Spara, redigera och dela dokument med Microsoft Web Apps

En av de mer spännande funktionerna med den nya Office 2010-versionen från Microsoft är möjligheten att dela och redigera dokument med sin Office Web Apps-tjänst. Idag tar vi en titt på hur det fungerar med Office 2010.

För en tid sedan tog vi en översikt över funktionen Office Live Web Apps och vad du kan förvänta dig. Här kommer vi att titta närmare på funktionerna med Office 2010 och vad du kan göra med den nya tjänsten.

Använda Microsoft Live Web Apps med Office 2010

I det här exemplet tar vi en titt på att dela MS Office-dokument och förbereda dem för samarbete online. Innan du delar ett dokument kan du klicka på fliken Arkiv som de kallar Backstage-visning. Den innehåller funktionen Förbered dig för delning som låter dig inspektera dokumentet, kontrollera tillgänglighet och kontrollera kompatibilitet.

I dokumentinspektionen bestämmer du vilken typ av innehåll du vill analysera.

Det ger dig resultaten och du kan klicka för att ta bort olika aspekter av dokumentet.

Spara till SkyDrive

Klicka på fliken Dela på vänster sida där det ger dig möjlighet att dela dokumentet på dig SkyDrive, SharePoint, publicera till din blogg eller skicka som e-post.

När du delar den till din SkyDrive uppmanas du att logga in på ditt Live-konto.

Efter inloggning kan du välja vilken mapp på din SkyDrive som ska spara dokumentet.

Det tar ett ögonblick för att anslutningen ska etableras, Explorer öppnar upp de filer du har i SkyDrive-mappen och du kan spara det som du normalt skulle ha på din lokala dator.

Medan dokumentet sparar kommer du att se en statusfält längst ner i dokumentet som visar att den laddas upp till servern.

Office 2010 har en funktion som heter Upload Center som låter dig hålla reda på de dokument du laddar upp. Härifrån kan du hantera de dokument som du laddar upp till servrarna.

Om MS-servrarna är oåtkomliga av någon anledning kommer dokumentet att visas som en väntande uppladdning i avsnittet Backstage och du kan försöka ladda upp det igen eller avbryta ändringarna.

Öppna och redigera dokument på nätet

För att komma åt och redigera de uppladdade dokumenten från webben måste du logga in på ditt Windows Live-konto och gå in i SkyDrive och välj det dokument du vill arbeta med.

På nästa skärm kan du själv och andra medarbetare lämna kommentarer på dokumentet.

För att dela ett dokument med andra måste du se till att de har behörighet till mappen dokumenten är lagrade i, skicka sedan länken till webbadressen.

Web Apps-tjänsten har för närvarande begränsad funktionalitet jämfört med skrivbordet, men det tillåter grundläggande redigering och är ett bra sätt att dela och samarbeta i dina dokument.

Med PowerPoint Web App kan du göra snabba ändringar och skapa nya grundläggande presentationer. Det finns inget spara alternativ eftersom redigeringar till en presentation sparas automatiskt.

Med PowerPoint-presentationer kan du starta en bildspel. Det här är praktiskt om du vill dela en presentation i läsningsläge till andra på webben.

För närvarande kan du bara läsa, skriva ut eller öppna Word Web Apps ... det finns ingen möjlighet att redigera dem online, men enligt Microsoft är det här alternativet på väg.

Slutsats

Office Web Apps är fortfarande i teknisk förhandsvisning och Office 2010 är i beta-test, men båda är tillgängliga för alla och du kanske vill komma igång nu. Det finns flera sätt att dela och få tillgång till dokument online via Web Apps och även med SharePoint vilket är bra för företag. En annan cool sak om Web Apps är att de kommer att fungera med andra webbläsare än Internet Explorer. Enligt webbplatsen stöder den officiellt Internet Explorer 7 och 8, Firefox 3.5 och Safari 4 på Mac, även om jag har kunnat få det att fungera ganska bra i Google Chrome. Om du letar efter enkelt sätt att lagra, redigera och dela dokument online eller från en mobilenhet, är Web Apps en spännande ny funktion som du kan börja använda nu.

Microsoft Office Web Apps