5 Effektiva sätt att hålla dina filer under kontroll

Din dator är en digital djungel. Det är så lätt att ta en ren och städad design arbetsplats och göra den till en stor röra. Det finns för många filer, och de är överallt. Designfiler du behöver blir nästan omöjliga att hitta. Så hur håller du dina filer från att bli out of control? Tja, du har tur, för det finns det 5 effektiva sätt att hålla dina filer under kontroll.

Men först: varför blir datorns och designfilerna så lätt? Av samma skäl så många människor har röriga rum och oorganiserade garderober och fysiska arbetsplatser. Förutom att multiplicera med 100, eftersom det är så lätt att skapa datordesignfiler som inte tar upp fysiskt utrymme.

Lyckligtvis är det inte så svårt att hålla din dator och designa filer under kontroll. Lägg till en nypa sunt förnuft, mixa med ett streck av självdisciplin och upprepa, upprepa, upprepa. Oroa dig inte - det låter mer arbete än det är. Bara jämföra det med att borsta tänderna: När du blir van vid att göra dessa saker, kommer du inte ens märka det. Du kommer bara att naturligtvis hålla din dator och designfiler under kontroll.

Okej, utan vidare, här är 5 effektiva sätt att hålla dina filer under kontroll.

1. Radlöst radera gamla och onödiga filer

(Bild av Mixy Lorenzo)

Den här kan tyckas att det är uppenbart att pannan slår upp, men ibland övervägas de vanligaste sinnena. Glöm varje produktivitetsprogramvara, och effektivisera arbetsflödena med filer och alla andra produktivitetsnonsens på lager: enkelt Ta bort gamla och onödiga filer.

Det är samma som att städa ditt rum eller organisera dina fysiska filer. Du går igenom dina saker och när du tittar på ett objekt bestämmer du: Är detta relevant för något viktigt? Om inte, slänger du hänsynslöst bort det. det är hur du håller dig organiserad: genom att minimera antalet saker du har Inga knep eller hemligheter.

Denna metod är inte annorlunda när det gäller dina datortesignfiler. När du går igenom dina filer, bestämma om var och en fortfarande är relevant för något viktigt. Om det inte är, ta hänsynslöst bort det - du behöver inte det igen, och det klämmer bara upp din digitala arbetsplats. Vanligtvis är dessa filer gamla projektfiler som tidigare utkast till grafik och mönster och föråldrade webbplatsfiler.

Det är trevligt och allt, men när ska du hänsynslöst ta bort gamla och onödiga filer? När allt kommer omkring hatar nästan alla sina rum.

Tja, precis som det sätt du kan minimera måste du schemalägga ditt rum är att ta hand om ett objekt så fort du stöter på det, så också bör du bestämma om du behöver ta bort en fil när du stöter på det. Vilket leder oss till # 2 ...

2. Ta omedelbar åtgärd på filer du möter

(Bild av John Britton)

Det bästa sättet att undvika att behöva schemalägga sortering och rengöring av datorns designfiler är att inte behöva det. Varje gång du stöter på en fil, vidta omedelbara åtgärder på den.

Men du är utan tvekan en upptagen kille eller gal. Du har saker att göra, ställen att vara. Du kan inte släppa allt du gör och ta hand om varje fil du stöter på. Så hur bestämmer du när du ska vidta åtgärder? Använd 5-minutersregeln: Om du tar omedelbar åtgärd på filen tar det 5 minuter eller mindre, ta hand om det så snart du stöter på det.

Låter bekant? Det är för att det här är “påverkas” av David Allens populära bok GTD: Få saker klar. I det säger han att du kan undvika att ackumulera en lång att göra-lista genom att omedelbart ta hand om en uppgift du stöter på så länge det inte tar mer än minuter.

Detta gäller även dina datordesignfiler:

• Hittade en halv färdig logotyp? Vik upp det och skicka det av.
• Nästan gjort med en bit kod? Gör klart det.
• Har du en grupp filer är du inte säker på att du behöver längre? Gå igenom dem, bestäm och ta bort om det behövs.

Så # 1 och # 2 hjälper till att hålla dina filer under kontroll. Men det finns en annan viktig del, som är ...

3. Har så få mappar som möjligt

(Bild av Steve Ryan)

Skapa bara några mappar för din typ av arbete, och vara så generellt med kategorin som möjligt. I stället för att få nisch med otaliga mappar som bryts ner (som "vektorer" eller "photoshop" eller vad som helst), har bara saker som "logotyper" och "webbplatser". Eller du kan ha mappar för varje projekt, och alla typer av filer som är relaterade till det går in där.

Varför gör det här? Två anledningar:

1. Ingen obeslutsam förlamning: är filen en logotyp, en webbplats eller en del av ett projekt? Kasta bara den i respektive mapp och gör det med det.
2. Anti-too-many-files filter: när du ser mappen fylla på med många filer, kommer du att vara mer benägen att ta bort gamla och onödiga. Liknande att se för mycket saker i ditt rum, istället för att gömma det i lådor och andra rum.

