Begränsa och skydda dokument och mallar

Att begränsa och skydda ett dokument säkerställer att du är den ultimata myndigheten över dess framsteg.

SCHOOL NAVIGATION

1. Använda mallar för att säkerställa vanlig layout och formatering
2. Håller reda på förändringar gjorda till ett dokument
3. Använda kommentarer för att ange ändringar i ett dokument
4. Begränsa och skydda dokument och mallar
5. Versioning, jämförelse och kombinering av dokument

Även om du kanske vill att andra granskare föreslår ändringar och kommenterar ett dokument, kan det finnas tider när du vill begränsa dem från att redigera och ändra formateringen.

Vidare kan du tvinga alla ändringar spårning eller begränsa granskare att bara kommentera. Hela punkten med detta är att se till att ditt dokument inte kan ändras på ett sådant sätt att det inte överensstämmer med din vision eller stil.

I den här lektionen visar vi hur du begränsar formateringen och typerna av redigering som andra granskare kan utföra på ditt dokument. När ditt dokument ligger nära det slutliga tillståndet kan du markera det som slutligt för att undvika oavsiktliga ändringar.

Du kan också begränsa åtkomsten till ditt dokument så att det endast omfattar ditt team av granskare. Vi visar hur du skyddar ditt dokument med lösenord. Då kan du bara berätta för ditt lag lösenordet och ingen annan kommer att kunna öppna dokumentet.

Vi börjar med att introducera dig för att begränsa formatering i ett dokument.

Begränsa formatering i ett dokument

När du distribuerar ett dokument för att andra ska granska, kanske du inte vill att de ska ändra formateringen av dokumentet. Med Word kan du begränsa alla eller några av teman och stilar, samt tillåta granskare att ändra några av teman och stilar. För att göra detta klickar du på "Begränsa redigering" i avsnittet "Skydda" på fliken "Granska".

Rutan "Begränsa redigering" visas till höger om huvudtexten. I avsnittet "Formateringsbegränsningar" väljer du "Begränsa formatering till ett urval av stilar" och klicka på länken "Inställningar ...".

I dialogrutan "Formateringsbegränsningar" är alla format i rutan "Kontrollerade format för tillfället tillåtna" som standard vald. Om du bara vill välja vissa stilar som ska användas i dokumentet kan du använda knappen "None" för att avmarkera alla stilar och välj sedan de som du vill tillåta. Du kan också använda Words rekommenderade minsta format för att tillåta genom att klicka på "Rekommenderat minimum". Välj ytterligare begränsningar i avsnittet "Formatering" längst ner i dialogrutan, om så önskas, och klicka "OK" när du är klar.

Följande dialogruta visar om du vill ta bort stilar som inte är tillåtna. Vi rekommenderar att du inte gör det. Det kan visa sig att du vill använda dessa stilar i dokumentet i framtiden. Andra granskare kan inte ändra dem eller tillämpa dem.

Klicka på "Nej" för att behålla de stilar som inte är tillåtna i ditt dokument.

Innan dessa begränsningar kan tillämpas måste du börja tillämpa skydd. Vi kommer att diskutera detta efter att visa dig hur du begränsar redigering.

Begränsa redigering i ett dokument

Förutom att begränsa formateringen för granskare av ett dokument kan du också begränsa vilken typ av redigeringsgranskare som kan utföras på ett dokument. Markera kryssrutan "Tillåt endast denna typ av redigering i dokumentet" i rutan "Begränsa redigering" och välj ett alternativ i listrutan för att ange vilken redigering du vill tillåta i ditt dokument. Du kan tillåta andra granskare att bara spåra ändringar, skriva in kommentarer eller fylla i formulär. Du kan även begränsa dokumentet så att andra kan bara läsa det och göra inga ändringar.

Du kanske frågar vad skillnaden är mellan att begränsa redigering till endast spårade ändringar och hålla "Spårändringar" låsta på, som diskuteras i lektion 2. Det är faktiskt ingen skillnad. funktionaliteten är densamma. Du kan använda vilken metod som är enklare för dig.

Du kan ange undantag från begränsad formatering och redigering, eller personer som får redigera dokumentet fritt. Klicka på länken "Fler användare ..." i avsnittet "Undantag (valfritt)" i rutan "Begränsa redigering".

I dialogrutan "Lägg till användare" kan du lägga till användare från den aktuella datorn, från en domän där den aktuella datorn är en del, eller genom att ange någon e-postadress. Separera alla användare och e-postadresser med en semikolon och klicka på "OK" när du är klar.

De personer du lagt till i dialogrutan "Lägg till användare" visas i rutan "Individuella" i avsnittet "Undantag (valfritt)" i rutan "Begränsa redigering". Markera hela eller delar av det dokument som du vill ha en person att kunna redigera och välj sedan kryssrutan för den personen i rutan "Individuella".

Nu när du har begränsat formatering och redigering för dokumentet som önskat, måste du berätta för Word att börja tillämpa skyddet för att det ska träda i kraft. Klicka på "Yes, Start Enforcing Protection" i avsnittet "Starta verkställighet" i rutan "Begränsa redigering".

I dialogrutan "Starta försvarsskydd" kontrollerar du att alternativet "Lösenord" är valt, anger ett lösenord två gånger och klickar på "OK".

Observera att ett lösenord inte är nödvändigt och skyddar inte dokumentet fullständigt (dokumentet är inte krypterat). Det hjälper helt enkelt att förhindra att människor stänger av formaterings- och redigeringsrestriktionerna.

Om du väljer "Användarautentisering" ser du sannolikt följande fel:

"Din maskin är inte konfigurerad för informationsrättighetshantering (IRM). För att ställa in IRM, logga in på Office, öppna ett befintligt IRM-skyddat meddelande eller dokument eller kontakta din helpdesk. "

Vi rekommenderar att du använder ett lösenord. Det är mycket enklare.

När begränsningarna har verkställts visar rutan "Begränsa redigering" den lämpliga texten så att granskaren endast kan utföra de tillåtna redigerings- och formateringsuppgifterna.