Så här hittar du och ersätter formatering i Microsoft Word
Microsoft Words Sök och ersätt-funktion är inte bara för att ersätta text. Du kan också använda Sök och ersätt för att hitta specifika typer av formatering i hela dokumentet och ersätta även den formateringen med något annat.
När hittar och ersätter formatering Användbar?
Det finns många sätt att använda Sök och ersätt för formatering, men när ska du överväga att använda Sök och ersätt istället för att använda manuell formateringsändringar eller använda andra alternativ som formateraren?
Ibland är det meningsfullt att använda formateringsändringar manuellt. Om du till exempel vill ändra färgen på all text eller ta bort alla instanser av fet text i ditt dokument kan du göra det genom att välja alla (Ctrl + A) och sedan tillämpa ändringen du vill ha. Om du behöver kontrollera vad som ändras och vad som inte är mer exakt, kan du vara bättre att gå igenom ditt dokument och göra dessa ändringar för hand.
Det finns dock tider när Hitta och ersätt kan hjälpa dig att spara tid genom att använda formateringsändringar snabbare och enklare än manuell formatering. Du kan använda Sök och ersätt för att söka efter och ändra både tecken- och styckeformatering.
Här är några exempel när det kan vara användbart:
- Du har använt en typ av teckenformatering i hela dokumentet och vill ändra det till en annan formatering. Till exempel, säg att du använde kursiv för betoning, och nu vill du ta bort den formateringen.
- Du har ett visst ord eller en fras som du vill använda (eller ändra) karaktärsformatering. Till exempel, säg att du upprepar frasen "Little Red Riding Hood" i hela ditt dokument och du har nu bestämt dig för att du vill använda den här frasen för att använda ett annat teckensnitt och en röd text.
- Du har använt en viss styckeformatering (justering, inryckning, avstånd, etc.) och du vill ändra det. Till exempel, säg att du anger specifika stycken som ska anpassas till vänster och ha ett visst intryck, och nu vill du ta bort den indragningen och centrera justera de stycken.
Nu ja, med lite framsynt kan du ha konfigurerat tecken- och styckeformat och sedan tillämpa dem strikt i hela ditt dokument. Det skulle göra att vissa av dessa saker blir mer hanterbara. Men när framsynten vänder sig efteråt kan Sök och Ersätt hjälpa dig att få jobbet gjort.
Klar för att se den i aktion?
Använda Sök och ersätt för att ändra teckenformatering
När det gäller att hitta och ersätta formatering kan du skapa en sökning efter bara specifika typer av formatering, eller det kan du göra i kombination med att söka efter text (du kan till och med få kul och kombinera den med jokertecken för att ytterligare förbättra dina sökningar).
Om du vill arbeta med endast karaktärsformatering
Om du vill söka efter formatering utan åtföljande text är det enkelt. Låt oss ta exemplet från tidigare där vi har bestämt att vi vill ta bort förekomster av kursiv text. Avmarkera dialogrutan Sök och ersätt genom att gå till Hem> Ersätt eller tryck på Ctrl + H.
På fliken Ersätt klickar du på för att placera din infogningspunkt i rutan "Hitta vad". Klicka sedan på rullgardinsmenyn "Format" och välj alternativet "Font".
I fönstret Sök skrift klickar du på alternativet "Kursiv" (eller vilken formatering du vill söka efter) och klicka sedan på "OK".
Tillbaka i fönstret Sök och ersätt kan du se att formateringsvalet nu listas under rutan "Hitta vad" så att du kan hålla reda på vad du söker.
Placera nu din infogningspunkt i rutan "Ersätt med", huvudet tillbaka Format> Font, och denna gång väljer du alternativet "Regular". När du är klar ser du att formateringen visas under rutan "Ersätt med".
Lägg märke till hur det står "Inte fet" och "Ej kursiv." Du kan inte använda den här tekniken för att byta från en typ av formatering till en annan-bara för att lägga till eller ta bort formatering.
I alla fall, nu är du redo att söka. Klicka på "Sök nästa" -knappen för att hitta Word och markera nästa händelse av vad du söker. Här har vi hittat vårt nästa kursiverade ord. Klicka på "Ersätt" -knappen för att göra ändringen. Hit "Find Next" för att hitta nästa händelse och upprepa. Om du har tur kan du också klicka på "Ersätt alla" -knappen för att få Word att gå och ersätta allt det finns utan att behöva kontrollera varje, men vi rekommenderar att du sparar eller kopierar ditt dokument innan du gör det här.
Om du vill arbeta med karaktärsformatering och text
Lätt nog, men om du vill arbeta med både formatering och text samtidigt? Låt oss ta ett större exempel.
