Hur man använder brevlåda Cleanup för att rensa dina Outlook-mappar av skräp

Mailbox Cleanup i Outlook är en uppsättning verktyg som är utformade för att bli av med skräp från din brevlåda. Du kan använda den för att granska storleken på din brevlåda, städa ut objekt automatiskt efter storlek och datum och utföra några andra funktioner. Låt oss gå igenom dem och ta en titt.

Först måste du öppna verktyget. Gå till Arkiv> Verktyg och klicka på Mailbox Cleanup.

Det finns några verktyg tillgängliga, och vi börjar med att se hur mycket data i din brevlåda.

Granska storleken på din brevlåda

Din Outlook-brevlåda består av mappar - Inkorgen, Skickade artiklar, Arkiv och så vidare - och att veta storleken på mapparna hjälper dig att se var alla dina e-postmeddelanden är. För att få reda på, klicka på "Visa brevlådans storlek."

Detta öppnar fönstret Mappstorlek, vilket visar storleken på varje mapp. Som standard öppnas den i fliken Lokala data. Lokala data är de data som lagras på din dator i dina .pst and.ost-filer.

Kolumnerna visar mappens namn, storlek och total storlek (vilket är storleken inklusive eventuella undermappar). Den bästa delen av den här uppfattningen är att den visar mappar som du inte normalt anser, som kalendern. Om du har flera år av möten och mötesförfrågningar kan du enkelt få en anständig bit kilobytes i kalendern som du kan städa upp genom att radera gamla händelser.

Om du vill se storleken på mapparna på e-postservern klickar du på fliken "Serverdata". Första gången du öppnar den här fliken kan det ta lite tid för att data ska fyllas i. Det här beror på att Outlook kontaktar Exchange-servern och frågar efter data på dina filer (som beräknas i flygningen) och sedan laddar ner och visar resultaten.

Varje gång du öppnar den här fliken kommer datahämtningen att bli mycket snabbare, eftersom Exchange bara måste göra skillnadsanalys och de flesta mappar ändrar inte storleken så mycket. När fliken är laddad ser du mappstorlekarna på Exchange-servern. Det här kanske inte är detsamma som storleken på fliken Lokala data eftersom Outlook inte nödvändigtvis hämtar alla meddelanden till din dator.

I fönstret Lokala data är mappen Total storlek för arkivet 116805 kb, men på fliken Serverdata är den totala storleken 363399 kb-en skillnad på 246594 kb (265 MB). Det är mycket mail som inte syns i lokala data. Vad pågår?

Som standard håller Outlook endast en viss mängd mail på din lokala klient för att säkerställa att ditt email inte tar upp för mycket utrymme. På datorer med en hårddisk som är större än 64 GB (vilket är de flesta av dem nuförtiden) kommer Outlook bara att hålla e-postmeddelanden från det senaste året på din dator. Äldre mail hålls på e-postservern, och du kan komma åt dem. Du kan hämta de äldre posterna och ändra den här standarden om du vill. Tänk på att du kan ändra standard så att den hämtas mindre post, så om du kämpar för rymden kanske du vill ändra standard från 1 år till 6 månader (eller mindre).

(Obs! Det här påverkar bara konton som använder en Microsoft Exchange-server, t.ex. Hotmail, live.com, O365 och vissa företagskonton. Om du använder Outlook för att hämta post från andra leverantörer som Google eller Yahoo ignoreras denna inställning och alla post är hämtat.)

Nu när du vet hur mycket data dina mappar innehåller, kan du prioritera vilka du rensar upp.

Söker efter gammal eller stor post

Om du har mail i många olika mappar kan du söka över hela din brevlåda för äldre eller större mail.

Det här är mycket användbart om du vill hitta mail med stora bilagor som du antingen kan radera eller flytta från Outlook till en hårddisk eller molntjänst. Om du exempelvis vill hitta alla mail över 5 MB kan du ändra fältet "Hitta objekt större än" till 5000 kb och klicka sedan på knappen "Sök".

Standard Outlook-sökpanelen kommer tillbaka med en lista med mail som är minst 5 MB.

Dessa resultat returnerar bara e-postmeddelanden, men du kan ändra fältet "Look" till en viss typ av fil om du vill kasta ett bredare nät.

Från sökresultaten kan du öppna alla e-postmeddelanden och radera dem eller ta bort bilagorna. Glöm inte att spara bilagorna innan du raderar eller tar bort dem om du behöver spara dem.

Skickar av en AutoArchive

Du kan ställa in parametrar för parametrar för varje enskild mapp i Outlook, något som vi tidigare har täckt som en del av en bredare titt på att hålla Outlook igång. Om du har ställt in autoarkivregler kan du sparka bort dem i brevlådauppringningen genom att klicka på knappen "AutoArchive".

Denna process svänger genom alla mapparna i Outlook och tillämpar alla auto-arkivregler du har ställt in. Om du inte har ställt in så kan du oroa dig för att slå den här knappen av misstag, men oroa dig inte. Standardautomatisk regel är att inte göra någonting.

Visa och töm de borttagna objekten

Om du gillar att "mjuk radera" ditt mail genom att flytta dem till mappen borttagna objekt och du sällan tömmer det, är det här alternativet för dig.

Notera: Vissa människor gillar att använda mappen Deleted Items som ett slags arkiv, kasta saker där och aldrig tömma mappen. Det här är inte en bra idé, eftersom det finns många sätt att tömma mappen Deleted Items för lätt. I stället, om du behöver behålla ett meddelande, skapa ett arkiv!

Klicka på "Visa borttagna objektstorlek" för att se hur mycket utrymme dina borttagna objekt tar upp, ta sedan ett djupt andetag och klicka på "Töm".

Det här tar bort alla objekt i mappen Deleted Items. Om det skämmer på dig så tar du en stund till att flytta viktiga mails till ditt arkiv först, men du borde verkligen tömma dina raderade artiklar regelbundet och inte använd det som ett arkiv.

Visa och ta bort konfliktmail

Det sista alternativet i brevlåda är att radera konfliktmeddelanden. Det här är e-postmeddelanden som Outlook anser konflikt med ett befintligt e-postmeddelande eftersom de har samma rubrikinformation. Normalt beror det på tillfälliga synkroniseringsproblem med Exchange-servern, och du borde kunna ta bort dessa e-postmeddelanden utan problem. För att se om du har några e-postmeddelanden i Conflict-mappen klickar du på knappen "Visa konflikter" för att se en filtrerad version av mappstorlekarfönstret.

Om det finns några e-postmeddelanden där stänger du fönstret Mappstorlek och klickar sedan på knappen "Ta bort" i fönstret Postlåda.

Det är verktyget för brevlåda. Det är inte särskilt prickigt, men det är effektivt och användbart.