Använd villkorad formatering för att göra viktiga Outlook-meddelanden

Outlook låter dig skapa och anpassa mappvisningar på många sätt, till exempel att lägga till och ta bort kolumner eller gruppera och sortera meddelanden. Du kan också använda regler för att göra Outlook-visningsmeddelanden på olika sätt baserat på deras egenskaper (som avsändare, ämnesrad eller tidsstämpel). Det här kallas villkorlig formatering. Låt oss ta en titt på hur det fungerar.

Uppdatering: En av våra läsare uppmärksammades att villkorlig formatering endast är tillgänglig i Windows-versionen av Outlook och inte MacOS-versionen. Tack, Christy!

Komma igång

För att komma igång med att konfigurera villkorlig formatering, gå till Visa> Visa inställningar.

Du kan också få tillgång till avancerade visningsinställningar genom att högerklicka på mapphuvudet och välja kommandot "Visa inställningar".

Fönstret Avancerade visningsinställningar låter dig anpassa mappvisningen. Klicka på knappen "Villkorlig formatering".

Detta leder dig till det villkorliga formateringsfönstret som du ska använda för att ställa in olika regler för hur meddelanden formateras.

Objekten som visas i listan "Regler för den här vyn" är de standardregler som följer med en oanpassad mappvy. Du kan till exempel se att "olästa meddelanden" visas i fet, blå Segoe UI-teckensnitt med en storlek på 11 poäng.

Hur reglerna fungerar

Reglerna är de villkor som ett meddelande måste möta för Outlook för att kunna använda formateringen. I standardreglerna aktiveras till exempel "Olästa meddelanden" -regeln när ett meddelande är markerat som oläst. När den här regeln är aktiverad använder Outlook den djärva, blåa, 11-punkts Segoe UI-teckensnittet för att visa den.

Outlook tillämpar regler i ordning från toppen av listan. Regler som är högre upp på listan har företräde framför reglerna lägre ner. Hur fungerar det i praktiken? Låt oss säga att du har två regler, en högst upp i listan som ändrar teckensnittet till grönt och en nedre i listan som ändrar teckensnittet till rött. Om ett meddelande uppfyller villkoren för båda reglerna ändras teckensnittet till grönt eftersom den här regeln är högre upp på listan - regeln som ställer in tecknet till rött ignoreras.

Med standardreglerna kan du bara ändra teckensnittet. Du kan inte radera standardregler eller flytta ordern eller ändra villkoren för regeln. Du kan stänga av standardreglerna genom att avmarkera dem i listan "Regler för den här vyn".

Så här lägger du till en ny regel

I fönstret Villkorligt formatering klickar du på knappen "Lägg till". En ny regel som heter "Untitled" kommer att läggas till i listan. Ge din regel ett namn och klicka sedan på knappen "Skick".

Filterfönstret låter dig bestämma villkoret eller villkoren för att posten ska träffas för att formateras.

Vi ska bara använda ett enkelt exempel här och leta efter meddelanden som skickades av "Rob Woodgate" och innehålla ordet "Outlook" i fältet Ämne.

För att göra detta, klicka först på knappen "Från", vilket öppnar adressboken och välj en kontakt.

Sedan lägger vi till "Outlook" i fältet "Sök efter ordet", så att endast alternativet "Ämnesfält" är valt från rullgardinsmenyn "In". Klicka på "OK" när du är klar.

Tillbaka i den villkorliga formateringen, klicka på knappen "Font".

Vi kommer att göra meddelanden som matchar filtret vi ställer in visas i lila och fetstil. Ställ upp ditt men du vill, klicka på "OK" -knappen, klicka på "OK" igen för att stänga fönstret Villkorlig formatering och sedan en gång till för att stänga fönstret Avancerade visningsinställningar.

Reglerna tillämpas omedelbart. Du kan se nedan de meddelanden som uppfyller våra villkor är nu djärva och lila.

Detta är bara ett enkelt exempel - du kan lägga till många villkor, även mycket komplexa. Tillbaka i det här filtreringsfönstret kan du växla över till fliken "Fler val" för att se en massa ytterligare villkor du kan välja.

Här kan du välja att matcha ett meddelande om:

Det har tilldelats en viss kategori
Det är läst eller oläst
Det har bilagor eller inga bilagor
Den är markerad som hög, normal eller låg prioritet
Den har blivit flaggad av dig, av någon annan, av ingen, eller markerad som komplett
Texten du söker behöver matcha fallet
Det är en viss storlek, större eller mindre än en viss storlek, eller mellan två storlekar

Byt till fliken "Avancerad" och du kan skapa komplexa villkor.

På fliken Avancerat kan du välja vilket fält som helst från Outlook, och välj ett villkor som du vill matcha. Det kan vara ganska enkelt, till exempel att matcha avsändaren till en exakt adress, men du har många alternativ att välja mellan. Låt oss säga att du vill att din regel ska matcha e-postmeddelanden som du fått. Klicka på "Fält" knappen, peka på "Date / Time Fields" och klicka sedan på "Received" alternativet.

Klicka på "Condition" rullgardinsmenyn för att välja ditt tillstånd.

Valen är mycket större än du kan förvänta dig:

när som helst
I går
I dag
I morgon
Under de senaste 7 dagarna
Under de kommande 7 dagarna
Förra veckan
Denna vecka
Nästa vecka
Förra månaden
Den här månaden
Nästa månad
På
På eller efter
På eller innan
Mellan
Existerar
Existerar inte

Och de andra fälten du kan välja erbjuder liknande mängder av alternativ.

Välj ditt skick, lägg till ett värde och klicka på knappen "Lägg till i listan".

Du kan lägga till så många villkor på listan som du vill. För att ge dig en uppfattning om hur många fält det finns, här är en titt på bara "Alla brevfält" -menyn.

Menyn "Alla kontaktfält" har över fyra alternativkolumner - så många vi inte kunde passa in i en förnuftig skärmdump. Så vi ska inte gå igenom alla fält och villkor, men nu vet du var de är och hur man använder dem.

Du kan ställa in flera villkor i en regel för att få saker så specifika som du vill. Vill ha Outlook-visningsmeddelanden i en röd 16pt-typ om de kommer från en viss kontakt, mottaget under de senaste sju dagarna, innehåller ett visst ord i ämnet, och inkludera en bilaga? Inget problem.

Så här tar du bort en regel

Om du har skapat en regel och du inte längre vill ha det, är det enkelt att radera. I fönstret Villkorlig formatering väljer du den regel du vill radera och klickar på knappen "Radera". Kom bara ihåg att du bara kan radera regler du har skapat-inte Outlook: s inbyggda standardregler.

Du kan lägga till så många villkor som du vill, och har så många regler som du vill. Och som vi visade dig tidigare, när du har de villkorliga formateringsreglerna som du vill kan du kopiera vyn till en annan mapp eller till alla mappar om du vill.