Det enkla kuvertsystemet för att hålla finansiella poster
Foto av ollily
Oroa dig inte om att du inte har tid att tråkigt skriva in alla dina finansiella transaktioner i ett komplicerat kalkylblad eller program. Kuvertsystemet för att hålla finansiella poster är lågt underhållande, kostnadseffektivt och enkelt att genomföra på kort tid. Allt du behöver är några kuvert, ett gummiband, en penna, en sharpie, en highlighter, en förvaringslåda, en timme i slutet av månaden och hela månadens kvitton.
Kuvert systemet är ett enkelt och roligt sätt att spara, organisera och lagra dina kvitton och behålla pålitliga finansiella poster.
Steg 1: Spara alla dina kvitton under månaden
Under hela månaden får du ett kvitto för varje köp du gör. Om en kassör inte ger dig ditt kvitto, glöm inte att fråga. När du gör inköp på nätet, se till att skriva ut kvitton omedelbart. Om du kan kan du skriva ut dem på tunt papper och formatera dem så att de har samma form och storlek som vanliga kvitton.
Håll dina kvitton i din plånbok tills de börjar översvämmas och dump dem sedan i ett angivet kuvert hemma. Var noga med att märka kuvertet något som "Aktuella kvitton" och behåll det på ett säkert och lättillgängligt sätt.
Steg 2: Organisera dina kvitton i slutet av månaden
Innan du kan lagra dina poster på ett ordnat sätt måste du organisera kvitton. Och innan du kan organisera dem måste du slutföra varje kvitto individuellt.
Gå igenom var och en och markera:
- Datumet
- Det totala beloppet som spenderas (eller återbetalas)
- Typ av transaktion (t ex kontanter, debit, check, presentkort)
Var noga med att använda en ljusfärgad highlighter så att bläcket från kvittot fortfarande visar sig. Vissa kvitton har mycket lätt bläck som bleknar bort en gång markerad över. I så fall markerar du helt enkelt under informationen i en rak linje så att den inte blöder in i informationen.
Efter markering skriv ner anteckningar direkt på kvitton efter behov:
- Notera avdragsgilla kostnader som kan vara affärsrelaterade eller för välgörenhet
- Anmälan returneras, varför de gjordes, hur mycket pengar som återbetalades, och det nya nettotalet
- Märk eventuella kvitton där det inte är omedelbart uppenbart var köpet gjordes, till vilket det gjordes, eller varför det gjordes
- Skriv ner några olika anteckningar som hjälper dig att behålla bättre poster, möjligen göra framtida avkastning, budget i framtiden och vara en bättre konsument (t ex att notera hur du använde en viss kupong sparade dig halvvägs, när en stor försäljning inträffade etc. )
Om du upptäcker att det inte finns tillräckligt med plats på ett visst kvitto för att ta dessa noteringar, skriver du dem på en liten bit och klistrar den på baksidan av motsvarande kvitto. Var noga med att skriva en påminnelse på kvittot för att hänvisa till de extra anteckningarna på nästa sida.
Här är vad ett slutligt kvitto ska se ut (notera att det är häftklammer för andra kvitton under det):
När du är klar med anteckningar, ordna partiet i kronologisk ordning och klistra in det. Alternativt kan du använda ett pappersklipp. Det spelar ingen roll om du använder omvänd kronologisk ordning istället (med de senaste kvitton på toppen) men vad du än väljer - behåll det konsekvent. Annars har du svårt att hitta enskilda kvitton senare när du måste växla mellan två olika beställningssystem.
Steg 3: Spara dina kvitton med kuvert och lådor
När du har förberett det månatliga partiet av kvitton, lägg det i ett kuvert. Du kanske måste lägga några kvitton över så att satsen kommer att passa. Överväg färgkodning av ett kuvert för säsongen eller månaden om det hjälper dig att hålla dig organiserad.
Vik därefter kuvertet stängt (utan att täta det) och vänd det över. Använd en svart eller mörkfärgad sharpie för att märka kuvertet. Följ exemplet nedan, med månaden och året längst upp till vänster, eller etiketten på ett sätt som är lättare för dig att arbeta med.
När du har samlat mer än en månad, staplar du kuverten i kronologisk ordning (håll den i överensstämmelse med den ordning du har för de faktiska kvitton). Lägg ett gummiband runt buntet.
I slutet av året har du alla dina finansiella poster bundna i tolv kuvert. Under flera år samlar du flera buntar.
Håll dina kuvertbuntar lagrade i en låda. Håll låsen någonstans säker och lättillgänglig. Med tiden kan du samla flera rutor, vilket blir enkelt att stapla och lagra. Och när som helst du behöver referera till dina finansiella poster, kommer de vara lätta att hitta och komma åt.
Det är idealiskt att använda en visuellt tilltalande låda som representerar dina ekonomiska mål. Lådan i exemplet nedan visar bekväma stolar på en avkopplande strandplats, eftersom mer semestertid är ett mått på ekonomisk framgång.
Med det enkla att implementera kuvertsystemet kan du hålla alla dina finansiella poster på ett ställe med lite krångel. Och du kan hålla det roligt genom att använda färgpennor, highlighters och kuvert och en visuellt tilltalande låda som håller dig fokuserad på ekonomisk framgång!
