Inkorgen och etiketter

I dagens lektion kommer vi att hjälpa dig att förstå hur du bättre kan kategorisera din inkorg och organisera dina meddelanden med etiketter och några fördefinierade men konfigurerbara flikar.

SCHOOL NAVIGATION

1. Lär känna Gmail
2. Mobilapp, Komponera e-post och Samtal
3. Inkorgen och etiketter
4. Mailfilter och Star System
5. Bilagor, signaturer och säkerhet
6. Inbjudningar och Vacation Responders
7. Använd Gmail som en uppgiftslista
8. Flera konton, tangentbordsgenvägar och fjärransluten signout
9. Använd ditt Gmail-konto för att komma åt andra konton
10. Power Tips och Gmail Labs

När ditt Gmail-konto får lite ånga och du börjar ta emot en massa meddelanden, vill du lära dig att tämma strömmen till mer hanterbara strömmar. Med Gmails filter kan du hantera dina inkommande e-postmeddelanden, vilket hjälper dig att behålla ditt mindre viktiga email ur din väg och filtreras till en etikett. Innan du börjar lära dig om filter i lektion 4 behöver du lära dig hur du skapar och etiketter, Gmail som motsvarar mappar och det är vad vi ska prata om idag.

Först kommer vi att prata om Gmail: s automatiska flikar, Prioriterade inkorg och alla inställningar som de innehåller.

Kategorisera din inkorg automatiskt med hjälp av konfigurerbara flikar

Gmail erbjuder nu flikar, automatiska kategorier för din inkorg. Den här funktionen bryter din inkorg till "Primär", "Social", "Kampanjer", "Uppdateringar" och "Forums." Om du deltar i många onlinetjänster kan den här funktionen vara praktisk.

I grund och botten kan meddelanden som tas emot för vissa typer av webbplatser eller av ett visst innehåll samlas in i olika delar av inkorgen. Detta kan leda till en mindre ringad inkorg.

Välj vilka flikar som är synliga i din inkorg

Dessa flikar är konfigurerbara så att du kan välja vilka flikar du vill ha i din inkorg. Om du vill ändra vilka flikar som är synliga klickar du på plusikonen till höger om flikarna.

Dialogrutan "Välj flikar för att aktivera" visas. Markera kryssrutorna för de flikar du vill ha i din inkorg.

OBS! Om du döljer en flik visas meddelanden från den kategorin i fliken "Primär" istället. Texten på flikarna kan inte ändras och du kan inte lägga till egna flikar. Använd egna etiketter istället (diskuteras i nästa avsnitt) för att ytterligare kategorisera dina meddelanden.

Du kan också välja vilka flikar som ska visas i din inkorg på fliken "Inkorgen" på skärmen "Inställningar", i avsnittet "Kategorier"..

Organisera dina meddelanden med hjälp av inkorgsstilar och inställningar

Inkorgen stilar gör att du kan organisera din Gmail-inkorg på det sätt som passar dig bäst. Du kan organisera din inkorg med hjälp av de konfigurerbara flikarna, som tidigare nämnts i den här lektionen, eller i avsnitt som "Oläst," "Stjärnigt" och "Viktigt".

Ändra din inkorgstyp

För att byta till en annan inkorgsstil öppnar du skärmen "Inställningar" och klickar på fliken "Inkorg".

I avsnittet "Inkorgstyp" väljer du vilken inkorg du vill använda från listrutan.

Varje typ av inkorg har egna inställningar. När du väl valt "Inkorgstyp" visas inställningarna för den typen under "Inkorgstyp" -valet. Gör dina ändringar i inställningarna och klicka på "Spara ändringar".

Du kan också snabbt ändra några av inställningarna för inkorgsstilen direkt i din inkorg, klicka på nedpilen som ligger längst till höger om varje rubrikrubrik.

Gmail Hjälp innehåller beskrivningar av inkorgstyperna. Känn dig fri att experimentera med de olika inkorgen stilar för att se vad som fungerar bäst för dig. Du kan alltid växla tillbaka till standard om du ändrar dig.

