Så här använder du Jämför & Kombinera dokument i Word

Word har två riktigt användbara funktioner som nästan ingen använder någonsin: Jämför dokument och Kombinera dokument. Som namnet antyder kan du antingen jämföra två Word-dokument mot varandra eller kombinera två tillsammans.

Så när skulle du någonsin behöva använda det här? Tja, om du är som jag har du förmodligen 20 olika versioner av ditt CV som sparats på olika platser under åren. Ibland ändrar jag ett CV lite för ett visst företag för att stressa en viss färdighet eller ibland har jag lagt till saker och bara sparat en ny kopia.

Hur som helst skulle det vara trevligt att snabbt se skillnaden mellan mitt senaste CV och äldre för att se om det finns något jag ska lägga till senast eller eventuellt ta bort. I det här inlägget visar jag hur du kan använda dessa två funktioner för att snabbt hitta skillnader mellan två dokument och slå samman dem om du vill.

Jämför och kombinera dokument

I mitt exempel ville jag se hur skillnaden var mellan mitt gamla CV som skrevs 2007 och den senaste uppdaterades 2013. För att göra detta, öppna Word, klicka på Recension fliken och klicka sedan på Jämföra.

Detta kommer att föra upp Jämför dokument dialogrutan där du behöver välja ditt originaldokument och reviderat dokument.

I botten ser du en hel massa jämförelseinställningar, som du bara kan lämna alla markerade. Som standard kommer det också att visa alla ändringar i ett nytt dokument, vilket är bättre än att bra med dina ursprungliga eller reviderade dokument.

Ett nytt dokument öppnas med flera olika avsnitt: En rullande lista över revisioner längst till vänster, det kombinerade dokumentet visar alla ändringar i mitten och de två originaldokumenten på höger sida. Låt oss titta närmare på varje avsnitt.

Som du kan se här har jag tagit bort några saker och lagt in några andra textrader. Om du dubbelklickar på någon av rubrikerna (Aseem Kishore Inserted eller Aseem Kishore utgår), flyttas markören till den exakta positionen i dokumentet.

I mitten ser du dessa revisioner i olika färger. Som standard är vad som har blivit raderat och allt som är rödt och understruket är det som har lagts till i det reviderade dokumentet. Allt i grönt har flyttats runt. Platsen där den flyttades kommer att vara dubbel genombrott grön och den plats där den har flyttats till kommer att vara dubbelt understruken grön som visas här:

Slutligen, på höger sida, ser du originaldokumentet längst upp och det reviderade dokumentet nedanför. När du bläddrar över dokumentet följer den nedre delen så att de synkroniseras. Du kan dock rulla längst ned oberoende av den övre skärmen.

Utöver den här vyn kan du också ta bort båda källdokumenten från den högra rutan och istället visa ballonger för att enkelt se ändringarna. För att se vad jag menar, fortsätt och klicka på Jämföra knappen igen och sedan på Visa källdokument och slutligen klicka på Dölj källdokument.

Klicka nu på Visa Markup knapp under spårning och klicka på ballonger och då Visa revisioner i ballonger.

På höger sida av dokumentet ser du nu alla revisioner med rader som kommer från dokumentet. Detta kan göra det enklare att se alla förändringar om du har många av dem.

Observera att om du bara vill se skillnaderna mellan dokumenten behöver du inte göra någonting annat. Om du vill skapa ett slutligt dokument från dessa två dokument kan du högerklicka på någon ändring och välja Acceptera eller Avvisa.

När du är klar kan du spara det nya dokumentet med alla ändringar du gjort. Kombinera dokument är ganska mycket exakt samma som Jämför. Om du väljer Kombinera får du samma dialog där du måste välja original och reviderat dokument.

När du har gjort det får du samma layout som tidigare där du ser de kombinerade förändringarna i mitten. Återigen raderas strejktexten, röd understruken text läggs till och grön text har flyttats. Högerklicka bara på varje ändring och välj om du vill acceptera eller avvisa varje ändring. När du är klar, spara det nya kombinerade dokumentet.

Sammantaget är dessa verkligen användbara för tider när du har flera versioner av samma dokument eller när flera personer redigerar ett Word-dokument och du slutar med flera dokument att kombinera till ett. Om du har några frågor, var god att kommentera. Njut av!