Säg att du precis har skrivit och formaterat en rapport och för företagsnamnet "Lorem Incorporated", tillämpade du fet, kursiv och blå teckenfärg för betoning. Ditt dokument ser något ut så här ut:
Din chef granskar din rapport och ber dig ta bort den blå färgen, fet och kursiv. Du måste också ändra "Lorem Incorporated" till "Lorem Inc." Du måste göra ändringarna snabbt och sedan skicka den reviderade rapporten till din chef så snart som möjligt. Du kan göra allt detta enkelt via Hitta och ersätt.
Avmarkera dialogrutan Sök och ersätt genom att gå till Hem> Ersätt eller tryck på Ctrl + H.
Skriv "Lorem Incorporated" i "Hitta vad" rutan. Klicka på knappen "Mer" för att expandera alternativen Sök och ersätt om de inte redan visas.
Klicka sedan på "Format" knappen längst ned till vänster och klicka sedan på "Font" alternativet.
I fönstret Sök skrift klickar du på typsnittet "Bold Italic". På den nedrullningsbara menyn "Font Color" väljer du den blå färgen (som för närvarande tillämpas på texten). Klicka på "OK" när du är klar.
Observera att de formatval som du just skapat visas under rutan "Hitta vad".
Nästa typ "Lorem Inc." i rutan "Ersätt med". Klicka på knappen "Format" igen och klicka sedan på "Font".
Välj typsnittet "Regular" och på "Font Color" rullgardinsmenyn, välj "Automatic" (som standard är svart). Klicka på "OK" när du är klar.
Nu kan du använda knapparna "Sök efter" och "Byt", vilket i sin tur går igenom varje händelse i ditt dokument eller du kan klicka på "Ersätt alla" -knappen för att ändra alla händelser samtidigt. Om du använder "Ersätt alla" rekommenderar vi att du sparar eller skapar en kopia av ditt dokument först.
Använda Sök och ersätt för att ändra styckeformatering
Du kan också använda Sök och ersätt för att arbeta med formateringen på styckeformat, och det fungerar ungefär på samma sätt som att arbeta med karaktärsnivåformatering. Du kan även använda den för att hitta och ersätta tecken och styckeformatering samtidigt om du vill.
Men låt oss ta ett mer okomplicerat exempel för att se hur det fungerar. Låt oss säga att vi har kopierat och klistrat in några stycken från ett annat Word-dokument som kan användas i vårt dokument. I vårt dokument använder vi standardlinjeavstånd där det inte finns något tillfogat utrymme före stycken och 8pt-avstånd efter punkter.
Av någon anledning är det dokument som vi tar punkter från, inställt på att använda 18pt-avstånd båda tidigare och efter stycken. Vi klistrar in texten med formatering eftersom vi vill behålla formateringen på karaktärsnivå som fet text.
Resultaten ser inte bra ut eftersom det stycke vi kopierade och klistrade har mycket mer utrymme före och efter det än våra andra stycken gör.
Ett sätt att fixa det här skulle vara att slå Ctrl + A för att välja hela dokumentet och sedan ställa in linjeavstånd för alla punkter i dokumentet till standardvärdena. Men, om vi hade några stycken där vi hade justerat linjeavstånd och ville behålla det?
Du gissade det-Hitta och ersätt till räddningen. Avfyra det igen från Hem> Byt ut eller genom att trycka på Ctrl + H.
Placera din infogningspunkt i rutan "Hitta vad", öppna rullgardinsmenyn "Format" och välj alternativet "Paragraph".
I fönstret Sök punkt väljer du den formatering som du vill söka efter. I vårt fall söker vi efter stycken där före och efter avståndet är 18pt. När du är inställd klickar du på "OK".
Nu ser du den formateringen som listas under rutan "Hitta vad".
Placera nu din infogningspunkt i rutan "Byt ut", öppna rullgardinsmenyn "Format" igen och klicka på "Stycke".
Den här gången ställer du in den formatering du vill använda som ersättare. Vi går med Words standard utan avstånd före och 8pt efter-samma som i resten av dokumentet. Klicka på "OK" när du har ställt in den.
Nu är du redo att söka. Klicka på "Sök nästa" -knappen för att hitta Word och markera nästa händelse av vad du söker. Här har vi hittat vår konstiga avståndsartikel. Klicka på "Ersätt" -knappen för att göra ändringen. Hit "Find Next" för att hitta nästa händelse och upprepa. Du kan också klicka på "Ersätt alla" -knappen för att få Word att gå och ersätta allt det finns utan att behöva kontrollera varje, men vi rekommenderar att du sparar eller kopierar ditt dokument innan du gör det här.
Och efter att ha utfört vår ersättare har vi nu fått en paragraf som ligger på samma sätt som våra andra.
Du kan bli mycket mer sofistikerad med dina sökningar än de enkla exempel som vi har angivit här. Du kan kombinera flera olika typer av tecken och styckeformatering i en enda sökning. Du kan även använda jokertecken och andra specialtecken för att bli mer kreativ med den specifika texten du hittar. Men det borde räcka för att komma igång!
