Så här byter du och anpassar konversationsvy i Outlook

Tillbaka i Outlook 2010 introducerade Microsoft Konversationsvy, som fungerar något som Gmail-konversationstråden. Det är aktiverat som standard i nyare versioner Outlook, men inte om du uppgraderade från en äldre version där den var avstängd. Så, om du inte visste att det var där, kan det vara dags att ta en titt.

Vad är konversationsvyn?

Även om Microsoft pratade upp Conversation View mycket när de introducerade det var de flesta utanför IT-avdelningar och läsare av högkvalitativa tekniska webbplatser förmodligen inte medvetna om det. När var det sista gången du letade efter och läste igenom artikeln "nya funktioner" på en app du använder?

Det här är synd eftersom Conversation View är en praktisk funktion som många ville ha efter att ha sett konversationstråden i Googles nya Gmail, som debuterade 2004/5. Sådan var efterfrågan att plötsligt alla pratade om hur man använder kolumnen "Samtal" för att gruppera e-postmeddelanden i Outlook 2003, även om det bara hämtade upp mail i samma mapp. Så utformades några förknippade lösningar med hjälp av dynamiska sökmappar, men det var allt lite grovt jämfört med AJAX-drivkraften i Gmail.

Microsoft tog på sig fallet och lade till en riktig Conversation View-en som drar e-post från alla mappar när de rullade ut Outlook 2010. Det kan tyckas lite sent eftersom deras tidigare version kom ut 3 år tidigare (Outlook 2007), men man kan bara anta att det tog ett tag för produktcheferna hos Microsoft för att inse hur populär Gmails gängade konversationsvy var, varför det var för sent att lägga till det till 2007. Oavsett, Outlook 2010 fick det och det var en anständig ansträngning som har fungerat bra i alla iterationer sedan.

Sedan Outlook 2013 har den aktiverats som standard, men i många företag är den fortfarande avstängd som standard av IT-avdelningen. Om du stängde av den i din gamla version av Outlook, fortsätter den också när du uppgraderar till en ny version. En av våra geeks stängde av den för fem år sedan i Outlook 2013, och det är fortfarande borta nu när de är på Outlook 2019. Den är också aktiverad som standard i Outlook-webappen, så det är mer välutrustad där, men för gott om människor, Outlook-klienten är deras huvudsakliga e-postapp.

Låt oss ta en titt på hur du aktiverar Conversation View igen och vilka anpassningsalternativ du har. Bättre sent än aldrig!

Så här byter du samtalsvy på och av

Du kan aktivera och avaktivera konversationsvyn via en enkel växling, så om du försöker det och inte gillar det är det enkelt att stänga av det. För att slå på den, slå på Visa> Visa som konversationer.

Outlook visar ett bekräftelsemeddelande som ger dig möjlighet att aktivera vyn i varje mapp ("Alla brevlådor") eller bara den aktuella mappen ("Den här mappen").

Försök att slå på "Denna mapp", som ger dig chansen att se om du gillar det innan du slår på den överallt. Om du vill stänga av Conversation View helt stänger du alternativet Visa> Visa som konversationer igen.

Vad gör konversationsvyn?

Conversation View ordnar dina meddelanden i en tråd i kronologisk ordning med det senaste meddelandet ovanpå. Dessa är ursprungligen dolda under toppmeddelandet, med en triangel till vänster för att ange att det finns en tråd nedan.

Genom att klicka på triangeln expanderar tråden och visar e-postmeddelandena.

Det allra bästa meddelandet är konversationshuvudet, och det är inget meddelande. Istället innehåller den namnet på personen som startade samtalet och ämnet. Om du klickar på det ser du ingenting i läsrutan.

Om du klickar på något av meddelandena under rubriken visar Outlook dem normalt i läsrutan. Nya meddelanden läggs automatiskt till toppen av konversationen under rubriken och visas i fet kursiv för att indikera att de inte har lästs än.

En konversation med ett nytt meddelande skickas automatiskt till toppen av mappen, så de senaste konversationerna ligger alltid högst upp.

Detta visar också en av de starkaste funktionerna i konversationsvyn, nämligen att den plockar upp e-post var som helst i Outlook och visar den på en enda plats, med namnet på den mapp som innehåller posten som framträdande visas. I den här konversationen finns det mail i den aktuella mappen, inkorgen och mappen Skickade objekt. Om vi ​​skulle tillämpa konversationsvyn i inkorgen, så skulle vi se exakt samma konversation.

Hur anpassar du konversationsvyn

Under alternativet Visa> Visa som konversationer finns alternativet Konversationsinställningar. Klicka på detta för att visa konversationsalternativen.

Alternativen är:

• Visa meddelanden från andra mappar: Visar meddelanden i konversationen, oavsett vilken mapp de är i. Om det är avstängt visas bara konversationsmeddelandena som finns i den mapp du för närvarande tittar på..
• Visa avsändare ovanför ämnet: Visar avsändarens namn överst i samtalet, snarare än ämnet, när det är i kompaktläge (standardvyn för mappar i Outlook). Skärmbilderna nedan visar när inställningen är på respektive av.

• Utök alltid vald samtal: Visar den aktuella valda konversationen i utökat läge hela tiden, även om du lämnar mappen och kommer tillbaka till den. Om du vill att en specifik konversation alltid ska visas i utökat läge i varje mapp som innehåller en av posterna i samtalet måste du aktivera det här alternativet i var och en av mapparna.
• Använd klassisk inramad vy: Visar meddelandena i ett sluttande streck, med ju äldre meddelandet är desto större strecksats. Det här är en mappinställning som gäller för varje konversation i mappen.

Det finns ytterligare en anpassningsinställning, som du hittar i Filer> Alternativ. Välj kategorin "Mail" till vänster och rulla sedan ner till avsnittet "Annat" för att hitta "Utök inte automatiskt samtal när du använder tangentbordet för att ändra meddelanden".

Som standard är denna inställning avstängd, så när du använder upp- och nedpilen på tangentbordet för att navigera i en mapp utvidgas konversationer automatiskt när du väljer dem. Om du aktiverar den här inställningen, fortsätter konversationerna när de väljs med tangentbordet, och du kan använda pilknapparna VÄNSTER och HÖGER för att manuellt expandera och skriva ut dem. Det här är särskilt användbart om du är den typen som helst som föredrar att använda tangentbordet när det är möjligt.

Det är konversationsvyn, Microsofts försök att prata konversationer. Vi tycker att det är ganska bra, med tillräckligt med anpassningar för att vädja till olika användare, men inte så mycket att det är svårt att använda. Och om det inte passar dig, kan du stänga av det igen genom att välja alternativet Visa> Visa som konversationer av igen.