Du kan också snabbt ändra stilen på din inkorg genom att flytta musen över "Inbox" -iketten och klicka på nedpilen som visas. Välj önskad inkorgsstil från rullgardinsmenyn "Inkorgstyp". Observera att du flyttar musen över varje stil och ger en kort beskrivning av varje typ.

Organisera och kategorisera dina meddelanden med hjälp av etiketter

Vi introducerade dig kort till etiketter i lektion 1 i denna serie. Etiketter låter dig organisera dina e-postmeddelanden i kategorier. De liknar mappar, men i motsats till mappar kan du ange mer än en etikett till ett enda meddelande.

NOTERA: Gmail stöder högst 5000 etiketter, inklusive underetiketter. Om du överskrider denna gräns kan det hända att din Gmail-upplevelse är långsammare, och du kan uppleva fel. Ta bort etiketterna som du kanske inte använder längre. Att radera etiketter raderar inte meddelanden.

Skapa en ny etikett

Du kan skapa egna anpassade etiketter för att hålla din inkorg organiserad och även flytta meddelanden ur inkorgen till dina etiketter (fungerar som mappar). Vi kommer att visa dig hur du skapar en etikett som är nestad under en annan etikett, som en undermapp i en mapp.

För att skapa en ny anpassad etikett som blir huvudmappen, klicka på "Mer" i listan med etiketter på vänster sida av huvudskärmen i Gmail.

När listan expanderar klickar du på länken "Skapa ny etikett".

Ange ett namn på etiketten i rutan "Ange ett nytt etikettnamn" i dialogrutan "Ny etikett". Klicka på "Skapa" för att slutföra skapa den nya etiketten.

OBS! Eftersom det här är förälderetiketten som innehåller underetiketten kommer vi inte att näsa den här etiketten.

För att skapa en underetikett under modermärket du just skapat klickar du på "Skapa ny etikett" igen.

I dialogrutan "Ny etikett" anger du namnet på underetiketten du vill skapa i rutan "Ange ett nytt etikettnamn". Markera kryssrutan "Nestetikett under", välj förälderetiketten som du just skapat från rullgardinslistan och klicka på "Skapa".

Du kan också skapa en kapslad etikett genom att ange förälderetiketten följt av ett snedstreck (/) och sedan ange det indelade etikettnamnet - allt i redigeringsrutan "... nytt etikettnamn". Till exempel kan vi skriva in "Personlig / Vänner" i redigeringsrutan och inte markera kryssrutan "Nest label under".

OBS! Förälderetiketten måste redan finnas för att skapa en kapslad etikett under den. Du kan inte skapa båda etiketterna samtidigt. I vårt exempel måste vi skapa den "Personliga" etiketten först innan du skapar den nestlade "Vänner" -iketten.

Den nestade etiketten ser ut som följande exempel.

Den nya förälderetiketten, med sin näste etikett, läggs också till i listan med etiketter som är tillgängliga på "Etiketter" -knappen, samt listan med etiketter som finns tillgängliga på "Flytta till" -knappen.

Använd etiketter på meddelanden

Det finns två sätt att använda etiketter på meddelanden. Du kan använda etiketter på meddelanden medan du lämnar meddelandena i inkorgen. Du kan också flytta meddelanden till etiketter som du skulle flytta dem till mappar. Vi ska visa er båda metoderna.

Använd etiketter på meddelanden medan du lämnar dem i din inkorg.

Med den här metoden kan du enkelt applicera flera etiketter till ett enda meddelande.

Om du vill ange en etikett på ett meddelande medan du håller meddelandet i din inkorg, markerar du kryssrutan till vänster om meddelandet för att välja det (eller öppna meddelandet). Klicka sedan på "Labels" -knappen och välj en eller flera etiketter i rullgardinsmenyn.

Kom ihåg att du kan ansöka mer än en etikett på ett meddelande. Menyn "Etiketter" går inte bort när du väljer dina etiketter, så du kan välja flera etiketter samtidigt.

Om du vill tillämpa de valda etiketterna på meddelandena, klicka på "Apply" längst ner på menyn.

Märkena visas sedan till vänster om meddelandets ämnesrad.

Om du har en lång lista med etiketter kan du börja skriva etikettens namn efter att ha klickat på "Etiketter" -knappen för att hitta etiketten i listan.

