standard för dokument som ger lite mer formatering än vanlig text, men inte alla bells och whistles i DOCX. Idén att konvertera en DOCX till RTF är att den tar bort all extra formatering och eventuella dolda data så att när du sparar din RTF tillbaka som en DOCX-fil blir filstorleken mindre.
Konvertering av vår 20-sidiga, 721 KB-testdokument till RTF gjorde att filstorleken var 19,5 MB (så använd inte RTF om du vill ha en liten fil). Konvertera det till DOCX resulterade i en fil som var 714 KB. Det är en 7 KB sparande-mindre än 1% - och eftersom RTF inte kunde hantera några av de enkla tabellformateringen vi använde, var vi tvungna att reformat ... .och tog storleken tillbaka till 721 KB.
Det här verkar inte som att det kommer att ha många fördelar med ditt dokument, särskilt när den moderna DOCX har så många formateringsfunktioner som RTF inte kan hantera.
Konvertera till HTML och sedan konvertera tillbaka till DOCX
Det här är samma idé som att konvertera till RTF, förutom att HTML är ett webbformat. Vårt omvandlingstest visade nästan identiska resultat på att använda RTF.
Vi försökte detta på vår 721 KB DOCX-fil och konverterade den till en 383 KB HTML-fil. Omvandling av det till DOCX resulterade i en 714 KB-fil. Det är en 1% -besparing, men det gjorde röra med formateringen, i synnerhet rubrikerna, och dessa skulle behöva redone.
Unzip dokumentet och komprimera det
Ett DOCX-dokument är en komprimerad fil, som ett arkiv du gör med 7-Xip eller WinRar. Det betyder att du kan öppna den med ett av verktygen och se allt innehåll. Ett tips du kan se är att extrahera alla filer från din DOCX, lägga till dem i ett komprimerat arkiv och sedan byta namn på det arkivet till en DOCX filtillägg. Hej presto, du har ett Word-dokument som har komprimerats! I teorin låter detta troligt men med både 7-Zip och WinRar och olika arkivformat fann vi att varje gång vi försökte öppna .docx-filen som vi hade skapat, berättade Word att filen var skadad.
Det kan finnas merit i denna idé - vår 721 KB-fil hamnade som bara 72 KB-men vi skulle inte rekommendera det om du inte vill spendera mycket tid på att leka med det för att försöka få det att fungera. Också kan besparingen bara bero på att komprimeringsprocessen har tagit bort / komprimerat något som hindrar Word från att öppna dokumentet, men vi kan inte vara säkra.
Vanligt föreslagna tips som sannolikt inte kommer att göra någon skillnad
Det finns några förslag som flyter runt på internet som ljud förnuftigt men har inte mycket effekt. Det är inte att säga att du inte ska försöka dem, bara att du inte borde förvänta dig mycket inverkan på storleken på ditt dokument.
Ta bort tidigare versioner av dokumentet
Word håller tidigare versioner av ditt dokument när du arbetar med det. Det här är AutoSave-funktionen, och vissa personer föreslår att du raderar dem genom att gå till Arkiv> Info> Hantera dokument och ta bort gamla versioner.
Det finns dock ingen anledning att göra detta eftersom de gamla versionerna lagras i Windows-filsystemet, inte i ditt Word-dokument. Om du tar bort dem kommer det inte att göra ditt dokument något mindre. Om du vill ta bort tidigare versionsinformation från dokumentet, antingen kopiera innehållet till ett helt nytt dokument eller gör en fil> Spara som för att spara till ett nytt dokument, som vi föreslog tidigare.
Klistra in text, inte formateringen
När du vill kopiera och klistra in från ett dokument till ditt aktuella dokument kan du använda olika klistrader.
Standardalternativet som används om du klickar på "Klistra in" -knappen (eller tryck Ctrl + V) är "Håll källa formatering." Detta kopierar icke-typiska teckensnitt och formatering som fet, kursiv och så vidare. Men om du bara klickar på alternativet "Håll text bara", så kommer det här - eller så går teorin - minska filstorleken genom att ta bort formateringen.
Vi försökte detta med ett 20-sidigt dokument som hade olika formateringar applicerade på text på varje sida, och den genomsnittliga storleksskillnaden var knappt 2 KB per sida. Detta makt vara viktigt om du har ett dokument på 250 + sidor, där det skulle uppgå till cirka 0,5 MB, men kommer du verkligen att ha ett 250-sidigt Word-dokument utan formatering? Förmodligen inte, eftersom det skulle vara mest oläsligt, så du skulle förlora dina besparingar när du lägger till formateringen igen.
Eventuella fördelar med den här metoden är förmodligen nere till det tips vi gav ovan - kopiera och klistra in hela dokumentet i ett nytt dokument för att ta bort tidigare versioner, gamla redigeringsändringar och så vidare.
Ändra sidans storlek
Word ger dig möjlighet att ändra sidstorleken genom att gå till Layout> Storlek och ändra från standard "Letter" -storlek. Det finns tips som rör sig om att säga om du väljer en mindre men liknande storlek som "A4" kommer andra läsare inte att märka, och du får en liten storlek sparande.
Vi försökte detta med ett 20-sidigt dokument med storleken "Letter" som var 721 KB. Vi ändrade storleken till "A4", "A5" (som är halva storleken på "A4") och "B5" och vårt dokument förblev en stadig 721 KB varje gång. Med andra ord gjorde det inte alls någon skillnad i filstorleken.
Sluta inbädda språkliga data
Det finns en inställning i Arkiv> Alternativ> Avancerat med namnet "Bädda in språkliga data" och du får se tips på olika ställen som säger att du stänger av det. På ytan låter det rimligt - om inte extra språkliga data ökar storleken på ett dokument?
Kort sagt, svaret är nej om du använder en modern .docx-fil. Word hanterar de språkliga data bakom kulisserna, och det tar inte upp något rum i dokumentet.
Om du stänger av det här alternativet kan du göra en liten skillnad mot äldre .doc-filer, men även då om du har använt ett handskriftsverktyg och Word har du några "handskriftsigenkänningskorrigeringsinformation" för att lagra. Annars är det ingen skillnad alls.
Det är vår ganska omfattande lista över sätt att klippa dina Word-filer i storlek, men vi är alltid på utkik efter nya metoder att försöka (eller debunk). Avfyra i kommentarerna om du vet en teknik som vi har missat, och vi ska kolla in det!
