Nybörjarens guide till Microsoft Outlook 2013

Många av oss kräver organisation och produktivitet. Om du redan använder Microsoft Office, har du redan det ultimata verktyget för att sätta det begäret: Outlook 2013.

Utsikterna är viktiga i många organisationer, inte bara för sina uppenbara e-mail färdigheter, men det är också kalendrar, uppgifter och kontakter talanger. Ett typiskt företag kan ansluta Outlook till en Exchange-server, och alla kan dela samma adressbok och kalendrar, vilket gör det till ett utmärkt verktyg för samarbete på företagsnivå..

Tyvärr har de flesta människor inte en Exchange-server inbyggd i hemmet och vet nog inte ens vad det är. Men det är okej, Outlook fungerar lika bra på din hemdator och ger fortfarande alla funktioner som gör det så kraftfullt produktivitetsverktyg: e-post, uppgifter, möten, adressböcker och mycket mer!

Arbeta med Outlook - En liten primer

Outlook kommer inte att blända dig när du först öppnar den. För alla ändamål är det en annan applikation i Microsoft Office-ekosystemet och som sådan kommer det att ha en hel del välkända element.

Till skillnad från andra populära Office-appar är Outlook till stor del byggt kring sina olika funktioner - Word är främst för att skapa textdokument, Excel handlar om kalkylblad, PowerPoint gör presentationer - men Outlook är en app för många hattar.

Utsiktens standardvy är inkorgen, längst upp är bandet, som är dolt i den här vyn för att spara skärmutrymme.

Älska dem eller hata dem. Band är överallt i hela kontoret. Vi behöver inte spendera mer tid än att gå över de relativa fördelarna med deras existens, självklart är de här för att stanna. Som sagt, kom alltid ihåg, om du vill snabbt gömma eller visa bandet, använd bara CTRL + F1.

Om du klickar på någon av menyfunktionerna längst upp visas bandet och du kan välja funktioner och verktyg. Om du vill att bandet ska fortsätta kan du använda "CTRL + F1" eller klicka på den lilla pushpin-ikonen i nedre högra hörnet.

Fliken Hem på bandet ändras kontextuellt beroende på vilket läge du befinner dig i. I ovanstående skärmdump ser vi våra alternativ för Mail.

Nedan har fliken Hem ändrats för att återspegla kalenderens alternativ. Observera att bandet är fastat så att trycket har ändrats till en pil om du vill kollapsa det igen (eller använd "CTRL + F1").

De återstående bandflikarna - Skicka / Ta emot, Mappa, Visa och, naturligtvis, Fil - är alla i stort sett konsekventa för vilket läge du befinner dig i. Vi kommer att titta närmare på dem alla i nästa avsnitt.

Låt oss ta en snabb titt på hur du flyttar mellan lägen och ändra din vy. Längs vänstra kanten ser du mapppanelen. Längst ner i den här rutan är genvägar till Outlook-lägen. I det här exemplet ser du ikoner för Inkorgen, Kalender, Människor, Uppgifter och så vidare.

Om du klickar på pilen högst upp i navigeringsfönstret kommer den att expandera rutan, som visar mappträdet för ditt e-postkonto.

På samma sätt kan du se den aktuella vyn i mapprutan om du växlar till kalenderläget.

Klicka på de tre punkterna för att komma åt ytterligare Outlook-lägen, till exempel Notes, Mappar och Outlook-genvägar. Välj "Navigationsalternativ" och du kan ändra den ordning i vilken navigationselementen visas.

Att stänga av "Compact Navigation" kommer att vädja till användare med större upplösningsdisplayer. Du kan också öka eller minska hur många objekt som visas och den ordning de visas.

Skicka ta emot

Fliken Skicka / Mottag är inriktad specifikt mot Inkorgen, men den kommer också att visas i de andra lägena (Kalender, Uppgifter etc.), även om de inte har samma funktion.

Här ser vi till exempel kalenderens Skicka / Ta emot flik, vilket avbryter serverns avsnitt.

