Användarhandbok till Dropbox Delade mappar

Dropbox är ett otroligt användbart verktyg för att hålla alla dina filer synkroniserade mellan dina datorer och molnet. Här ska vi titta på hur du kan hålla hela ditt lag på samma sida med Dropbox delade mappar.

Skapa en delad mapp

Det är enkelt att ställa in en delad mapp i Dropbox. Lägg till de filer du vill dela till en mapp i Dropbox på din dator, högerklicka i mappen, välj Dropbox och välj sedan Dela den här mappen.

Alternativt loggar du in på ditt Dropbox-konto online, klickar du på rullgardinsmenyn bredvid mappen du vill dela och klickar på Dela den här mappen.

Ange nu e-postadresserna till de personer som du vill dela mappen med och ange eventuellt ett meddelande som förklarar varför du delar mappen.

De personer du bjuder in kommer att få ett mail som bjuder in dem att visa och gå med i den delade mappen. Om de inte har anmält sig till Dropbox kan de direkt registrera sig. annars kan de helt enkelt logga in på sitt Dropbox-konto och börja lägga till eller redigera filer.

Delade mappar har en lite annorlunda ikon i din Dropbox. Lägg märke till den delade mappen till vänster har en ikon med 2 personer, medan mappen till höger som inte delas visar förhandsvisningar av innehållet.

Se din delade mapps historia

När dina medarbetare med dina delade mappar lägger till eller ändrar filer ser du en verktygstipsanmälan som berättar vad som ändrats.

Du kan också se ändringarna online. Logga in på ditt Dropbox-konto i din webbläsare och välj fliken Events. Detta visar alla ändringar i din Dropbox, men du kan bara visa ändringarna i din delade mapp genom att välja sitt namn på vänster sidofält.

Nu kan du se alla senaste ändringar i din mapp och kan även se vem som lägger till eller tar bort varje fil.

Nederst på sidan kan du till och med lägga till en kommentar som alla medarbetare kommer att se.

Om någon raderade en fil du fortfarande behöver kan du återställa den genom att klicka på länken i den här onlinehistoriken. Du kan också visa alla borttagna filer genom att högerklicka i din Dropbox-mapp i Utforskaren. Välj Dropbox och klicka sedan på Visa borttagna filer.

Bli anmäld när en ändring görs

Du är inte alltid framför din dator; du har ett liv bortom dina projekt, trots allt (åtminstone förhoppningsvis). Om du verkligen vill hålla kontakten med vad som händer med ditt projekt, kan du enkelt göra det oavsett var du är.

Din delade Dropbox-mapps historiksida erbjuder ett RSS-flöde av alla ändringar i mappen. Klicka på Prenumerera på det här flödet hyperlänk.

Nu, i popupen som öppnas, klicka på "Kopiera till urklipp" så att du kan använda detta RSS-flöde.

Du kan prenumerera på RSS-flöden genom många webbläsare, e-postklienter, dedikerade feedläsare och mycket mer. I Firefox, Internet Explorer 7/8 eller Opera kan du klistra in flödesadressen i din adressfält och prenumerera på flödet direkt i din webbläsare.

Att prenumerera på flödet i en stationär applikation hjälper dig inte mycket när du är borta från din dator. Ett bra alternativ är att prenumerera på den populära Google Reader. Då kan du kontrollera ditt flöde från vilken webbläsare som helst, på vilken dator som helst.

Om du vill lägga till ditt Dropbox-flöde i Google Reader loggar du in i Google Reader (länk nedan), klick Lägg till en prenumeration längst upp till vänster klistra in ditt RSS-flöde från Dropbox och klicka på Lägg till.

Nu kan du se några ändringar i filer eller mappar i Google Reader.

Du kan till och med lägga till ditt flöde på din iGoogle-startsida. Klicka på Lägg till det nu knappen till höger på forsidan av Google Reader för att lägga till dina flöden iGoogle.

Nu kan du se uppdateringar på dina filer från din hemsida. Om du använder en annan dator, logga bara in på ditt Google-konto för att se vad som händer.

Du kan även komma åt dina Google Reader-flöden från många program och appar för de flesta större smartphones, inklusive iPhone, Windows Phone och Blackberry.

Ta emot en Tweet eller Text när ändringar görs

Om du är en hyperlänkt person, chansar du chansen och skickar tweet på språng. Om så är fallet kan det här vara det bästa sättet för dig att få meddelande om ändringar i din Dropbox-delad mapp. För att göra detta, skapa ett nytt Twitter-konto för att publicera dina ändringar genom. Om du inte vill att hela världen ska se dina uppdateringar klickar du på Inställningar och ställer in ditt nya Twitter-konto till Privat.

När det nya kontot har skapats följer du det med ditt vanliga Twitter-konto så att du får se uppdateringar.

Nu, låt oss publicera vårt Dropbox RSS-flöde till Twitter. Skapa ett konto med Twitterfeed (länk nedan).

När ditt konto är inställt, lägg till ditt flöde till det. Ange ditt flöde och ange din Feed-adress från Dropbox. Klicka på Avancerade inställningar för att göra ditt matningsarbete precis som du vill.

Ändra frekvensen till "Varje 30 minuter" i avancerade inställningar för att se till att du uppdateras så snabbt som möjligt. Du kan också ändra andra inställningar om du vill.

Klicka på "Fortsätt till steg 2" och klicka sedan på Twitter under tillgängliga tjänster för att lägga till ditt konto.

Se till att du loggat in på ditt nya Twitter-konto och klicka sedan på Godkänn Twitter.

Tillåt applikationen.

Klicka äntligen på Skapa service.

När en förändring görs får du en tweet via ditt nya Twitter-konto. Och eftersom du kan få tweets via SMS eller många mobila applikationer, kommer du aldrig vara långt ifrån dina Dropbox-ändringar!

Slutsats

Dropbox-delade mappar är ett bra sätt att hålla hela ditt team ihop med samma filer i ett projekt. Och med dessa praktiska tricks kan du följa med dina delade filer var du än är! Det finns många coola saker som du kan göra med Dropbox, se till att kolla in våra inlägg om att lägga till Dropbox till startmenyn Windows 7, Hämta Dropbox-filer från Chrome och synkronisera din Pidgin-profil över flera datorer.

länkar

Registrera eller få tillgång till ditt Dropbox-konto

Google läsare

Tweet ditt flöde med Twitterfeed