Så här sorterar du värden i Microsoft Excel

Excel har "Sortera A till Z" och "Sortera Z till A" -funktioner som låter dig sortera värden alfabetiskt eller numeriskt och en "anpassad sortering" -funktion som låter dig sortera med flera kriterier. Så här använder du dem.

Låt oss titta på ett exempel

I det här exemplet har vi valt nio kemiska element från det periodiska tabellen och vi sorterar data baserade på cellinnehållet med funktionen "Sortera A till Z" och funktionen "Anpassad sortering"..

Nedrullningen "Sortera och filtrera" ligger längst till höger om fliken "Hem".

Nedrullningen har flera funktioner listade, men vi fokuserar på de första tre.

Här är våra exempel data, taget från det periodiska bordet. Varje "Element" har information som är unik för det, till exempel dess "Symbol" och "Atomnummer". Men varje element hör också till andra kategorier, till exempel dess "fas vid STP" (dvs. om det är en solid, flytande eller gas i ett rum vid standard temperatur och tryck) och dess "Element Category" på periodtabellen.

Låt oss börja enkelt och sortera uppgifterna med kolumnen "Atomnummer". Börja med att markera kolumnen (du kan inkludera rubrikrad om dina data har en).

Navigera nu till rullgardinsmenyn "Sortera och filtrera" och välj antingen det första eller det andra alternativet. I det här exemplet kommer vi att sortera från lägsta till högsta numeriska värde med funktionen "Sortera A till Z".

En "Sort Warning" -fält visas om det finns andra kolumner med data Excel tycker att du kanske vill inkludera i din sort. Låt oss undersöka resultaten av alternativet "Fortsätt med nuvarande val" först. Klicka på det här alternativet och tryck på "Sortera" -knappen.

Du kan se att kolumnen "Atomnummer" har sorterats från lägsta till högsta, men att motsvarande information i de andra kolumnerna inte har ändrats. Det kan vara problematiskt om du vill sortera alla kolumner. Så, innan du går vidare, titta på några av raderna för att se om de är meningsfulla. I det här fallet är det uppenbart att de andra kolumnerna inte har sorterats eftersom väte, elementet med det lägsta "atomnummeret" visas som att ha "atomnummeret" av bly.

Nu kan vi prova det andra alternativet för att se hur det fungerar. Välj alternativet "Expand the Selection" och klicka på "Sortera" -knappen.

Du kan se att uppgifterna i kolumnen "Atomnummer" har sorterats och datan i de andra raderna följde den. (Du kan också bara markera alla data och Excel kommer inte att visa en "Sort Warning" -ruta.)

Låt oss nu se hur vi kan använda funktionen "Anpassad sortering" för att sortera data med flera olika kolumner samtidigt.

Välj alla data, inkludera rubrikrad om dina data har en.

Navigera nu till rullgardinsmenyn "Sortera och filtrera" och välj kommandot "Anpassad sortering".

Detta ger upphov till sorteringsfönstret.

Vi sorterar vår data först genom att använda kolumnen "Fas vid STP" så att alla gaserna kommer att visas högre på listan än fastämnena. Välj kolumnen "Fas vid STP".

Tryck nu på "Add Level" -knappen.

En ny nivå visas. Observera att nivån säger "Then by." Det betyder att det blir den andra kolumnen som används för att sortera data. Vi väljer "Element Category" som den andra nivån så att gaserna sorteras efter deras kategori och ädelgaser kommer att visas högre på listan än de reaktiva gaserna. Välj kolumnen Elementkategori.

Observera att det finns andra alternativ. Låt oss ta en titt på rullgardinsmenyn "Sortera på". Det finns en mängd olika alternativ, men vi använder alternativet "Cellvärden".

Lägg till en annan nivå genom att trycka på knappen "Add Level" igen.

Välj kolumnen "Element". Det betyder att "Element" -värdena i varje "Element Category" kommer att sorteras alfabetiskt så att ädelgasen Argon kommer före den andra ädelgasen Neon.

Låt oss titta på "Order" -rullen. Det finns några alternativ, men för det här exemplet väljer vi standard sorteringsordningen "A till Z".

Du kan lägga till så många nivåer som passar i rutan "Sortera". När du är klar klickar du på knappen "OK".

Uppgifterna har sorterats framgångsrikt. Sorteringsordningen var först med "Fas vid STP", "Elementskategori" och sedan "Element". Du kan se att kolumnen "Fas vid STP" sorteras alfabetiskt och inom varje "fas vid STP" "Element Category" -värden sorteras alfabetiskt. Slutligen sorteras värdena "Element" alfabetiskt inom varje "Element Category" -typ.

Obs! Var noga med att välja alla kolumner du behöver när du förbereder dig för att sortera dina data. Excel kommer inte att varna dig för att du kanske ser över kolumner när du använder funktionen "Anpassad sortering".