Spara tid med anpassade sökmappar i Microsoft Outlook
Att söka i Outlook är ganska enkelt, men varför stör du att skriva ut samma sökningar om och om om du utför dem regelbundet? Med anpassade sökmappar kan du spara de anpassade sökningarna så att du kan komma tillbaka till dem med bara ett klick eller två.
Och medan det är frestande att bara tänka på anpassade sökmappar som en sparad sökning, är de faktiskt svalare än det. Eftersom de uppdateras automatiskt fungerar de faktiskt mer som virtuella mappar, som liknar etikettfunktionen i Gmail, utom kraftfullare. Vill du ha en mapp som endast visar meddelanden som är olästa, från en viss person och har ett eller flera bilagor? Inga problem.
Låt oss ta en titt på hur man ställer in dem.
Skapa en fördefinierad sökmapp i Outlook
Outlook har redan ett antal fördefinierade sökmappar som du kan använda till. Du kan inte ytterligare anpassa några av dessa, men de är värda att ta en titt först först om de täcker dina behov.
Till att börja med hittar du dina sökmappar längst ner i listan med mappar i din Outlook-datafil på vänstra sidan av fönstret. Varje datafil har sin egen sökmapp, så om du använder Outlook för att kontrollera mer än ett konto kan du ställa in olika sökmappar för var och en.
Du kan inte ens välja den mappen "Sökmappar", tills du har skapat din första sökmapp. För att skapa en sökmapp växlar du till fliken "Mapp" på bandet och klickar sedan på knappen "Ny sökmapp".
Detta öppnar fönstret Ny sökmall. Du får se ett gäng fördefinierade sökmappar organiserade i kategorier som Läsa e-post, Mail från personer och listor och organisera e-post. De flesta av mapparna är ganska självförklarande, så vi kommer inte att täcka dem i detalj - du kan bara bläddra igenom dem.
Här skapar vi en ny sökmapp som visar oläst mail. Det är en superhantig sökmapp att ha runt eftersom det visar allt ditt olästa e-postmeddelande, oavsett vilken mapp den är lagrad i. Klicka bara på sökmappen du vill skapa och tryck sedan på "OK" -knappen.
Ganska enkelt, eller hur? Låt oss nu ta en titt på att skapa egna skräddarsydda mappar, som är mycket kraftfulla.
Skapa en anpassad sökmapp i Outlook
Anpassade sökmappar ger dig ytterligare kriterier som de fördefinierade sökmapparna inte innehåller - du kan ganska söka efter vilket fält ett Outlook-meddelande innehåller. Viktigare är att du kan skapa en anpassad sökmapp som använder flera kriterier för att välja meddelanden. Du kan till exempel ha ett enda visningsmeddelande från vissa personer och som har specifika ord i ämnesraden.
För att skapa en sökmapp växlar du till fliken "Mapp" på bandet och klickar sedan på knappen "Ny sökmapp".
I fönstret Ny sökmall rullar du ner till botten av listan, väljer alternativet Skapa en anpassad sökmall och klickar sedan på knappen "Välj" som visas.
Skriv in ett namn för din mapp i fönstret Anpassad sökmall.
Därefter ställer du in kriterierna för sökningen, så klicka på knappen "Kriterier".
I fönstret Sökmappkriterier kan du verkligen anpassa din sökning och du kan välja så många tillgängliga kriterier som du vill.
Fliken "Meddelanden" innehåller grundläggande kriterier som låter dig söka efter specifika ord i ämnet eller meddelandekroppen, avsändarna och mottagarna. Du kan också begränsa sökningen till meddelanden där du är den enda personen på linjen "Till" eller på "Till" eller "Cc" -linjen med andra personer.
Och du kan även ange ett tidsintervall för meddelandena baserat på när de mottogs, skickades, ändrats och så vidare. Så, till exempel, kan du bara visa meddelanden som mottogs under de senaste sju dagarna.
Fliken "Fler val" ger ännu fler kriterier för att minska din sökning. Du kan söka efter meddelanden i specifika kategorier, de som är olästa eller har bilagor, med betydelsen av meddelandet, de som är flaggade eller inte, och till och med av den faktiska storleken på meddelandet. Den sista kan vara till hjälp för att hitta och ta bort stora bilagor förresten.
På fliken Avancerat kan du lägga till kriterier baserade på alla fält som ett Outlook-objekt kan lagra. Det finns massor av dem, så vi kommer inte att täcka dem här. Men om du behöver söka efter något du inte har hittat på de andra flikarna är chansen att du hittar den genom att klicka på "Fält" -knappen och bläddra i menyerna.
När du är klar med att ställa in alla de kriterier du vill ha på de tre flikarna, fortsätt och klicka på "OK" -knappen för att återgå till fönstret Anpassad sökning. Det finns ytterligare en sak du kanske vill konfigurera här innan du är klar.
Som standard kommer den anpassade sökningen du skapar att dra från alla mappar i din Outlook-datafil. Om du vill begränsa det till bara vissa mappar, klicka på "Bläddra" -knappen.
I fönstret Välj mappar väljer du de mappar du vill inkludera i sökningen och klickar sedan på "OK" -knappen.
Och sedan tillbaka i fönstret Anpassa, fortsätt och klicka på "OK" igen.
Outlook skapar den anpassade sökmappen och lägger till den i mappvisningen.
När du får hänga med att använda den är funktionen Custom Search Folder ganska kraftfull. Här är några exempel på saker du kan använda sökmappar för:
- Meddelanden till och från din chef
- Meddelanden med olösta uppföljningsflaggar per kategori (till exempel kan du söka efter endast de oupplösta föremålen i den personliga kategorin)
- Meddelanden med stor betydelse
- Meddelanden till och från en klient (Du kan till och med använda hela domänen i sökrutan och välja att söka i alla fält)
- Meddelanden med bilagor och som är över en viss storlek (bra för att bli av med stora bilagor och minska storleken på din datafil)
Och det klarar bara ytan. Så, vilka typer av sökmappar skapar du? Låt oss veta i kommentarerna!