Applicera en etikett på ett meddelande och flytta det ur din inkorg

Om du vill använda en etikett på ett meddelande och flytta meddelandet ur inkorgen samtidigt, drar du meddelandet till önskad etikett i listan till vänster. När du flyttar musen över listan kommer den att expandera för att visa etiketter som för tillfället kan döljas.

Observera att du kan använda den här metoden för att identifiera meddelandet som spam, förutom att använda "Report spam" -knappen. Dra bara de missbrukande meddelandena till "Spam" -iketten.

Flytta ett meddelande till etiketten "Trash" raderar meddelandet. Det här är detsamma som att välja ett meddelande, eller öppna det och klicka på "Ta bort" -knappen.

Öppna en etikett

Att öppna en etikett är som att öppna en mapp. Alla meddelanden som är associerade med den etiketten är listade. Om du vill öppna en etikett klickar du på önskad etikett i listan med etiketter på vänstra sidan av huvudskärmen i Gmail. Om önskad etikett inte är synlig, klicka på "Mer" för att komma åt hela listan.

Alla meddelanden som är associerade med den etiketten visas. Lägg märke till sökordet i rutan "Sök". Gmail fyller automatiskt i rutan "Sök" med lämpligt filter för att visa de valda meddelandena. Vi kommer att diskutera filter senare i denna lektion.

Observera att om du anbringar en etikett på ett meddelande utan att flytta meddelandet till den etiketten (och ur inkorgen) och då öppnar du etiketten visas "Inbox" -iketten på meddelandet, vilket indikerar att meddelandet fortfarande finns i inkorgen.

För att gå tillbaka till din inkorg, klicka på "Inkorg" -iketten i listan till vänster.

Om du vill flytta meddelandet tillbaka till din inkorg, öppna bara etikettmappen för att komma åt meddelandet och dra meddelandet tillbaka till inkorgen. Observera att meddelandet fortfarande har etiketten applicerat på det.

Ta bort en etikett från ett meddelande

Om du väljer att du inte vill ha en specifik etikett i samband med ett meddelande, kan du enkelt ta bort det.

För att göra det, välj meddelandet med kryssrutan till vänster om meddelandet eller öppna meddelandet. Klicka på "Labels" -knappen, välj etiketten i rullgardinsmenyn som du vill ta bort från meddelandet och klicka sedan på "Apply."

OBS! Du kan ta bort flera etiketter från ett meddelande åt gången. Välj helt enkelt alla etiketter som du vill ta bort i rullgardinsmenyn "Etiketter" innan du klickar på "Apply."

Ändra färg på en etikett

Du kan tilldela färger till dina etiketter så att du enkelt kan se dem i din inkorg. Som standard är alla etiketter färgade med en ljusgrå bakgrund och mörkgrå text. "Personlig / Vänner" -iketten i bilden nedan använder standardfärgen. De andra etiketterna, "HTG School" och "Admin" har andra färger applicerade på dem.

För att ändra färgen på en etikett flyttar du musen över önskad etikett. Klicka på nedpilen till höger om etiketten för att komma till dess rullgardinsmeny.

Flytta musen över alternativet "Label color" och välj en text- och färgkombination genom att klicka på den.

Du kan också använda alternativet "Ta bort färg" för att ta bort färg från etiketten och återgå till standardvärdet.

Om du inte vill ha någon av de visade kombinationerna kan du välja en anpassad kombination genom att klicka på "Lägg till anpassad färg". Välj en "Bakgrundsfärg" och en "Textfärg" i dialogrutan "Lägg till anpassad färg" som visas.

Förhandsgranska den valda kombinationen där den står "Preview Label Color."

Konfigurera en-klicksåtkomst till standard och anpassade Gmail-etiketter

Du kan enkelt skapa ett klick åtkomst till etiketter.

För att göra detta, öppna en etikett som vi diskuterade tidigare i den här lektionen och dra sedan favikonet på sidan från adressfältet till verktygsfältet Bokmärken. Nu kan du klicka på det här bokmärket för att komma åt alla dina meddelanden som är kopplade till den här etiketten.

Dölj och visa etiketter i Gmail

Om du har en lång lista med etiketter i Gmail kanske du vill att vissa etiketter är synliga som du använder oftare medan du döljer resten.