Beroende på vilken typ av postprotokoll du använder (i den första skärmdumpen arbetar vi med ett IMAP-konto) kan du kanske inte bara hämta huvud eller markera / avmarkera meddelanden som ska hämtas etc..

Skicka / ta emot alternativ är således beroende av hur du konfigurerar dina e-postkonton, men lång historia kort: vi rekommenderar IMAP starkt.

Mapp

Sammantaget är fliken Mappa ganska konsekvent över alla lägen, med det anmärkningsvärda undantaget från kalendern. Nedan ser du fliken Inkorgmapp, som låter dig göra alla typer av mappadministration (om du inte använder ett IMAP-konto, så kommer du inte att se IMAP-fliken).

Knappen AutoArchive Settings är lite förvirrande eftersom det inte på något sätt påverkar hur din inkorg automatiskt arkiverar gammalt mail. Om du vill hålla ditt mailfotavtryck litet och lättare att hantera måste du öppna alternativen och gå till AutoArchive-inställningen där. Öppna alternativen och välj kategorin "Avancerad".

När du har hittat AutoArchive-alternativet klickar du på knappen "AutoArchive Settings ..." för att öppna en mycket mer användbar dialog än vad du får från bandet.

Som vi nämnde är flertalet av mappflikarna ganska konsekventa i hela Outlook, förutom kalendern, som anpassar sig till kalenderspecifika funktioner. Du kopierar till exempel inte eller flyttar mappar, du kopierar eller flyttar kalendrar och så vidare.

För det mesta gör du en hel del mappadministration med avseende på din inkorg, eftersom e-postmeddelandet självklart snabbt kan bli obehagligt och överväldigande om du inte har en bra mappstruktur och organisation.

Se

Visningsalternativen innehåller följande viktiga funktioner. Det här är fliken Visa som sett från inkorgen.

Notera fönstret Påminnelser, som du kan öppna när som helst för att kontrollera dina påminnelser, till exempel om du missade en eller avstängd från en annan. Om du hade några påminnelser som visas kan du välja att avvisa var och en, slå på snooze-knappen eller helt enkelt avfärda allt på en gång.

De andra View-flikarna varierar beroende på läge. Följande är hänförligt till kalendern, som lägger till möjligheten att ändra den aktuella vyn, arrangemanget, färgen och layouten. Återigen gör Layout-sektionen mycket av samma saker i hela Outlook, men det är viktigt att notera att det inte är universellt, så det du aktiverar i Uppgifterna eller Kalender eller E-postlägen replikeras inte under hela applikationen.

Det är också viktigt att uppmärksamma arrangemanget. Så här ser arrangemangsdelen ut i uppgiftsläget. Lägg märke till hur du kan sortera och ändra uppgiftsvyn för maximal påverkan.

Genom att använda fliken Visa per dina inställningar kan du skära igenom och sortera information snabbt, eftersom det ökar och bygger över tiden. Din kalender kommer inte att vara tom, dina uppgifter kommer att multipliceras, posten pölar upp och med hjälp av olika arrangemang och layouter kan du hjälpa dig att bli mycket mer produktiv istället för att blinda flailing om.

Funktionsband

Låt oss nu diskutera hur dina alternativ ändras från funktion till funktion. Här är allt du behöver för att skriva ut ett grundläggande e-postmeddelande, lägga till bilagor, taggar och formatera din text. Det finns inget alltför komplicerat och du borde kunna producera ett fantastiskt e-postmeddelande.

Jämför det med Task Ribbon, som är tillgängligt genom att starta eller öppna en uppgift. Ta en stund att notera hur annorlunda det är från meddelandebandet.

Jämför det med fliken Infoga. Fliken Infoga är statisk i hela Outlook, du kan påverka innehållet i ditt meddelande, uppgift, kalenderhändelse etc. med samma alternativ och funktioner.

E-postmeddelanden lägger till en flik Alternativ, som har en hel del användbara funktioner. Utöver teman, som kanske inte är till nytta för dig, finns det BCC (blind kol kopi, för när du vill dölja mottagare från e-posthuvudet) och Spårningsfunktioner. Sammantaget finns inget här av avgörande betydelse, men om du någonsin behöver begära ett leverans- eller läskvitto är fliken Alternativ platsen att gå.

