Så här sorterar du text i Word

När de flesta tycker om att sortera text i en applikation, tänker de på att sortera celler i ett Excel-kalkylblad. Du kan dock sortera text i Word så länge som det finns något som berättar Word där de olika delarna av text börjar och slutar.

I den här artikeln visar jag dig ett par sätt att sortera text, listor och tabeller i Word. Observera att om du redan har data i Excel kan du enkelt lägga in ett Excel-kalkylblad i ditt Word-dokument.

Sortera listor i Word

Det finns tre typer av listor som du kan sortera i Word. Den första sorten är helt enkelt en lista över ord eller fraser som varje upptar en separat rad. Den andra typen är oordnade eller punktlistor. Den tredje är beställda eller numrerade listor.

I varje av dessa fall berättar en radbrytning (även kallad vagnretur) Word där ett ord eller en fras slutar och nästa börjar. Så här kan Word sortera text i dokumentet.

För att sortera någon av dessa listor, börja med att markera listan med musen. Starta helt enkelt i början av listan, håll ner vänster musknapp och dra musen tills hela listan är vald.

Klicka sedan på Hem fliken på Band och leta upp avsnittet med titeln Paragraf. Leta efter en knapp med bokstäverna en och Z på den och en pil som pekar ner. Det här är Sortera kommando. Klicka på Sortera knappen och Word öppnas Sortera text fönster.

På Sortera text fönster, märker du att det finns ett antal alternativ. Först måste du ange att du vill sortera texten du har valt enligt stycket. Även om vi bara har ett ord per rad, anser Word fortfarande att varje rad ska vara en egen punkt eftersom vi tryckte på enter-tangenten för att komma till nästa rad. Sortering efter stycke är standardalternativet.

Nästa måste vi berätta för Word vad vi sorterar. Leta reda på rullgardinsmenyn märkt Typ och välj Text. Detta är också standardalternativet.

Slutligen måste vi berätta för Word om vi vill sortera texten i stigande (A till Z) ordning eller fallande ordning (Z till A). Stigande order är standardalternativet. När du är klar klickar du på ok knappen och Word kommer att sortera din text med de alternativ du valde.

Observera att texten nu är sorterad från A till Ö i stigande ordning. Dessutom, om du klickar på alternativ knappen kan du konfigurera avancerade inställningar som fältavskiljaren och om det ska vara skiftlägeskänsligt eller inte.

Sortera text i tabeller

Denna typ av sortering kan verka lite mer bekant för dig om du ofta sorterar data i Excel. Såsom ett Excel-kalkylblad innehåller en tabell rader, kolumner och kan innehålla rubriker i första raden. Lyckligtvis ger Word dig mycket av samma flexibilitet för att sortera text som finns i Excel.

Antag att du har ett bord i Word som ser ut som det nedan.

Observera att det finns kolumnrubriker i första raden och att den första kolumnen innehåller texten vi vill sortera. Låt oss anta att vi vill sortera data i fallande ordning denna gång. Välj hela bordet och klicka igen på Sortera knappen i Paragraf del av Band.

Notera i nedersta vänstra hörnet av Sortera fönster som Word redan har upptäckt rubrikerna i första raden. Observera också att den första Sortera efter rullgardinsmenyn har redan kolumnrubriken namn i alternativrutan.

Resten av alternativen är densamma, med undantag för att du ändrar sorteringsriktningen till Nedåtgående. När du är klar klickar du på ok knappen och Word kommer att sortera bordet med de alternativ vi har valt.

Att sortera text i Word är enkelt så länge du har ett sätt att berätta för Word vad som skiljer ett dataelement från nästa. Om du spelar med sorteringsinställningarna lite kommer du att upptäcka att du kan sortera med flera kolumner och till och med flik och komma-avgränsad text i ett Word-dokument.

Även om det inte är så användbart som att sortera data i Excel kan du spara lite tid i Word genom att ha programmet sortera stycke och tabelltext för dig med ett liknande gränssnitt som det finns i ett Excel-arbetsblad. Njut av!