Så här avbryter du meddelandet i Outlook

Kommer snart från kontoret och behöver installera en Inte på kontoret, Bort eller Semester meddelande i Outlook? Du skulle tro att det skulle vara super enkelt, men det är det tyvärr inte! Det finns faktiskt två sätt att skapa ett automatiskt svar och det beror på om Outlook är fristående eller använder Microsoft Exchange.

Om du befinner dig i en företagsmiljö och Outlook är ansluten till MS Exchange, är det faktiskt mycket enkelt att ställa in ett kontorssvar. Låt oss gå igenom den metoden först och sedan diskuterar vi hur du gör det om du inte använder Exchange.

Out of Office Message w Exchange

I Office 2007 och tidigare, gå till Verktyg och klicka på Utan kontorsassistent. Observera att detta borde finnas automatiskt i Outlook 2003 och Outlook 2007 när du använder Exchange. Om du inte ser alternativet använder du inte Exchange.

I Office 2010 och Office 2013 måste du klicka på Fil fliken, då Info och du får se en knapp som heter Automatiska Svar (Utanför Office).

I Office 2007 och tidigare klickar du på Jag är för närvarande inte på kontoret radioknapp och skriv in meddelandet i Auto-svar låda.

Gå vidare och sätt in det datum du kommer att vara ute till och lägg även in någon kontaktinformation om det finns en nödsituation etc. Om du klickar på OK kommer alla att få det här meddelandet tills du kommer tillbaka till den här dialogrutan och byter den till Jag är för närvarande på kontoret.

Du kan också lägga till regler för inkommande meddelanden medan du är ute av kontoret genom att klicka på Lägg till regel. Det här är användbart om du vill utföra vissa åtgärder på e-postmeddelanden som kommer från olika personer. Om du till exempel får ett e-postmeddelande från en klient kanske du vill vidarebefordra den till din telefon eller svara med en annan e-postmall än den som används för interna anställda. Om du inte vet hur du använder regler läser du mitt tidigare inlägg om hur du skapar Outlook-regler.

I Outlook 2010 och 2013 är det lite annorlunda. När du klickar på Automatiska svar, Du får en dialogruta som den som visas nedan.

Välj Skicka automatiska svar knappen och kontrollera sedan Skicka endast under detta tidsintervall rutan om du vet exakta datum du kommer att vara borta. Om du lämnar den avmarkerad kommer den helt enkelt att lämna automatiskt svar tills du kommer manuellt och väljer Skicka inte automatiska svar.

Vad som också är coolt om den här versionen är att du kan ha en separat automatisk svaruppsättning för personer inuti och personer utanför din organisation. Återigen, som med de tidigare versionerna av Office, klickar du på regler om du vill lägga till undantag till det automatiska svaret.

Utan kontorsmeddelande utan byte

Så det här är bra om du har Outlook med Exchange, men vad om du inte har tillgång till Utan kontorsassistent eller Automatiska svar? Tja, det finns ett sätt att EMULERA ut kontorsassistenten genom att skapa en automatisk svarregel tillsammans med en out-of-office-mall. Här är stegen nedan.

Steg 1: Först skapa ett nytt meddelande i Outlook som om du ska skriva någon ett mail. Lägg inte något i TO- eller CC-rutorna. Skriv in ditt e-postmeddelande och lägg in ett ämne också.

Klicka på Microsoft Office-knappen eller på Fil fliken i nyare versioner av Office och välj Spara som. I rutan Spara som typ väljer du Outlook-mall. Skriv ett namn som Utan kontorssvar i Filnamn ruta och klicka Spara.

Steg 2: Nu behöver vi bara skapa en regel och berätta för Outlook att använda den nya e-postmallen som vi just skapat. För Office 2007 klickar du på Verktyg meny och gå till Regler och varningar.

I Office 2010 och 2013 klickar du på Hem fliken och klicka sedan på regler och klicka sedan på Hantera Regler och varningar.

Klicka på Ny regel under Emailregler för att skapa en ny Outlook-regel.

Under avsnittet Börja från en tom regel, fortsätt och klicka på Kontrollera meddelanden när de anländer i äldre versioner av Office eller Tillämpa regel på meddelanden som jag mottare i nyare versioner av Office, klicka sedan på Nästa.

Därefter måste du välja vilka villkor, om något, du vill kolla. För automatiska svar från kontoret kontrollerar jag normalt inte någonting eftersom jag vill att det ska tillämpas på alla e-postmeddelanden som jag får.

Klicka på Nästa och sedan under Åtgärder, markera rutan som säger "Svara med en specifik mall"Och sedan i den andra textrutan längst ner, klicka på länken som säger en specifik tempsent.

Välj nu mallen som du skapade tidigare från listan med mallar. Om du inte ser din mall klickar du på Titta in combo box och välj Använd mallar i filsystemet.

Klick Öppna och klicka sedan på Avsluta. Nu när du får ett nytt e-postmeddelande skickas ett automatiskt svar med hjälp av din automatiska svarmall. Outlook kommer ihåg vem det skickar meddelandena för och skickar det bara en gång till varje e-postadress.

För att stänga av måste du gå tillbaka till Regler och varningar och avmarkera rutan bredvid regeln. Du måste också se till att Outlook är öppet på din dator innan du lämnar för att det ska skicka de automatiska svaren! Om du har några frågor, var god att lämna en kommentar. Njut av!