Så här sparar du e-postmeddelanden (och andra objekt) som filer i Microsoft Outlook

Du kan spara dina Outlook-e-postmeddelanden, kontakter och möten som enskilda filer. Att spara dessa objekt kan hjälpa dig att komma åt dem snabbare och lätt senare. Det är ett bekvämt sätt att säkerhetskopiera eller dela vissa meddelanden, eller bara göra dem lättillgängliga.

Så här sparar du ett e-postmeddelande som en fil

Låt oss först titta på hur man sparar meddelanden som filer i Outlook. Detta kan vara användbart om du vill ha en säkerhetskopia av e-postmeddelandet på din dator (eller att kopiera till en annan dator), eller om du vill använda meddelandet som en mall för framtida meddelanden senare.

Börja med att öppna det meddelande du vill spara. I fönstret email, klicka på "File" -menyn på bandet.

Välj kommandot Spara som.

I menyn "Spara som", navigera till den plats du vill spara filen och skriv sedan ett namn på filen. Som standard heter Outlook det med ämnesraden i meddelandet, men du kan ändra det till vad du vill.

Du kan också spara ett meddelande som olika typer av filer med rullgardinsmenyn "Spara som typ". Standardvärdet är Outlook Message Format. Om du väljer det kan du bara dubbelklicka på filen för att öppna den igen i Outlook. Men det finns också några andra alternativ du kan välja bland:

Text endast: När du sparar ditt meddelande som en text enda fil sparar du bara orden, inte någon formatering eller bilder.
Outlook-mall: Spara ditt meddelande som en Outlook-mall innebär att du kan tillämpa formateringen på framtida e-postmeddelanden. När du öppnar filen skapar Outlook ett nytt meddelande med innehållet i filen som du sedan kan adressera och skicka på väg.
html: Spara ditt meddelande som ett HTML-dokument innebär att du sparar ditt e-postmeddelande för att ses på en webbsida. Du kan öppna meddelandet i en webbläsare.
MHT: En MHT-fil är en arkivfil för webbsidor. Som en HTML-fil är den avsedd att ses i en webbläsare. Till skillnad från en MHT-fil sparar en HTML-fil all text, kod, bilder och andra media i en enda fil.

När du är klar, klicka på "Spara" -knappen.

Och ditt meddelande sparas nu som en fil.

Hur man sparar ett e-postmeddelande som en PDF-fil

Du kan också spara din e-post som PDF-fil med hjälp av Microsofts inbyggda PDF-skrivare. Spara som PDF är ett bra sätt att spara en säkerhetskopia av ett meddelande som du kan läsa med all rätt formatering.

I meddelandefönstret, klicka på "Fil" -menyn på bandet.

Klicka på "Skriv ut" -kommandot.

Klicka på rullgardinsmenyn "Skrivare" och välj sedan alternativet "Microsoft Print to PDF".

Observera att om du har en annan PDF-skapande app installerad på din dator (eller om du använder macOS) kan alternativen här vara olika. Om du till exempel har Adobe installerat ser du sannolikt ett "Adobe PDF" -alternativ. Det kommer att fungera lika bra.

Klicka sedan på knappen "Skriv ut".

I fönstret "Spara PDF som" öppnar du vart du vill att PDF-filen ska sparas, skriv ett filnamn och klicka sedan på "Spara-knappen.

Du har nu sparat ditt email som PDF.

Och notera att det samma tricket sedan du bara skriver ut till en PDF-återgivningsmotor fungerar exakt på samma sätt för att spara något objekt i Outlook (kontakter, möten etc.) till PDF.

Så här lagrar du en kontakt som en fil

Du kan också spara kontakter som filer med Outlook. Det fungerar nästan som att spara meddelanden, och kan vara användbart för att säkerhetskopiera enskilda kontakter eller flytta dem till en ny dator. Kontakter sparas också som Vcard Files (CVF) -format som används av många andra appar som arbetar med kontakter. Det gör det också enkelt att överföra en kontakt till en annan app eller att skicka en kontaktinformation till någon annan så att de kan importera den till vilken app de använder.

Från kontaktfönstret, klicka på "File" på huvudbandet.

Klicka på "Spara som" -kommandot.

I fönstret "Spara som", navigera till var du vill att kontaktfilen sparas och ändra namn om du vill.

Precis som med meddelanden kan du välja några olika filformat här från rullgardinsmenyn Spara som typ:

Text endast: När du sparar din kontakt som en text enda fil sparar du bara orden, inte någon formatering eller bilder.
Rich Text Format: Spara din kontakt som en Rich Text-fil innebär att du kan spara flera olika typer av formatering, som fet och italtics, tillsammans med bilder i din fil. Det här formatet kan vara användbart om du har en bild med ditt kontaktkort.
Outlook Message Format: När du sparar din kontakt i Outlook Message Format kan du öppna den i Outlook (även på en annan dator) och det fungerar som alla andra Outlook-kontakter. Men då kommer det att fungera på samma sätt om du sparar det i standard VCF-format, så det finns inte mycket fördel här.

När du är klar, klicka på "Spara" -knappen.

Du har nu sparat din kontakt som en fil.

Så här sparar du ett avtal (eller hela kalendern) som en fil

Och precis som med andra Outlook-objekt kan du också spara dina möten som filer. Även om det inte är så användbart att säkerhetskopiera sparade kopior av enskilda möten, stöder Outlook vCalendar-standarden, vilket innebär att du kan spara ett möte, skicka det till någon annan och de kan sedan importera det till en annan stödd app.

Öppna det avtal du vill spara. I avtalningsfönstret klickar du på "Fil" -menyn på bandet.

Klicka på "Spara som" -kommandot.

Navigera till var du vill spara avtalningsfilen och ge den ett namn.

Precis som med meddelanden och kontakter kan du välja några olika filformat här från rullgardinsmenyn Spara som typ:

Text endast: När du sparar ditt möte som en text enda fil sparar du bara orden, inte någon formatering eller bilder.
Outlook-mall: Spara ditt möte som en Outlook-mall innebär att du kan använda formateringen till framtida kalendrar eller kalenderutnämningar.
Outlook Message Format: När du sparar ditt möte i Outlook Message-formatet kan du öppna det igen i Outlook, även på en annan dator.
html: Spara ditt meddelande som ett HTML-dokument innebär att du sparar ditt möte för att ses på en webbsida.
MHT: En MHT-fil är en arkivfil för webbsidor. Som en HTML-fil är den avsedd att ses i en webbläsare. Till skillnad från en MHT-fil sparar en HTML-fil all text, kod, bilder och andra media i en enda fil.
iCalendar Format: iCalendar är en annan kalenderstandard som låter dig överföra kalenderinformation till olika kalenderapp.

Välj om du vill spara ett enda möte eller hela kalendern. Om du sparar hela kalendern sparas alla data i din nuvarande Outlook-kalender.

När du är klar, klicka på "Spara" -knappen.

Och du har nu sparat ditt möte eller kalendern.