Så här hittar du och ersätter text i Microsoft Word

Har du någonsin avslutat att skriva ett brev, en rapport eller en presentation bara för att upptäcka att du felstavade en persons namn eller hade fel företag listat flera gånger i hela dokumentet? Inga bekymmer-det är en enkel lösning. Med hjälp av Words Sök och ersätt-funktion kan du snabbt hitta och ersätta text. Låt oss se hur det fungerar.

Byt till fliken "Hem" på Words Ribbon och klicka sedan på "Byt" -knappen.

Detta öppnar Words Find and Replace-fönstret. I rutan "Hitta vad" skriver du ordet eller frasen du vill hitta. Om du bara vill hitta text i ditt dokument kan du fortsätta och klicka på "Sök nästa" -knappen för att få Word att hoppa till nästa händelse av det ordet. Fortsätt klicka på den för att bläddra igenom alla resultat.

Om du vill ersätta texten som du hittar med något annat skriver du in ersättningstexten i rutan "Ersätt med". Du kan helt enkelt skriva in upp till 255 tecken i rutorna "Hitta vad" och "Byt ut".

I det här exemplet säger vi att vi vill byta namn "Williams" med namnet "Billingsly", så vi har skrivit den texten i respektive lådor. Därefter skulle vi klicka på "Sök nästa" -knappen för att Word ska hitta första instans av texten i rutan "Hitta vad".

Word hoppar dokumentet till den punkten och belyser resultatet i grått, men håller fortfarande fönstret Sök och ersätt för dig. Klicka på knappen "Byt ut" för att ersätta det aktuella valda resultatet med vilken text som helst i rutan "Ersätt med".

För att ersätta alla instanser samtidigt utan att stoppa och granska varje, kan du klicka på "Ersätt alla" -knappen.

Var försiktig när du använder "Ersätt alla" eftersom det automatiskt ersätter alla instanser, inklusive de som du kanske inte vill byta ut. I exemplet nedan finns det tre fall av "Williams", men vi vill bara ersätta de två följande. I det här fallet klickar vi bara på "Ersätt" för andra och tredje instans.

Om det finns en viss instans där du inte vill ersätta texten klickar du på "Sök nästa" så många gånger som behövs tills du kommer till ett exempel där du behöver byta text.

För att gå från Hitta och ersätt, klicka på knappen "Avbryt".

Naturligtvis, eftersom det är Word vi pratar om här finns det också många andra saker du kan göra för att göra dina sökningar mer sofistikerade:

• Använd jokertecken i dina sökningar för att begränsa dem till mer specifika resultat.
• Sök direkt i Words navigationsfönster så att Word visar vilka rubriker som har dina söktermer inkluderade under dem.
• Ersätt dubbla mellanslag mellan meningar med enskilda utrymmen.
• Sök efter specifik formatering eller specialtecken.

Grunden att söka och ersätta text i Word är ganska enkelt, men det finns mycket du kan göra med det när du börjar gräva.