Så här delar du stora filer över Internet

Du har en fil att dela-ett stort dokument, en videopresentation eller en uppsättning bilder. Du kan inte bara skicka e-post till det eftersom du kör upp emot gränsen för din eller din mottagarens e-postgräns. Här är flera sätt att dela stora filer via internet.

Vi ska titta på några olika sätt att du kan få stora filer till någon, och de är alla användbara i olika situationer. Kanske är det en enstaka sak, och du behöver bara hämta en fil till någon snabbt. Eller kanske är det något du behöver göra regelbundet. Oavsett dina behov, vi har täckt dig.

Du kan eventuellt använda e-post efter alla

De flesta e-posttjänster, särskilt företagstjänster, ställer gränser för storleken som meddelandena kan vara. Och det kan säkert vara irriterande.

Även vanliga e-postleverantörer som Gmail, Outlook.com och Yahoo stöder inte att skicka mycket stora filer. Gmail och Yahoo har båda en begränsning på 25 MB, medan Outlook begränsar dig till 20 MB. Trots deras begränsningar erbjuder dessa e-postleverantörer typiskt en lösning för stor fildelning med hjälp av cloud sharing-tjänster.

Om du försöker skicka en fil som är för stor i Gmail eller Outlook.com får du automatiskt chansen att ladda upp den filen till respektive molntjänster (Google Drive och OneDrive) och sedan lägga till en länk till filen i din e-post.

Låt oss titta närmare på Gmail, till exempel. När du har skapat ett meddelande i Gmail får du möjlighet att bifoga en fil. Om Gmail bestämmer att filen är för stor får du ett meddelande så här:

Om du klickar på knappen "OK, Få det", laddar Gmail automatiskt upp filen till Google Drive och förbereder en länk för att inkludera i ditt meddelande. När du skickar meddelandet får du chansen att redigera behörigheterna för filen innan meddelandet skickas. Detta kan vara användbart om ditt dokument innehåller känsliga data. Google stöder uppladdning av filer upp till 5 TB i storlek, så länge dessa filer inte konverteras till ett Google-dokument, bildspel eller kalkylblad. I dessa fall är uppladdningsgränsen 50 MB för dokument och bildspel och 100 MB för kalkylblad. Och självklart är du begränsad av hur mycket utrymme du har i ditt Google Drive-konto. Typiskt är det dock tillräckligt för de flesta filer.

I stort sett som Gmail erbjuder Outlook.com sin egen lösning för stor fildelning med hjälp av OneDrive Cloud Storage-tjänsten. I det här fallet sker det inte automatiskt. Du måste ladda upp filen till OneDrive först och sedan kan du inkludera en länk till den i din e-postadress. OneDrive begränsar uppladdad filstorlek till 10 GB.

Yahoo har inte en särskild fildelningstjänst, men det spelar bra med andra. Du kan länka ett DropBox-konto till Yahoo i dina DropBox-inställningar, eller använda en liknande molntjänst. Tänk på att precis som Yahoo stöder de flesta e-postleverantörer plugins för dina favoritmolntjänster.

Komprimera din fil om det bara är lite för stort

Om du har en fil (eller en uppsättning filer) som bara är lite för stor, kan du alltid försöka komprimera filen och sedan skicka den via e-post. Vad betyder zip-data? Låt oss ta en titt.

Komprimeringsverktyg komprimerar din data till en ny fil som tar upp mindre diskutrymme. Hur mycket du kan komprimera data beror på vilken typ av data du har. Du kan ofta komprimera saker som Office-dokument och PDF-filer en ganska bra bit. Filer som redan har komprimering inbyggd - som många bildformat - komprimerar inte alls alls. Du kan komprimera en hel mapp full av filer till en enda komprimerad fil som är lättare att flytta runt.

Både Windows och MacOS har inbyggda komprimeringsverktyg, men verktyg från tredje part som WinZip och 7-Zip (vår favorit) erbjuder ytterligare fördelar. Du kan kryptera och lösenord skydda din komprimerade fil, till exempel.

