Nätverksguide för bloggersmeddelanden som märks (del 6)

Den tidigare delen av serien handlade om e-post och olika aspekter av det. Hur länge ett email ska vara. Vilken bra ämneslinje är. Slutligen, vad värdet av att ha en professionellt utseende e-postadress är.

Dessa är alla giltiga delar, men vi har inte berört kroppen av ett e-postmeddelande än. Och det är precis vad vi ska göra idag.

Kommunicera via text är en ganska svår sak. Ord, meningar och skiljetecken är de enda verktygen du kan använda. Du kan inte lyfta ett leende mitt i en mening, du kan inte använda dina handrörelser för att betona en punkt, du kan inte använda någon annan kroppsspråk för att hjälpa dig att överföra ditt budskap.

Endast ord.

Och eftersom det bara finns ord skapar detta många olika utmaningar. Till exempel när du kontaktar någon för första gången är det sista som du vill ha att låta desperat, aggressivt, krävande eller obehagligt på något sätt.

I den verkliga världens kommunikation, oavsett vad du säger kan du helt enkelt le i slutet av en mening och allt kommer att bli bra. Men på internet - stor tur.

Snabbanteckning:Detta inlägg är en del av en serie med titeln - Nätverksguide för bloggare. Var noga med att kolla tillbaka nästa vecka för mer! Om du har missat tidigare post (er), här är länkarna:

Del 1 - Nätverk för bloggare: Varför det är viktigt
Del 2 - Nätverk för bloggare: Ställa in dina mål och regler
Del 3 - Nätverk för bloggare: Välj folk klokt, du måste
Del 4 - Nätverk för bloggare: Att närma människor
Del 5 - Nätverk för bloggare: Gör en bra första inblick

Universella element i ett e-postmeddelande

Först och främst finns det alltid några universella element som varje e-post borde ha, bara för att se seriöst ut, och ... ja, riktigt. Några av dessa tips kanske låter uppenbara, men de är fortfarande mycket viktiga och det är därför jag inkluderar dem här.

"Hej"

För att börja med, glöm inte att helt enkelt Säg hej. Detta går verkligen långt. En enkel Hej, eller Hej, med personens namn bredvid den.

Lägg märke till en sak, det finns inte en “Kära herrn,” eller a “Till den som det kan komma ifråga om” på den här listan. Endast “Hej [Namn],” eller “Hej [Namn].” Om du verkligen ska använda “till den som det kan handla om” i början av ditt email är du verkligen bättre att inte ens skicka e-posten alls.

Introduktion

Om du kontaktar någon för första gången introducerar du själv är det ofta en bra idé. Dela inte ditt livs historia här, “Jag är Karol, från newInternetOrder.com” är nog.

Varför kontaktar du

Nu är den viktigaste delen - varför du kontaktar. Gör detta så kort som möjligt, och som till poängen som möjligt.

Om du bara kontaktar att säga hej så säg bara “Jag skriver bara för att säga hej, jag gillar din blogg, skål.” Om du vill lägga upp en gästpost till personen så säg det på förhand - “Jag skulle verkligen vilja publicera ett gästpost på din blogg. Tanken jag har för det är _________.“

Först kan det här låta som om det är för direkt, men faktiskt upptagna personer som människor som värdesätter sin tid och inte slår runt bushen. Tänk dessutom på att du bara har 5 meningar att använda i din email. Tror du verkligen att det finns någon plats för att slå runt bushen?

Signatur

Slutligen slutar du aldrig ditt mail med “glöm inte att kolla in min blogg på ______.” Det finns ett enklare och smartare sätt att få någon att besöka din blogg. Först och främst, om de vill betala ett besök, kommer de, utan ytterligare övertygande. Om de inte, å andra sidan, kan ingen övertygande ändra det.

Det enda du behöver göra är att ge en adress. Och det finns ingen bättre plats för din bloggadress än din signaturrad. Se till att din bloggadress är den första i din signatur direkt efter ditt namn.

Här är början på min signatur, bara för att ge dig ett exempel. Obs! Webbadresserna konverteras till live länkar som standard i alla e-postprogram.

Bara för att sammanfatta denna del av posten i några punkter, här är de universella elementen i varje e-post:

Säger hej.
Presentera dig själv.
Anledningen till att du kontaktar (aka själva meddelandet).
Din signatur.

Nu finns det en enda viktigare sak när det gäller e-postkommunikation. En jag har nämnt kort i början av detta inlägg. Det är att välja din röst noggrant.

Oavsett vad du vill skriva, tyvärr kan du alltid gå fel, och låta aggressiv, krävande, eller negativ i allmänhet ... allt av misstag. Allt som krävs är att använda ett fel ord här och två andra felaktiga ord där, plus ett utropstecken i slutet av en mening, och du är skruvad.