Fliken Format text är densamma oavsett vilken funktion du är engagerad i, och det finns inte mycket att prata om. Den här fliken har en slående likhet med formateringsfunktionerna som finns i Word, så om du använder Word för att skriva och formatera dokument kommer dessa kontroller troligen att vara bekanta med dig.

Slutligen är fliken Granskning din fliken "just-in-case". Du kan använda den här fliken s korrektionsverktyg för att kontrollera din stavning och grammatik, hitta ett bättre ord och bara ta reda på hur många ord som finns i din email / uppgift / möte.

Fliken Granskning är densamma i hela Outlook-programmet. Observera också att det innehåller språkfunktioner, här kan du ställa in dina språkinställningar och provningsinställningar. Du kan också översätta saker som om du överensstämmer med en utländsk partner eller någon skickar lite text på ett annat språk.

Det är en stor del av den ytterligare funktionaliteten i Outlook. Självklart hoppade vi över många detaljer, men vi känner att vi förstår Ribbonsystemets natur. När du vill använda en funktion vet du var du ska leta efter.

Ställa in ditt e-postkonto automatiskt och manuellt

Låt oss kortfattat diskutera hur du konfigurerar ett e-postkonto automatiskt och manuellt. När du startar Outlook först kommer det att fel dig att skapa ett konto.

Du har ett val, du kan ställa in Outlook direkt med ett e-postkonto, eller du kan hoppa över den här delen och lägga till ett konto senare.

Om du väljer "Nej" kommer ett varningsmeddelande att resultera i att du i princip säger att Outlook är ganska lamt utan minst ett e-postkonto. Självklart kan du fortfarande använda den för att spåra uppgifter, anteckningar, hålla en kalender och andra saker, men Outlook är verkligen en e-postcentrerad upplevelse.

Med det i åtanke kommer vi att konfigurera Outlook med ett e-postkonto. Du kan initialt försöka göra det automatiskt, där du kommer att ange lite kortfattad information om ditt konto och programmet försöker automatiskt identifiera inställningarna.

Ibland fungerar det, något det inte gör. Om det gör så vinner du och du kan gå vidare till nästa avsnitt. Om det inte eller du vet att du behöver konfigurera en ytterligare servertyp väljer du alternativet "Manuell inställning" och klickar på "Nästa" för att fortsätta.

För praktiska skull kommer vi att skapa ett tidigare existerande konto med hjälp av den automatiska metoden. Vi beskriver bara manuella metoder. Om du behöver konfigurera ett konto manuellt, föreslår vi att du går vidare till den sektionen. Under tiden använde vi helt enkelt ett Outlook.com-konto, levererat vårt lösenord, och du ser resultatet nedan.

Att använda en Outlook.com är typ av en enkel väg ut, om du vill konfigurera ett icke-Microsoft-mail, behöver du noggrant konfigurera det manuellt. Om du inte vet hur du gör det, rekommenderar vi att du söker efter hur du konfigurerar Outlook med ditt specifika e-postmeddelande.

Som sagt, i vårt enkla exempel klickar vi på "Slutför" och Outlook öppnar sig sedan till vår glänsande nya inkorg.

Manuell kontoinställning

Nu när du har en ganska bra förståelse för Outlook: s grundläggande funktioner, låt oss återvända till och diskutera hur du konfigurerar ytterligare e-postkonton. Det finns en bra chans att du är som många andra människor och har två eller flera e-postkonton. Tack och lov kan du konfigurera Outlook för att fungera med många olika e-postkonton, inklusive POP och IMAP, och du kan ha så många konton som du kan hantera personligen.

POP och IMAP?

Så vad menar vi att prata om POP och IMAP??

POP- eller Post Office-protokollet har funnits för evigt, och om du någonsin har använt och skickat e-postklienten för att ansluta till ditt Internetleverantörslevererade e-postmeddelande eller hämta ditt mail från en webbmailtjänst, kan du ha anslutningar med POP. POP är utmärkt för att ladda ner dina meddelanden.

