Så här skapar du ett indexbord som ett proffs med Microsoft Word

Ett index ger läsarna ett sätt att enkelt hitta viktiga ord i vårt dokument, men att skapa ett index för hand är väldigt tråkigt och tidskrävande. Tack och lov kan du automatiskt skapa en indextabell i Word.

Bild av Ifijay

Det vanliga sättet att skapa en indextabell i Word är att manuellt markera varje ord som vi vill indexera, men det andra alternativet är att använda ett konkordansdokument för att automatiskt indexera vårt huvuddokument, vilket är vad vi kommer att täcka i dagens artikel.

Generera indexet

Låt oss börja med att skapa ett kolumntabell i vår concordance-fil. Skriv de ord som du vill markera för indexering i den vänstra kolumnen. Skriv texten som du vill använda i huvuddokumentets indextabell i den högra kolumnen.

Stäng concordance-filen och öppna ditt huvuddokuments referensflik för att indexera vårt huvuddokument.

Klicka på "AutoMark" -knappen och välj concordance-dokumentet när Word uppmanar dig att ange AutoMark-filen.

Strax efter att du klickat på OK-knappen ser du att Word skapar några indexfält i vårt dokument.

Vi kan gömma dessa fält genom att klicka på knappen "Visa / Dölj avsnitt" på fliken Hem.

Gå till slutet av huvuddokumentet och klicka på knappen "Infoga index" en gång till och klicka på OK-knappen den här gången för att skapa indexet.

Det är allt vi har om hur man skapar en index tabell med en concordance-fil. Låt oss ta en närmare titt på hur vi kan anpassa indexstilen.

Skapa korsreferenser i indexet

Word tillåter oss att skapa olika typer av index. Här har vi ett index med underrubrik som är särskilt användbart när vi vill gruppera en uppsättning närliggande begrepp i vårt dokument.

Tricket att skapa en underrubrik är genom att skilja texten i den högra kolumnen i vårt concordance dokumentbord med ett kolon (:). Word kommer att behandla några ord som kommer efter kolon som en underrubrik i indexet.

En annan användbar typ av index är ett korsreferensindex som vanligtvis kommer i form av "Se även ..."

Tyvärr kan vi inte skapa korsreferenser i vår indextabell med hjälp av en concordance-fil, så vi måste manuellt redigera indexfältet genom att lägga till "\ t" efter det indexerade ordet följt av det kryssrefererade ordet.

Underhålla indexet

En av utmaningarna med att behålla ett index i Word är att Word inte ger oss en knapp eller meny som vi helt enkelt kan klicka för att rensa indexfälten om vi bestämmer oss för att göra om vår concordance-fil.

Vi måste använda ett Visual Basic-skript för att rensa indexfälten i vårt dokument. De flesta av er måste tänka "Visual Basic Script, jag är ingen programmerare! Vad är det där ?". Oroa dig inte, det är inte så illa som det låter. Bara kopiera och klistra in det här enkla manuset skrivet av de fantastiska killarna på TechRepublic i Words Visual Basic-editor och kör det för att rengöra ditt huvuddokuments indexfält.

Sub DeleteIndexEntries ()
Dim doc som dokument
Dim fld som fält
Ange doc = ActiveDocument
För varje fld I doc.Fields
fld.Select
Om fld.Type = wdFieldIndexEntry sedan
fld.Delete
Avsluta om
Nästa
Ställ in fld = Inget
Ange doc = Inget
Slutdel


Öppna Visual Basic-redigeraren genom att trycka på Alt + F11 och placera det här skriptet i redigeraren. Utför skriptet genom att klicka på "run-knappen" för att rengöra huvuddokumentets indexfält.

Ditt huvuddokument ska inte längre ha några indexfält. Vi kan nu omregistrera huvuddokumentet och återskapa indextabellen med hjälp av menyn "Infoga index".

Använda olika index tabellformat

Ja index är definitivt användbart för din läsare, men förmodligen tänker några av er: "Varför ser indexbordet så tråkigt ut. Kan jag ändra hur det ser ut att göra det mer tilltalande? ". Svaret är ja, index tabell behöver inte se vanligt ut.

Vi kan justera indextabellens stil genom att välja det tillgängliga formatet för att justera utseendet på indextabellen.

Här är ett exempel på hur Klassisk indexformat ser ut.

Vi kan till och med tillämpa vår egen stil på indextabellen genom att välja "Från mall" och klicka på "Ändra" -knappen.

Välj en av de tillgängliga indexformat och klicka på "Ändra" -knappen för att skapa vår egen stil.

Vi kan justera indextabellens typsnitt.

Ger indextabellen några gränser eller numrerar;

... för att ge indextabellen ett specifikt utseende.

Det är allt vi behöver för att skapa indextabell med Microsoft Word. Har du några fler bra tips för dokumentkonstruktion? Dela din expertis i kommentarerna.