Dölj en etikett

Om du vill dölja en etikett i Gmail klickar du på etiketten som du vill gömma i listan med etiketter under "Komponera" -knappen och drar den till länken "Mer" under listan med synliga etiketter.

OBS! Länken "Mer" blir "Mindre" länken när du flyttar etiketten till den.

Etiketten flyttas så att den listas under "Kategorier", som visas när du klickar på "Mer" för att utöka listan med etiketter. Om länken "Mindre" är tillgänglig snarare än länken "Mer" kan "Kategorier" ses enkelt genom att flytta musen över listan med etiketter.

Gör en dold etikett synlig

För att göra en dold etikett synlig, klicka på "Mer" (om det behövs) för att visa avsnittet "Kategorier". Klicka och dra önskad etikett från avsnittet "Kategorier" till "Inkorgen" -iketten.

Etiketten flyttas tillbaka till huvudlistan av etiketter, i alfabetisk ordning.

Dölj förinställda system Gmail-etiketter som Starred, Sent Mail, Drafts, Spam eller Trash

De förinställda Gmail-etiketterna kan också döljas. Om du vill dölja någon av dessa etiketter klickar du på "Mer" under listan med etiketter.

Klicka på "Hantera etiketter" under "Kategorier".

Skärmen "Etiketter" -inställningar visas.

I sektionen "Systemetiketter" hittar du systemetiketten du vill gömma och klickar på dölj länken i kolumnen "Visa i etikettlista".

OBS! Etiketten är inte helt dold, snarare flyttas den under "Mer" -länken.

Öppna etikettinställningar på skärmen Inställningar

Inställningsskärmen "Etiketter" kan också nås med knappen "Inställningar". Vi kommer att referera till olika delar av skärmen Inställningar i hela serien. Proceduren för åtkomst till "Inställningar" kommer alltid att vara densamma.

För att komma åt filterverktygen på skärmen "Inställningar" klickar du på knappen "Inställningar" i det övre högra hörnet av Gmail-huvudfönstret.

Välj sedan "Inställningar" i rullgardinsmenyn.

En gång på skärmen "Inställningar" kan du komma åt inställningar för "Etiketter", "Filter", "Inkorgen", "Teman" och andra delar och funktioner i Gmail.

Dölj etiketter med ingen oläst post automatiskt i Gmail

Med möjligheten att gömma etiketter och automatiskt rikta meddelanden till de etiketterna med hjälp av filter (se nästa avsnitt) kanske du undrar hur du snabbt kan berätta om du har olästa meddelanden i de dolda etiketterna. Du kan enkelt välja att visa dolda etiketter när det finns olästa meddelanden i dem. På så sätt saknar du några viktiga meddelanden.

För att konfigurera Gmail så det döljer etiketter om de inte innehåller olästa meddelanden, kan du öppna skärmbilden "Etiketter" med hjälp av en av de tidigare nämnda metoderna.

För varje system och anpassad etikett som du vill ha gömt om det inte innehåller oläst mail klickar du på länken "Visa om olästa".

Observera att i listan med "System" -iketter kan du bara gömma etiketterna "Draft" och "Spam" om de inte innehåller några olästa meddelanden. Den här funktionen gäller inte "Kategorier" och "Cirklar".

Du kan snabbt tillämpa denna inställning på alla dina anpassade etiketter genom att klicka på nedpilen bredvid "Visa i etikettlista" längst upp i avsnittet "Etiketter" och välja "Visa allt om oläst" i rullgardinsmenyn.

Kommer härnäst…

Detta leder oss till slutet av lektion 3. Du borde ha en ganska klar förståelse för hur du behåller din inkorg organiserad med olika flikar, stilar och inställningar. Bäst av allt är du väl på väg att behärska ditt e-postmeddelande med hjälp av etiketter!

I nästa lektion kommer vi att bredda vår diskussion om etiketter för att inkludera filter - till exempel hur man använder filter för att automatiskt använda etiketter, samt hur man tar dina befintliga filter och exporterar dem till ett annat Gmail-konto.

Då, för att stänga saker, presenterar vi stjärnsystemet, vilket hjälper dig att hålla reda på viktiga e-postmeddelanden.