Om du konfigurerar ditt konto för att arbeta med IMAP, kommer Outlook att kopiera din online-mappstruktur och synkroniserar vanligtvis bara några veckors värde av e-post i taget. Din e-post kommer inte att tas bort från servern, och du kan välja att bara ladda ner bara meddelandehuvuden, vilket är fantastiskt om du har 1000-tal meddelanden i dina mappar.

Så du har POP, vilket är föråldrat och något som helst att ta en machete till ditt e-postmeddelande, och då finns IMAP, som är mer raffinerad, modern och lämplig om du vill behålla samma inkorg på nätet och som offline.

Som vi sa tror vi att IMAP är den överlägset överlägsenaste metoden.

Lägga till och hantera flera e-postkonton

Att lägga till och hantera flera e-postkonton i Outlook är väldigt enkelt. Om du vill lägga till ett nytt e-postkonto klickar du på fliken "Arkiv" på bandet och klickar på "Lägg till konto." Inställningsskärmen för automatisk konto visas. Om du vill (eller behöver) manuellt konfigurera ditt konto, välj "Manuell inställning" och klicka på "Nästa".

Som vi nämnde tidigare är ditt val mellan kontotyper sannolikt POP eller IMAP, och du ställer in ditt konto eftersom den ena eller den andra vanligtvis kommer att beskrivas av din e-postleverantör. Det vill säga om du använder Gmail eller Yahoo! Eller till och med det e-postmeddelande som din Internetleverantör ger dig, bör du konsultera dem eller Internet för specifika instruktioner och inställningar som du behöver använda den med Outlook.

Å andra sidan, om du använder Outlook.com eller annan Exchange ActiveSync-typtjänst, är informationen ganska enkel att tillhandahålla.

När du har lagt till dina konton, om du någonsin behöver hantera dem kan du välja det konto du vill hantera från rullgardinsmenyn högst upp på sidan Kontoinformation som finns på fliken Fil.

Klicka på "Kontoinställningar" och "Kontoinställningar" igen. Från det resulterande fönstret kan du skapa ett nytt konto, reparera en aktuell, ta bort den, sätt den som standard (om du har mer än en) och naturligtvis ändra eventuella inställningar om det behövs.

Här ser vi inställningarna för ett Outlook.com-konto. Det finns inte mycket vi kan göra åt det, men om du nyligen ändrade ditt lösenord kan du snabbt fixa det här.

Nedan visas en IMAP-inställning, som konfigurerades för hand enligt inställningarna från Google.

Whoa, det finns mycket mer pågår där, och vi måste till och med gräva i "Fler inställningar ..." för att fiska med serverportar.

Kom ihåg att du bara måste göra den här typen av saker en gång och glöm det. Om du inte ändrar ett lösenord senare, eller vill lägga till / ta bort ett konto, är ditt arbete med inställningar för e-postkonto effektivt över.

Om du vill veta mer om att lägga till Gmail IMAP-konton i Outlook har vi en praktisk liten guide som hjälper dig med det.

Klar, Ange, E-post!

Medan du kanske är nöjd med bara Gmail eller bara Yahoo! Mail för daglig användning, om du använder flera e-postkonton, till exempel ett personligt, professionellt och / eller arbetskonto, kan det hända att du inte kan växla mellan konton, plugga möten i kalendern eller hantera uppgifter genom att ha en e-postklient som Outlook..

Det är en verklig, hållbar, allt-i-ett-produktivitetslösning, och med tanke på Microsofts förnyade fokus på Office-paketet, är det fortfarande en relevant del av många användares dagliga rutiner.

När dina e-postkonton är konfigurerade och redo kan du börja använda Outlook och utforska alla dess funktioner. Du kommer troligen att hitta det ganska lätt att använda, och det finns mycket mer som How-To Geek kan hjälpa dig med tidigare artiklar, eller genom att bara fråga i vårt diskussionsforum.