Undvik att bli för specifik med mappnamn och kategorier. Ju mer specifika du heter en mapp, desto fler kategorier kommer du att ha. Och med fler kategorier måste du bestämma var den nya filen går. Chansen är att det inte kommer att passa in i bara en av dem, så du väljer välj en godtycklig. Då när det är dags att organisera fler filer, tänker du tillbaka till vilken kategori du väljer med en liknande fil förra gången. För att inte tala om inte klart vilken kategori varje fil tillhör.

Varför inte bara använda något märkningssystem? Då kan du göra bort med mappar helt och hållet, eller hur? Medan det i teorin borde fungera, kommer det i själva verket att uppmuntra dig att skapa och hålla alltför många filer.

Här är vad som händer:

1. Du märker dina första filer, känner dig bra att du enkelt kan hitta dem senare genom att söka via taggar.
2. Du blir liberal med taggar genom att skapa för många taggar som är för specifika - det beror på obeslutsamhetsförlamning, eftersom du inte kunde välja mellan två taggar och bestämde dig för att skapa en ny en specifikt för den enda filen.
3. Du hamnar med alltför många taggar som blir överväldigande att hitta saker med.
4. Vad som är värre är att eftersom du inte kände behovet av att hålla din filräkning låg, har du nu fler filer än om de ständigt var synliga i en allmän mapp som du tittade på.

4. Ditch Auto-Organizing Funktioner

(Bild av Mark Sebastian)

Auto-organiserande funktioner (tänk iTunes omdirigerings-och-sorteringsfunktion men applicerad på alla filer) är nemesis att hålla filer under kontroll. De uppmuntrar till liberal skapande och sparande av filer. Medan det verkar bra först, ju fler filer du har desto mindre vet du var allt är.

Varför inte bara ta bort filer när de är gamla eller onödiga? Den automatiska organisationsfunktionen uppmuntrar dig att inte radera. En sort av som Gmail-funktionen är aldrig raderad-bara-sök. Men till skillnad från e-post, där du bara har en typ av innehåll (text) och därmed lätt att söka, är dina filer svårt att söka på det här sättet. Det finns inget enkelt sätt att söka i innehållet, särskilt för visuella och ljudfiler. Så det enda du behöver jobba med är filnamn och kanske några metabeskrivningar taggade på den. Det är ett recept på filöverbelastning.

Genom att inte använda några autoorganiserande funktioner är du ansvarig för varje fil du skapar. Du ser det och uppmärksammar det åtminstone en gång, så du blir mer medveten om varje fil på din dator. På det här sättet får du en bättre känsla för när dina filer kommer ut kontrollen - och när du behöver rastlös radera.

5. Konsolidera filer när det är möjligt

(Bild av Aldo Gonzalez)

Det här är enkelt. Om du kan konsolidera två eller flera filer på en eller annan sätt, så har du naturligtvis mindre filer. Och mindre filer motsvarar mindre rodnad.

Den andra fördelen med att konsolidera filer är att det blir lättare att hitta det du letar efter. Dina filer blir mer organiserade. På vilket sätt? Du kommer naturligtvis att ha relevant innehåll allt i en fil, så du behöver inte jaga flera filer som gäller samma projekt.

Hur går det att konsolidera dina filer?

• För text, enkelt kopiera / klistra in relaterat innehåll från flera filer till en huvudtextfil.
• För visuella mönster kan du kopiera / klistra in olika element och variationer i en huvudfil.

Varje större och mindre grafikapp stöder lag och märkning och gruppering av dem, så dra nytta av det. Det kan vara variationer i en logotyp eller flera aspekter av en större design - allt i en grafikfil.

Beviljas, inte alla typer av filer eller innehåll kan konsolideras. Kod, till exempel. Så därför är ovanstående titeln “när det är möjligt” - gör det bästa du kan, och varje belopp som bidrar till att minska antalet filer är en nettovinst.

Behåll dina filer effektivt under kontroll

Förhoppningsvis var dessa 5 sätt inte bara en produktivitetsporno: saker att läsa för att undvika att göra verkligt arbete som ger dig önskade resultat i ditt liv. Nej, det var skrivna med avsikt att vara handlingsbara saker du kan börja tillämpa nu för att hålla din dator och designfiler från att gå ur kontroll.

Ingen vill aktivt organisera och hantera sina dator- och designfiler. Så dessa 5 sätt hjälper dig att bilda vanor som kommer att undvika att behöva göra det. Och som med alla vanor är det viktigaste att bara börja göra dem.

För att återskapa, här är de 5 effektiva sätten att hålla dina filer under kontroll:

1. Ta hänsynslöst bort gamla och onödiga filer
2. Ta omedelbar åtgärd på filer du stöter på
3. Ha så få mappar som möjligt
4. Ditch auto-organiserande funktioner
5. Konsolidera filer när det är möjligt

Din tur: vilka andra sätt har hjälpt dig att effektivt hålla din dator och designfiler under kontroll?

Redaktörens anteckning: Det här inlägget är skrivet av Oleg Mokhov för Hongkiat.com. Oleg Mokhov är världens mest mobila elektroniska musiker, en webbdesigner och visuell designentusiast, och medgrundare av premium royaltyfria musikbutiken Soundtrackster.