Flytta e-postmeddelanden automatiskt till mappar i Outlook med hjälp av regler

I det här inlägget tar vi en titt på hur du kan hantera ditt Outlook-e-post bättre genom att ha inkommande e-post automatiskt flyttat till separata mappar. Om du får mycket mail varje dag kan det spara mycket tid.

I stället för att behöva spendera en timme en gång i veckan, flyttar e-postmeddelanden från inkorgen till dina kategoriserade mappar, hjälper e-postregler till att automatisera din inkorgsorganisation. Det här liknar mycket att använda etiketter och filter i Gmail.

E-postregler kan verka komplicerade och de kan vara om du verkligen vill utföra en sofistikerad sortering, men om du helt enkelt vill flytta arbetsemail till arbetsmappen automatiskt, så är det en bit tårta.

För att regler ska kunna vara användbara bör du först skapa några mappar under din inkorg för att kategorisera ditt e-mail, t.ex. projekt, arbete, familj osv..

Du kan skapa mappar genom att högerklicka på Inkorg eller någon mapp och välja Ny mapp. Följande procedur fungerar på Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 och Office 365.

Konfigurera Outlook-regler

Nu för att komma igång, öppna Outlook, klicka på Fil fliken och du kommer att se Hantera Regler och varningar knappen mot botten.

Huvudfönstret Regler och varningar visas och som standard kan du se en regel som redan har skapats beroende på din version av Outlook.

Härifrån klickar du på Ny regel knappen för att komma igång med din första Outlook-e-postregel. Regelguiden dialogrutan kommer dyka upp och det kommer att visa dig några vanliga regelmallar.

Dessa är de vanligaste och förmodligen allt du någonsin behöver. Den vanligaste regeln är den första som nämns "Flytta meddelanden från någon till en mapp”. Fortsätt och välj det och klicka sedan på Nästa.

Du kommer att märka den nedre listrutan som heter "Steg 2:" förblir längst ner med en understruken text. I verkligheten måste alla du göra för att ställa in regeln, klicka på hyperlänkarna för folk eller offentlig grupp och specificerad att välja e-postadressen och var du vill att dessa e-postmeddelanden ska gå.

Då kan du klicka Avsluta och du är klar. Men om du vill göra regeln mer komplicerad, klicka sedan på Nästa kommer att ge dig många fler alternativ:

När du tittar på olika villkor i den övre listrutan, kommer regelbeskrivningen längst ner också att fyllas i med fler hyperlänkar. Du kan även skapa regler som letar efter specifika ord i e-postkroppen och sedan utföra handlingar på dessa e-postmeddelanden.

Din nästa uppgift är att klicka på varje hyperlänk och välja associerade värden som e-postadresser, mappar etc. I vårt exempel ovan vill du klicka på folk eller offentlig grupp och välj en e-postadress.

Klicka sedan på ordet specificerad och bläddra till mappen som du vill att e-postmeddelandet ska flyttas till eller klicka på Ny och en ny mapp skapas under den aktuella markerade mappen.

Nu ser du den nedre delen uppdaterad med de faktiska värdena för din regel.

När du klickar på Nästa kan du ställa in fler åtgärder för regeln. Du kan normalt lämna det här ensam om det är en enkel regel, men om du också vill utföra andra åtgärder, t.ex. spela ett ljud, vidarebefordra e-postmeddelandet, kopiera det, skriva ut e-postmeddelandet, starta ett annat program, kör ett skript etc. , då kan du göra allt detta på den här skärmen.

Klick Nästa när du är klar och du kommer till undantag dialog där du kan välja vilka villkor du inte vill ha den här regeln behandlad för. Om du inte har några unika fall kan du lämna det tomt, vilket är standard.

Klicka på Nästa och vi har äntligen kommit till slutet av regelguiden! Ge regeln ett namn som "Flytta vänner Email" så att du vet vad det gör när du tittar på det senare.

Om du redan har e-postmeddelanden i din inkorg som matchar din nya regel, markerar du rutan till "Kör den här regeln om meddelanden som redan finns i inkorgen”. Du kan lämna allt annat som standard och klicka Avsluta!

Nu kan du skapa regler för personer, nyhetsbrev, bank- / kreditkortsutlåtanden och allt annat du kan tänka dig för att börja hantera din Outlook-e-post mer effektivt! Njut av!