Versioning, jämförelse och kombinering av dokument

För den sista lektionen i denna Geek School-serie kommer vi att prata om att hålla reda på versioner i Word och jämföra och kombinera dokument.

SCHOOL NAVIGATION

1. Använda mallar för att säkerställa vanlig layout och formatering
2. Håller reda på förändringar gjorda till ett dokument
3. Använda kommentarer för att ange ändringar i ett dokument
4. Begränsa och skydda dokument och mallar
5. Versioning, jämförelse och kombinering av dokument

Versionerna i versionerna i Word har tagits bort i senaste versioner av Word. I Word 2013 är det enda sättet du kan komma åt tidigare versioner av ett dokument i Word att öppna tidigare automatiskt sparade (autofria) versioner av dokumentet. Du kan också öppna nyligen olagrade dokument. Det finns dock ingen formell versionsfunktion i Word. Vi kommer att visa dig ett alternativ som du enkelt kan lägga till Word gratis som ger denna möjlighet.

Om flera personer har arbetat på olika kopior av samma fil, istället för att använda funktionen Spårändringar på en kopia av filen, kan du jämföra de två versionerna av filen för att se skillnaderna. Word innehåller ett jämförelsesverktyg som låter dig jämföra två filer, så länge de har olika filnamn. Vi kommer att visa dig hur du använder den här funktionen och hur du läser resultatet av jämförelsen.

Förutom att jämföra dokument kan du kombinera dokument efter att ha jämfört dem. Vi ska visa dig hur man sammanfogar två versioner av samma dokument och även hur man enkelt kan sammanfoga två olika dokument, om flera författare har arbetat på separata delar av ett dokument.

När alla ändringar har gjorts, de nödvändiga jämförelserna gjorts och kombinering av dokument som görs kan du enkelt dela dokumentet med Microsoft OneDrive. Du kan också använda OneDrive när som helst i samarbetsprocessen för att ge åtkomst till dokumentet för andra granskare.

Håll reda på versioner av ett dokument

Ord brukade ha en formell versionsfunktion som gjorde det möjligt att spara olika versioner av ett dokument i själva dokumentet. Den här funktionen har gått bort och det enda sättet du kan hämta tidigare versioner av ett dokument är genom funktionen Automatisk lagring eller genom att få tillgång till olagrade dokument, om det är tillgängligt.

Som standard sparar Word automatiskt ditt dokument med vissa intervall. Det här är funktionen Automatisk spara. För att gå tillbaka till en tidigare, automatiskt sparad kopia av ditt dokument, klicka på fliken "Arkiv" och välj ett "(autosave)" -objekt i listan under "Versioner".

Du kan också öka eller minska intervallet för funktionen Automatisk lagring i Word.

Om du har stängt dokumentet oavsiktligt utan att spara, eller du tappade ström och datorn oväntat stängdes av, kan du återställa olagrade dokument. För att göra detta klickar du på fliken "Arkiv" och klickar på "Hantera versioner" på skärmen "Info". Välj "Återställ ej sparade dokument" från rullgardinsmenyn.

Om några osparade filer var tillgängliga skulle de listas i dialogrutan "Öppna" som visas.

Alternativ för att spara versioner av ett Word-dokument

Det finns alternativ för att lägga till ett versionssystem till Word. En är ett tillägg för Word, kallat Spara versioner, och ett annat är ett plugin som fungerar med ett externt versionskontrollprogram som heter Perforce.

I tillägget Spara versioner kan du enkelt spara numrerade versioner av ett Word-dokument från filen.

Perforce är ett versionskontrollprogram som är tillgängligt gratis för upp till 20 användare. De tillhandahåller ett plugin för Microsoft Office som tillåter att Microsoft Word, Excel, PowerPoint och Project-filer enkelt lagras och hanteras i Perforce från programmen.