Välja din röst

Självsäker, artig, ödmjuk och vänlig. Det här är den typ av personlighetstreck du borde presentera. Oavsett vad din anledning för att skicka ett e-postmeddelande är.

Ingen kommer att svara på ett e-postmeddelande som kräver eller låter som att personen tror att de står högre i den mänskliga rasenhierarkin. Det beror på att det är mer än lätt att ignorera någon online, eller till och med radera dem från din inkorg.

Den enklaste tumregeln är att komma ihåg att igen, folk bryr sig inte om dig. Så försök skriva din e-post på ett sätt som de inte bryr sig om dig bara lite mindre, inte mer.

Var och en av oss har en annan röst samtidigt som vi kommunicerar med andra, så det finns ingen magisk kula-lösning. Och djävulen är i detaljerna som alltid. Men det finns fortfarande några allmänna regler som är värda att följa:

SKRIVNING I ALLA CAPS - gör inte. Även om det bara är ett singelord.
Utropstecken! - gör inte Jag har ännu inte snubblat över ett fall där ett utropstecken måste användas i en e-postbaserad kommunikation.
Förutsatt att någon kommer att få något fel - gör det inte. Till exempel ett uttalande som antar en sådan sak: “var inte sen.”
Använd inte frasen “ingen respektlöshet, men” för i 100% av fallen som följer är det faktiskt ett respektlöst uttalande.
Låter inte som en know-it-all. Även om du är.
Säg inte att du är viktig. Om du är viktig är din mottagare redan medveten om det. Om du inte är viktig att säga att du är, kommer det inte att förändras någonting.
Skydda inte. Du säkrar när du är rädd för att ange din sanna åsikt, så du försöker mjuka upp det. Exempel: “Jag tror att det finns en möjlighet att din produkt bara kan vara vad kunderna behöver,” istället för “Din produkt är stor.” Vilket ger mig till ...
Beröm inte personen du kontaktar för mycket ... “Åh min gud, din blogg är så stor, och ditt innehåll är verkligen livsförändrande för mig.”
Och viktigast av allt, ljug aldrig någonsin bli lurad. Om du skriver till någon som du har läst sin blogg i två år, till exempel, och fortfarande misslyckas du med att känna igen sitt namn, eller sämre än det, misspellar deras namn så är chansen att du ljuger, min vän.

Det här är bara några allmänna regler för onlinevärlden, och förutom att ha dem i åtanke finns det mycket fler saker du behöver vara försiktig med. Varje mening har sin egen känsla och känslomässiga budskap. Det här är ibland svårt att märka eftersom du som författare vet vilka känslor som leder dig när du skriver meddelandet, men det finns inget som säger om personen som läser den kommer att få samma känsla.

Det finns två sätt att se till att ditt meddelande låter, faktiskt vad du ville ha det att låta som.

Låt det läsa av en vän / kollega. En ny uppsättning ögon kan berätta vad som är fel (och rätt) med ditt meddelande.
Använd en smart mjukvara som ToneCheck.

ToneCheck är en cool app som ansluter till din Gmail konto (bland andra möjligheter) och tittar på varje meddelande du skriver. ToneCheck analyserar dina e-postmeddelanden och meddelar dig om alla fragment som överför någon form av negativa meddelanden.

Jag erkänner, det här inlägget betonar mycket på tonen i ditt meddelande, men det är verkligen så viktigt. Om du får fel i ditt meddelande är det inte något du kan skriva som kommer att rädda dig. Hur du säger något är alltid viktigare än vad du egentligen säger.

Kom ihåg att alltid analysera varje meddelande du skriver, antingen själv eller med hjälp av någon annan, eller en app som ToneCheck.

anledningar till varför e-postmeddelanden är obemärkta

När du skickar något, och inte får ett svar, är chansen att antingen din ämnesrad misslyckades med att väcka någon intresse, ditt meddelande var för länge, eller dess röst var inte trevlig.

Dessa är de tre vanligaste orsakerna till misslyckande. Som du kan se, de är alla på dig.

Nästa del av serien är den sista. Den har en färdplan, så att säga, om de exakta stegen du kan ta när du når ut till någon. Från den enklaste inledande kontakten och slutar på “kan du hjälpa mig” e-post. Att kunna skicka en “kan du hjälpa mig” E-post till någon är det sista steget i ett online-förhållande med någon bloggare. Det finns bara inget större än detta (det vill säga om du inte vill gifta dig med någon).

Eftersom vi pratar om att någon ska göra något ... kan jag fråga dig att göra något? :) Var ärlig, har du någonsin misslyckats med att kontakta någon effektivt eftersom tonen i ditt meddelande helt enkelt var fel?