Hur man testar läsbarheten av din skrivning i Microsoft Word eller Outlook
Microsoft Word och Outlook har länge inneburit möjligheten att visa läsbarhetsstatistik för vad du skriver, så du vet hur enkelt eller komplext du skriver är. Detta kan bidra till att din skrivning är läsbar nog för din avsedda publik.
I äldre versioner av Word var funktionen bara ett klick bort i statusfältet. I versioner som börjar med 2013 måste du aktivera funktionen först och sedan komma åt den genom att ställa en stavnings- och grammatikkontroll.
Kontroll av stavning och grammatik i Word och Outlook händer i provpanelen och erbjuder ett ganska solidt sätt att prova dokument. Det finns några bättre grammatikkontrolltillägg för Office där ute, men även om du har aktiverat, måste du fortfarande aktivera den inbyggda grammatikkontrollen för att kunna använda läsbarhetsstatistiken. Om det är värt det är verkligen upp till dig. Och om du inte har något emot att ha grammatikkontroll aktivt, men bara föredra att inte bli distraherad av de snygga understrukena medan du arbetar, kan du alltid stänga av stavning och grammatikkontroll medan du skriver.
Så här aktiverar du läsbarhetsstatistik
För att få tillgång till läsbarhetsstatistik i Word måste du först aktivera funktionen. I Word klickar du på fliken Fil och klickar sedan på Alternativ. I fönstret Alternativ markerar du fliken Bevisning. Aktivera kryssrutorna "Kontrollera grammatik med stavning" och "Visa läsbarhetsstatistik". Klicka på OK när du är klar.
Processen är liknande i Outlook. Klicka på fliken Fil och klicka sedan på Alternativ. I fönstret Alternativ väljer du fliken Mail och klickar sedan på knappen "Stavning och autokorrigering".
I fönstret Editor Options väljer du fliken Bevisning. Aktivera kryssrutorna "Kontrollera grammatik med stavning" och "Visa läsbarhetsstatistik" och klicka sedan på OK.
Observera att både Word och Outlook kan avmarkera alternativen för att kontrollera stavnings- och grammatikfel när du skriver om du finner det distraherande.
Hur man läser läsbarhetsstatistik
Nu när du har aktiverat läsestatistik är det enkelt att kontrollera läsbarhetspoängen för ett dokument eller ett urval av text. Allt du behöver göra är att ställa en stavnings- och grammatikkontroll. Du kan välja specifik text för att kontrollera, eller se till att inget är markerat för att kontrollera hela dokumentet. Starta en stavnings- och grammatikkontroll genom att trycka på F7 eller genom att klicka på Proofing-knappen i statusfältet längst ner i fönstret.
Kör genom stavnings- och grammatikkontrollen och när du är klar kommer fönstret Läsbarhetsstatistik dyka upp.
Fönstret visar en viss grundläggande statistik som ord och karaktär, tillsammans med några medelvärden som meningar per stycke. I avsnittet Läsbarhet ser du två poäng: Flesch Reading Ease och Flesch-Kincaid Grade Level. Båda poängen är baserade på formler som motsvarar genomsnittlig meningen längd (ASL) och genomsnittliga stavelser per ord (ASW).
- Flesch Reading Ease. Denna poäng ger läsbarheten för din text i 100-punktsskala, med högre poäng som lättare att läsa. Poäng från 0-60 betraktas typiskt som högskola eller högskoleexamen och ganska svår att läsa. Scores från 60-80 betraktas som rimligen lätta att läsa och skrivna på engelska. De flesta professionella dokumenten faller inom detta område. Högre poäng än 80 anses vara lätta att läsa för barn.
- Flesch-Kincaid-gradenivå. Dessa betyg anger läsbarheten av text baserat på amerikanska skolnivåer. En poäng på 4,0 betyder till exempel skrivning som kan förstås av en fjärde grader. De flesta professionella dokumenten faller någonstans i intervallet 7.0-11.0.
Och om du gillar att veta matematiken bakom saker, är den formel som används för att bestämma Flesch Reading Ease-poängen:
206.835 - (1.015 x ASL) - (84,6 x ASW)
Formeln som används för att bestämma poängen för Flesch-Kincaid Grade Level är:
(.39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59
Och det är allt! Det är en enkel funktion att aktivera och använda och medan du kanske inte vill basera allt du skriver på läsbarhetspoäng, kan de fortfarande vara ett praktiskt verktyg för att se till att du träffar rätt publik med din skrivning.