Du kan också använda verktygen för att dela upp en zip-fil i flera delar. Om du har en riktigt stor uppsättning filer kan du bryta upp de komprimerade filerna i delar som du kan skicka via e-post. Mottagaren kan sedan använda samma verktyg för att enkelt rekonstruera delarna i en enda fil i andra änden. Även om det är uppriktigt att bryta upp en komprimerad fil så här kan det vara tillräckligt krångel att det oftast är värt att titta på bättre alternativ, till exempel en molnlagringsservice.

Så vad om Cloud Storage?

Det finns dussintals cloud storage-tjänster där ute. De flesta erbjuder en fri servicenivå där du får lite lagringsutrymme och betalda nivåer där du kan få mer. Du kan använda någon av dem för att dela stora filer. Allt du behöver göra är att ladda upp din fil och sedan ge mottagaren nedladdningslänken. Om du delar filer regelbundet med någon kan du till och med skapa en delad mapp så att de kan ta tag i allt du släpper in i det utan att du behöver tillhandahålla länkar hela tiden.

Det finns de uppenbara leverantörer av cloud storage, naturligtvis-Google Drive, Microsoft OneDrive, Amazon Drive och DropBox. Det finns andra, som Mega, som erbjuder massor av utrymme gratis och är avsedda att hjälpa dig att dela stora filer.

Ta din tid på att leta efter en lösning som passar bäst för dig. Var och en av dem erbjuder sina egna fördelar och tilläggsfunktioner. Och alla har åtminstone någon nivå av ledigt lagringsutrymme, vilket gör dem lätta att prova.

Du kan använda FTP om du har en server och behöver överföra filer ofta

För några av de mer tekniskt kunniga läsarna där ute som behöver ett vanligt fildelningsverktyg, är FTP vägen att gå. FTP, eller File Transfer Protocol, är ett annat sätt att dela filer, stora och små, över internet. Även om du inte är bekant med termen FTP har du troligtvis använt den när du laddar ner en digital produkt eller torrent online.

Du kan konfigurera en FTP-server på din egen dator, men du måste öppna den datorn upp till internet så att människor kan komma åt den för att ladda ner filer. Du måste också lämna den datorn hela tiden, och du kanske vill kontrollera om din ISP ställer några restriktioner för att köra en server. Om du redan har en internetansluten server (kanske du hyr en webbserver för att vara värd för en webbplats) kan du nästan alltid skapa en FTP-server på det sättet och inte behöva hantera några av dessa problem.

Det finns gott om gratis FTP-produkter som gör att du kan konfigurera och hantera en server eller utnyttja sin etablerade server. En FTP-server liknar en molntjänst genom att du kan lagra data där. Du kan ge någon behörighetsuppgifter för att logga in och ladda ner filen, eller kanske till och med skicka dem en länk för att komma åt den. Några av de mer kända FTP-produkterna inkluderar FileZilla, Core FTP och CyberDuck. Om du har resurserna, försök att ställa in en!

För riktigt stora dataset, kanske bara maila någon en extern enhet

Externa enheter är ganska billiga idag. Denna Western Digital 2 TB-enhet, till exempel, säljer för bara 65 dollar. Om du behöver få en riktigt stor uppsättning data till någon, kan du vara bättre att bara kopiera data till en extern enhet och sedan skicka den till dem i posten. Du kan alltid få dem att returnera det när de är färdiga.

Medan tanken på att personer som väntar på en körning att komma fram i posten kan ta av dig, måste du väga den förseningen mot problemen med att överföra stora datamängder över internet. Även med en snabb anslutning kan uppladdning och nedladdning av en terabyte av data ta ett tag. Och det är också troligt att du äter genom vilken datakap som din ISP kan påföra.

Du kan också kryptera enheten om du är orolig för sekretess. Windows Professional och macOS är båda gratis krypteringsverktyg, men för något sådant rekommenderar vi det kostnadsfria VeraCrypt-verktyget. VeraCrypt gör det väldigt lätt att skapa en krypterad behållare och fylla den med vad du vill skydda.

Bildkrediter: Odua Images / Shutterstock, Boibin / Shutterstock