Så här använder du regler för att hantera din Outlook.com-e-post

Om du är en Outlook.com-användare kan du vara intresserad av att veta att det är mycket enklare att ställa in regler för att hantera dina inkommande och utgående e-postmeddelanden..

Vad är reglerna?

I sin enklaste form är Outlook-regler åtgärder som ditt e-postkonto automatiskt ska utföra baserat på de riktlinjer du har angett. Det finns två huvudkategorier av regler som du kan skapa. Det här är organisatoriska regler och anmälningsbaserade regler. Dessa regler kommer inte att vara retroaktiva, vilket innebär att de endast gäller för olästa meddelanden.

1. Organisera dina e-postmeddelanden - Dessa regler fokuserar på att arkivera och organisera meddelanden baserade på avsändare, ämnesord och mappar i ditt Outlook-konto. Dessa är till hjälp för att sätta e-postmeddelanden i relevanta mappar eller kategorier.
2. Håll nuvarande - Dessa regler skickar meddelanden baserade på dina inkommande meddelanden. Dessa är användbara om du vill få meddelanden om nya e-postmeddelanden till dina mobila enheter.

Skapa nya regler i Outlook.com

När du är inloggad på ditt Outlook.com-e-postkonto klickar du på knappen "Inställningar" och sedan på alternativet "Hantera regler" för att skapa en ny regel.

Klicka nu på knappen "Ny" för att skapa din första regel. Som ni kan se finns det två huvudavsnitt. Till vänster kommer du att tilldela ett villkor eller flera villkor för att identifiera de e-postmeddelanden som din nya regel gäller. Den högra sidan är där du kommer att definiera vilken åtgärd Outlook tar med dina e-postmeddelanden.

För det här exemplet väljer vi två av de nio förutsättningarna som e-postmeddelandet måste uppfylla, samt två av de åtta åtgärderna.

VILLKOR ÅTGÄRDER

Vi klickar först på länken villkor för att lägga till ett andra villkor. Låt oss säga att alla e-postmeddelanden från "[email protected]" som har ordet "Apple" i ämnesraden ska skickas till en mapp som heter "Apple Emails" och måste kategoriseras som "VIKTIG !!!"

Gör detta genom att redigera din regel tills de två sektionerna ser ut som bilderna nedan.

Slutligen klickar du på "Skapa regel" och låter den träda i kraft. Från och med nu kommer alla e-postmeddelanden från [email protected] som har ordet äpple att klassificeras som viktiga och flyttas till din "Apple Emails" -mapp.

Om du vill redigera någon av dina tidigare skapade regler är allt du behöver göra, klicka på regeln och redigera den i fönstret som dyker upp. För att radera en regel klickar du helt enkelt på den lilla papperskorgen bredvid regeln.

Skapa regler från e-postmeddelanden

Sidan "Hantera regler" är inte det enda sättet att skapa regler för dina e-postmeddelanden. Alternativt, om du vill skapa en regel baserad på ett e-postmeddelande som du mottog, hitta det helt enkelt i din inkorg och högerklicka på det. Välj sedan alternativet "Skapa regel".

Alternativt kan du klicka på e-postmeddelandet för att öppna det och skapa en regel genom att välja alternativet från "Utökad meny".

När du har gjort det kommer du att se ett popup-fönster som visas nedan, där du kan anpassa regeln efter behov.

Organisera dina regler

Det är viktigt att komma ihåg att Outlook.com automatiskt väljer de regler du definierar och implementerar dem baserat på den ordning de visas i din lista med regler. Det är därför som det är viktigt att organisera dina regler i sin viktiga ordning. Klicka bara på upp och ner pilarna bredvid reglerna för att placera dem i ordning efter behov.

Regelgränser

Nu när du vet hur man skapar och organiserar dina regler måste du veta att det finns vissa begränsningar för reglerna i Outlook.com Web App. Det finns en gräns för hur många regler du kan skapa. Av någon anledning tilldelas du bara 64 KB för dina Outlook.com-regler. Det finns inget definitivt svar på hur många regler du kan skapa eftersom reglernas storlek varierar beroende på regelens längd och hur många villkor och åtgärder du har definierat. När du har nått din gräns, kommer Outlook.com att meddela dig att du inte kan skapa några fler regler. Det här är när du behöver konsolidera regler eller radera gamla regler som inte längre behövs.

Utöver gränsen för antalet regler som du får skapa, om du också använder Microsoft Outlook-skrivbordsapplikationen med regler, kan du få en varning om att dina regler stämmer överens med dem på skrivbordet. Du måste dubbelkollera för att du kan inaktivera de motstridiga reglerna eller ta bort dem om det behövs.

Grattis, du vet nu ganska mycket allt du behöver veta om att skapa, manipulera och använda regler i Microsoft Outlook Web App. Ha kul att hantera din digitala kommunikation med lätthet på Outlook.com.