Jämför två versioner av samma dokument

Om en granskare har glömt att använda funktionen Spårändringar och du inte låste den i dokumentet kan du fortfarande jämföra de två versionerna av dokumentet och acceptera och avvisa ändringar baserat på jämförelsen. Allt du behöver är ditt ursprungliga dokument och det reviderade dokumentet. Varje fil måste ha ett annat namn.

Funktionerna "Jämför" och "Kombinera" är likartade, men varje har sitt syfte. Om du bara har två dokument som du vill jämföra, och ingen innehåller spårade ändringar, använd funktionen "Jämför". Om du har två eller flera dokument som innehåller spårade ändringar, och du måste hålla reda på vem som har ändrat vad och när, använd funktionen "Kombinera", som beskrivs senare i den här lektionen.

För att jämföra de ursprungliga och reviderade versionerna av ett dokument klickar du på "Jämför" i "Jämför" -delen av fliken "Granska" och väljer "Jämför" från rullgardinsmenyn.

OBS! Du kan inte jämföra två dokument om någon av dem är skyddad för spårade ändringar eller har någon form av dokumentskydd tillämpats. Ta bort dokumentskyddet för att fortsätta jämföra dokumenten. Se lektion 2 för information om hur man låser upp funktionen för spårningsändringar och lektion 4 för information om att ta bort formatering och redigering av begränsningar från ett dokument och ett lösenord som är tilldelat ett dokument för att öppna det.

I dialogrutan "Jämför dokument" väljer du "Original dokument" från rullgardinsmenyn.

Välj "Reviderat dokument" från rullgardinsmenyn. Under "Reviderat dokument" anger du en etikett som gäller för ändringarna så att du vet vem som gjorde dem i rutan "Label changes with". Det kan vara en användares namn eller vad du vill.

Klicka på "Mer" för att komma åt fler alternativ.

I avsnittet "Jämförelseinställningar" markerar du de objekt du vill jämföra i de två dokumenten. Som standard väljs alla objekt.

OBS! Objektet "Infoga och raderingar" är alltid grått och alltid markerat. När du använder "Jämför" eller "Kombinera" kommer alltid infogningar och raderingar att jämföras.

I avsnittet "Visa ändringar vid" väljer du att jämföra tecken efter tecken ("Teckennivå") eller ord för ord ("Word-nivå"). Med "Teckennivå" kan du se de exakta ändringarna som gjordes. Om exempelvis originalet har ordet "till" och det reviderade dokumentet har ordet "också", som en "o" har lagts till, så visar inställningen "Ordnivå" att "till" ersattes med " också. "Menyn" Teckennivå "skulle visa att en" o "var tillagd.

Som standard sätter "Jämför" -funktionen ändringarna i ett nytt dokument, som visas i avsnittet "Visa ändringar i". Du kan dock välja att lägga ändringarna i "Originaldokumentet" eller "Reviderat dokument".

Klicka på "OK" när du har gjort dina val.

Jämförelsen mellan de två dokumenten görs och ändringarna visas i det angivna dokumentet. I vårt exempel valde vi att acceptera standard för att visa ändringarna i ett nytt dokument. "Originaldokumentet" och "Reviderat dokument" visas båda i en ruta till höger om "Jämfört dokument" som ska användas som referens. De kan inte redigeras.

Om du inte ser rutan som innehåller de ursprungliga och reviderade dokumenten klickar du på "Jämför" i "Jämför" av fliken "Granska". Välj sedan "Visa källdokument" och sedan "Visa båda". Du kan också välja "Visa original" eller "Visa reviderad" om du inte vill visa båda.

"Granskningsrutan", som diskuteras kort i lektion 2 och mer i detalj i lektion 3, visas också till vänster om "Jämfört dokument".

I "Jämfört dokument" kan du gå igenom de spårade ändringarna, precis som diskuteras i lektion 2, acceptera eller avvisa varje förändring.

Spara sedan det jämförda dokumentet med ett annat namn och du får ett dokument som innehåller ändringar från både original och reviderade dokument.