Så här ställer du in regler i Apple Mail

Även om e-post kan vara avtagande i popularitet, vilket ger plats för mer omedelbara medel för online-kommunikation, är det fortfarande en viktig del av de flesta professionella repertoar. Men otamat kan e-post snabbt gå ur hand, varför det är viktigt att använda regler och filter.

Apple Mail: s regler låter dig prioritera vad som är viktigt när du tar bort vad som inte är. Ett bra regleringssystem kommer snabbt att minska e-postblocket samtidigt som du får möjlighet att reagera på prioriterade meddelanden i rätt tid.

Apple Mail gör det enkelt att ställa in regler, så att du smärtfritt kan fila, flagga och meddela dig nya meddelanden så att du inte ständigt letar efter det viktiga meddelandet från din chef eller kollega.

För att ställa in regler måste du först öppna Apple Mails preferens, vilket görs genom att välja Mail-menyn och sedan "Inställningar" eller använda kommandot +, tangentbordskombinationen.

I inställningarna klickar vi på den sista fliken till höger, "Regler" och sedan på "Lägg till regel".

I det här exemplet ska vi ange en regel för att skicka ett e-postmeddelande från en viss avsändare till en viss brevlåda. Innan vi gör det måste vi dock se till att brevlådan redan är konfigurerad. Om det inte är så kan vi klicka på "Mailbox" menyn och välj "New Mailbox ..." från menyvalen. Välj nu vart du vill att din nya brevlåda bor och ge den ett lämpligt namn. (I mitt fall kallar jag det "Lowell", där allt mail från min chef kommer att gå.)

Tillbaka i våra reglerinställningar bygger vi vår nya regel, vilket blir väldigt enkelt. Avsändaren i fråga - min chef - har två e-postadresser som de brukar använda, så vi ska inkludera båda i vår regel för att se till att alla mail som kommer från endera adressen är dirigerad till vår nya brevlåda.

För att lägga till en annan e-postadress måste vi klicka på "+" -tecknet, det här lägger till ett extra fält för en annan e-postadress.

Med den här nya regeln, några post som kommer från antingen e-postadress kommer att vara rörd till den specifika brevlådan. Det betyder att det kommer att hoppa över inkorgen så att vi måste se till att vi checkar den mailboxen ofta för att se till att vi inte saknar något.

Tyvärr kan du inte använda Boolean med Mail regler, så varje del av regeln du ställer in behöver ha sitt eget objekt. Det skulle vara lätt att använda operatören "OR" i vår regel när du anger vilken e-postadress som helst, men vi kan inte-varje måste ha en egen linje.

Om vi ​​ville se till att alla meddelanden från den här avsändaren stannar i inkorgen, men fortfarande är inlagd i den nya brevlådan, kan vi ändra regeln så att de kopieras istället för att flyttas.

Det är bara ett enkelt exempel, så låt oss försöka något lite mer komplext. Säg att vi vill skapa en regel som flaggar specifika meddelanden, rutter dem till en särskild brevlåda och vidarebefordrar en kopia till en annan e-postadress. Så här gör vi det:

Med den här regeln kommer meddelandet att kopieras till vår viktiga brevlåda-mapp, bakgrunden kommer att bli skuggad i rött och den vidarebefordras till ett separat e-postkonto. Vi skulle kunna fortsätta lägga till kriterier för vår regel, men du får förmodligen tanken.

Det här är roligt, så låt oss försöka en och göra det lite längre. I den här regeln finns det många saker som händer.

Först om ämnet eller innehållet i vårt meddelande innehåller orden "roller derby" kommer meddelandet att flyttas till en särskild mapp. Efter att ha mottagit det här meddelandet meddelar Mail oss genom att spela ett ljud, skicka en anmälan och studsa ikonen i Dock. Slutligen kommer det att ändra bakgrunden till rosa och markera den med en grön flagga.

Det låter som mycket för en viss typ av meddelande, men om du verkligen vill veta när något kommer, kan du verkligen se till att Mail varnar dig.

Innan vi slutar, ta en titt på våra Reglerpreferenser ytterligare en gång eftersom det finns några ganska värdefulla funktioner som du kanske vill använda.

När en regel är "Aktiv" kommer en kryssmarkering i rutan bredvid den. Om du vill stänga av en regel och därigenom göra den inaktiv, behöver du bara avmarkera den. Det här tar inte bort regeln, så om du vill behålla den och bara avbryta användningen för en stund, avaktivera den sedan.

Funktionen "Redigera" är så att du kan gå tillbaka och ändra någon regel vid behov. Alternativt kan du bara dubbelklicka på en regel som du vill ändra.

"Duplicera" -knappen kan komma till nytta från tid till annan när du vill replikera en regel en gång till, med några mindre förändringar, men vill inte skapa den flera gånger över.

Slutligen, om du behöver ta bort en regel, klicka sedan på "Ta bort" -knappen eller välj regeln och tryck på "Ta bort" -knappen på tangentbordet.

Om du har flera e-postkonton är det definitivt ett bra sätt att runda upp alla dina olika meddelanden i fina, snygga ställen så att ingenting blir missat eller förlorat i blandningen. Du behöver inte vara expert för att använda dem heller. Mail gör det väldigt enkelt att ställa in några enkla regler så att du kan hitta viktiga meddelanden med bara några få klick. När du väl har hängt på det kommer du förmodligen att skapa ännu mer komplexa regler som går utöver vad vi har visat dig här idag.