Hur spåra ändringar i Excel

Letar du efter ett sätt att spåra ändringar gjorda i ett Excel-kalkylblad? Det finns många fall där du måste distribuera en fil till flera personer och hålla reda på vilka ändringar som gjorts. Du kanske vill spåra när ändringen gjordes, vem gjorde ändringen, vilken cell förändringen inträffade i och vilken data som ändrades.

Excel har inbyggda spårningsfunktioner som kan hantera alla ovanstående fall. Du kan enkelt granska alla ändringar direkt på arbetsbladet och du kan också godkänna eller avvisa varje ändring. Det finns några punkter att komma ihåg om spårningsfunktionerna i Excel:

1. Om du spårar inte betyder det inte att du kan återställa kalkylbladet i tid till ett tidigare tillstånd genom att ångra ändringarna. Det är i princip en loggfil som registrerar allt och det är det. Du kan manuellt gå och se vilka data som raderades eller lagts till, men du måste göra ändringarna till kalkylbladet själv.

2. Att slå på spårning betyder inte att varje ändring du gör kommer att spelas in. Alla data som lagras i en cell spåras, men andra ändringar som formatering är inte. Andra ändringar som inte spåras inkluderar att gömma / förhindra rader och kolumner, kommentarer och cellvärden som ändras till följd av en formelberäkning.

3. Ändra historiken hålls som standard endast i 30 dagar. Om du ändrar ett Excel-kalkylblad och sedan öppnar arbetsboken igen 45 dagar senare, så kan du se ändringshistoriken under alla 45 dagar tills du stänger arbetsboken. När du stänger den, ändras historik som är äldre än 30 dagar. Det betyder att nästa gång du öppnar det, kan du inte se den förändringen du gjort 45 dagar tidigare.

4. När du aktiverar spårning blir arbetsboken en delad arbetsbok. Det betyder att flera användare kommer att göra ändringar i dokumentet.

Nu när du vet några grunderna om hur spårning fungerar i Excel, låt oss prata om hur du aktiverar det, ändra inställningar och hålla reda på ändringar!

Aktiverar spårning

Låt oss fortsätta och aktivera spårningen först. Öppna Excel och klicka på Recension flik på bandet. Längst till höger bör du se ett alternativ som heter Spåra ändringar under Förändringar sektion.

Klicka på knappen och välj Markera Förändringar. Du får en dialogruta där du nu måste avmarkera alternativet "Spåra ändringar under redigering. Detta delar också din arbetsbok ".

Du har flera alternativ här inklusive När, Vem, och Var. För När, Allt betyder att varje ändring kommer att markeras. Du har också möjlighet att markera ändringar från den sista gången du sparade dokumentet, sedan ett visst datum eller ändringar som ännu inte har granskats.

Om du kontrollerar Vem, du kan välja att spåra ändringar som görs av någon eller ändringar som gjorts av alla utom dig. De Var alternativet låter dig spåra ändringar endast för en viss del av kalkylbladet. Klicka bara på knappen till höger och välj det antal celler du vill hålla reda på.

Slutligen kan du avmarkera Markera ändringar på skärmen alternativ om du inte vill att andra ska veta att du spårar ändringar. Som standard, när du startar spårning och det här alternativet är valt, visar en ändrad cell en liten pil längst upp till vänster för att indikera att den har ändrats.

Om du också klickar på en ändrad cell (med Markera ändringar på skärmen aktiverat) får du ett litet popup-fönster som visar vad värdet har ändrats från och ändrats till och vid vilken tidpunkt. Om du avmarkerar alternativet Markera ändringar på skärm, kommer den lilla svarta triangeln inte dyka upp.

Så vad du kan göra, till exempel, döljer ändringarna på skärmen genom att inte markera rutan, skicka ut din fil till alla som måste ändra på det och när du får tillbaka det, gå bara till Spåra ändringar och markera rutan igen.

Konfigurera spårning

Nästa steg är att titta på inställningarna för spårning och justera dem så att de passar dina behov. För att göra detta klickar du på Dela Arbetsbok knappen som ligger direkt till vänster om Spåra ändringar knapp. Klicka på Avancerad fliken när Dela Arbetsbok dialogrutan dyker upp.

Här kan du ändra antalet dagar för att hålla ändringshistoriken till något annat än 30 dagar. Som standard uppdateras ändringar när filen är sparad, men du kan göra det så att det görs automatiskt några minuter. Slutligen kan du välja hur du vill hantera konflikter: antingen genom att bli frågad eller helt enkelt släppa den sista ändringen när filen sparas.

Visa ändringar

När du har aktiverat spårning och gjort några ändringar kan du klicka på knappen Ändra ändringar igen, klicka på Highlight Changes och du märker att Lista ändringar på ett nytt ark rutan är inte längre gråtonad.

Kontrollera det och klicka på OK. Ett nytt arbetsblad heter Historia kommer att läggas till som låter dig se alla ändringar som har gjorts i den här arbetsboken.

Vid något tillfälle måste du antingen godkänna eller avvisa ändringarna. Du kan granska alla ändringar och sedan välja och välj vilka du vill behålla eller kassera.

Klicka bara på Spåra ändringar igen och välj Acceptera / avvisa ändringar. Välj alternativen för att välja vilka ändringar du vill acceptera eller avvisa. Om du vill granska alla ändringar, lämna bara När kontrolleras och se till att den är inställd på Ej granskad.

Klicka på OK och Excel börjar visa dig varje ändring som gjordes och ger dig möjlighet att Acceptera eller Avvisa. Du kan också Acceptera alla eller Avvisa alla ändras om du vill.

Om du avvisar en ändring kommer den genast att återgå till det som ursprungligen var i den cellen. Det är värt att notera att om en annan cell refererar till innehållet i den avvisade cellen, kommer detta värde också att ändras när det refererade cellvärdet återgår tillbaka. Detta kan orsaka formler att bryta, etc, så var försiktig.

Det är allt! Nu kan du enkelt spåra ändringar i Excel-kalkylbladet enkelt genom att använda den här inbyggda funktionen. Om du har några frågor, skriv en kommentar. Njut av!