Så här använder du AutoText och Quick Parts i MS Word

För flera av de senaste iterationerna av Word har Microsoft haft en AutoText-funktion som låter användarna fånga en bit text och sedan använda den om och om igen i andra delar av sina dokument eller till och med i andra dokument.

Microsoft har lagt till den funktionen genom att inkludera något som det kallar, Quick Parts, som i huvudsak fortfarande är AutoText, men ger användarna lite mer flexibilitet.

Om du vill se hur AutoText fungerar med Quick Parts skriver du lite text i ett testdokument. i det här exemplet kommer en adress att användas:

Markera sedan texten och klicka sedan på Föra in fliken på huvudbandet, klicka sedan på Snabba delar ikon:

Du ska få den här rullgardinsmenyn:

Välja Spara valet till snabb delgalleri, du borde få en popup som ser ut så här:

I de flesta fall kan du gå med standardalternativen, men om du vill kan du ändra dem för att passa dina ändamål, klicka sedan på Ok knapp.

Obs! Namnet på den snabba delen du skapar, som standard till den första raden i din text.

För att se resultaten av dina ansträngningar, gå till en annan del av ditt dokument och klicka sedan en gång till på Snabba delar ikon, ska du se texten du fångade i ett litet fönster:

Klicka på Snabba delar fönstret med din text i det får din text att införas i dokumentet vid den aktuella positionen.

Det finns ett ännu snabbare sätt att få din Quick Parts-text i ditt dokument. flytta till en tom plats och börja skriva samma text som du har sparat som Quick Parts-text, borde du få en liten popup som visar dig att Word känner igen att du försöker skriva in din Quick Parts-text.

I detta fall är allt du behöver göra genom att trycka på Stiga på nyckel och Word fyller i resten av Quick Parts-texten för dig.

Obs! Du kan också skriva in bara några av de första tecknen i din Quick Parts-text och tryck sedan på F3-tangenten och Word kommer att infoga den snabba deltexten som du tycker du vill ha.

Det här är den snabba delen av Quick Parts, genom att klicka på enbart en ikon ser du genast texten du har tagit och kan infoga den med bara ett klick eller sätta in den automatiskt när den känner igen vad du försöker skriva.

Word har fortfarande den gamla AutoText-funktionen; att använda den, följ samma väg som du gjorde med Snabba delar, bara när du får Skapa ny byggblock popup, istället för att gå med standard Quick Parts under Gallery, välj istället Automatisk text:

Sedan, för att använda den, klicka igen på Snabba delar ikonen, istället för att välja ett av textrutorna för Snabba delar, klicka i stället där det står Automatisk text, Du borde se en rullgardinsmeny som ser något ut så här:

Om du klickar på var du ser din sparade text får texten som sparas läggas in i ditt dokument precis som med Snabba delar.

De andra två insertionsvalen från Snabba delar menyn är Dokumentfastighet och Fält:

Dokumentfastighet låter dig infoga text med en fördefinierad rubrik i ditt dokument; För att se hur det fungerar klickar du på det och väljer sedan en av de tillgängliga titlarna i popupmenyn.

I det här exemplet väljer vi Företag. Efter att ha valt det, får vi det här in i vårt dokument:

Det väntar på oss att skriva namnet på vårt företag, när vi gör det så ser det ut så här:

Sedan klickar du på någon annanstans i vårt dokument att det ser ut som vanlig text. Men nästa gång vi måste skriva in namnet på vårt företag, kan vi istället klicka på Snabba delar ikon, välj Dokumentfastighet, och då Företag från rullgardinsmenyn, och företagsnamnet kommer att införas i dokumentet.

Det andra alternativet, Fält… används för att infoga fördefinierade Word-element i ditt dokument Om du till exempel vill ha aktuell tid i ditt dokument, skulle du klicka på Snabba delar, sedan Välj Fält… sedan Välj Tid från kategorifönstret.

Nuvarande tid läggs sedan in i ditt dokument.

Slutligen, för att ta bort Quick Parts-textposter, klicka på Snabba delar ikon, högerklicka i fönstret som innehåller texten du vill radera, klicka sedan på var den står Organisera och ta bort:

Klicka sedan på Radera knappen längst ner i menyn Organisera och Radera popup.

Snabba delar och AutoText är mest användbara när du hittar en ny typ av text om och om igen, särskilt om det är besvärligt att skriva, till exempel långa nummer eller svåra att stava namn eller platser.