Avvena dig från kompulsiv e-postkontroll med positiv belöning

Foto av Esparta

Kollar du ditt mail oftare än du behöver? Upplever du abstinenssymptom när du inte har kontrollerat din epost på ett tag? Kompulsiv e-postkontroll är en ohälsosam vana som hindrar dig från att göra mer viktiga saker. Använd positiv belöning för att skapa en hälsosammare relation till din inkorg.

E-post är inte alltid produktiv

Det finns tre huvudsakliga anledningar till att e-post inte alltid är produktivt.

1. E-post tar tid bort från andra saker: Det kan vara lätt att motivera kompulsiv e-postkontroll eftersom det känns som att du får något gjort. Det är ju bra att läsa igenom meddelanden, svara på vissa och tömma din inkorg. Men det är bara produktivt när det är gjort med viljan - inte under tiden som är omvänd för andra viktiga uppgifter.

2. E-post kan inte skilja sig från chit-chat: Att använda e-post för att kommunicera med vänner, kollegor eller bekanta kan inte skilja sig från chit-chatt i lunchrummet. Om samtalet inte är så viktigt och sträcker sig bortom vad som är en rimlig paus, avskräcker du dig från ditt arbete.

3. E-post är vanligtvis om andra personer: Email uppmuntrar dig att tillgodose andra människors behov, förfrågningar och frågor - istället för din egen. E-post har tid och plats i din dag, men det måste ha en bestämd tid och plats. Inte bara någon gång du känner för att kolla.

Diagnosera ditt problem

Människor gör tvångsmässiga saker för alla möjliga orsaker. Den vanligaste orsaken är att undvika att uppleva något särskilt obehagligt. Om du kontrollerar e-post tio gånger om dagen utan god anledning försöker du förmodligen att undvika någon eller någon sak.

Kompulsiv e-postkontroll kan vara ditt sätt att undvika:

• En hotande deadline
• Writer's block
• Osäkerhet om vad du ska göra nästa
• Leda
• Fixa ett viktigt problem som hindrar dig från att göra arbete
• Förberedelser för ett planerat engagemang
• Verkar faktiskt på något

Utforska de potentiella anledningarna att du kontrollerar ditt mail oftare än vad som behövs för att diagnostisera ditt problem.

Bekräfta din tvångsmässighet

Nästa steg i att ändra din tvångsmässiga e-post vana är att spåra den. Håll ett tal om hur många gånger du öppnar din inkorg. Lägg märke till hur mycket tid du spenderar i genomsnitt under varje besök.

Håll en positiv attityd i processen. Döm inte dig själv som ofroduktiv, ofokuserad eller ett misslyckande när du identifierar svagheter eller misstag. Självstraff hjälper inte dig att göra positiva förändringar. Ta bara reda på dina mönster och utforska vad motivationen kan vara, enligt ovan.

Fortsätt att bekräfta din tvångsmässiga email vana tills du inte längre kan stå det - tills du inte längre kan stå och göra ingenting om det. Eftersom det enda sättet att ta itu med det tvångsmässiga beteendet är:

1. Acceptera att den existerar

2. Att vara själv ärlig nog att förstå varför

3. Att ha tvingande tillräckliga skäl att göra något åt ​​det

När du verkligen är motiverad att göra en förändring, är det relativt lätt att börja med barnsteg.

Börja med Baby Steg och Positiv Belöning

Foto av Ruthieki

Positiv belöning hjälper dig att associera ditt önskade beteende med goda känslor och / eller positiv feedback. Följ de sju stegen nedan för att besöka din e-postkorg en hälsosammare och mer produktiv praxis.

Steg 1: Skapa ett e-postkonto dokument

Skapa ett dokument som du hänvisar till för din e-postansvarighet. Se till att det är visuellt och dynamiskt nog att arbeta med. Du lägger till innehåll i det här dokumentet i följande steg, men anpassar det baserat på dina inställningar.

Steg 2: Ange önskat beteendebyte (eller slutmål)

På toppen av dokumentet skriver du hur (ofta) du äntligen vill kontrollera din e-postadress.

Det här kan vara så generellt som "Jag vill inte kontrollera min mail så ofta", eller så specifikt som "Jag vill bara kolla min mail klockan 10 och 15 varje vardag och klockan 16 på helgerna."

Var extra specifik på ditt slutmål och om möjligt ge dina skäl att välja den.

Steg 3: Bevisa dina svagheter

Under ditt uttalande, redogöra för varför du inte redan har uppnått det önskade målet i respektive rad.

Återigen, var specifik och använd inte onödigt hårda språk, till exempel "Jag är dålig vid tidshantering" eller "Jag kan inte bara styra mig själv".

Använd objektiva språk som håller dig fokuserad på vad som händer och varför. Fler funktionella uttalanden är:

• "Jag kämpar med att hantera min tid när jag har viktiga projekt som jag inte känner mig redo att avsluta."
• "Jag har svårt att motstå uppmaningen att kontrollera min e-post, även när jag vet att jag inte behöver, för att jag hellre inte skulle ha några stunder av tystnad att tänka på vad jag egentligen skulle göra."

Försök att lista ut minst fem av dina svagheter.

Låt oss säga att ditt mål är att kontrollera din inkorg en gång på morgonen och en gång på sen eftermiddag. För närvarande kontrollerar du det ungefär tjugo minuter medan du är på datorn.

Här är fem potentiella svagheter som kommer i din väg:

• Du är inte exalterad att göra dina andra datorrelaterade uppgifter.
• Du blir uttråkad medan du pendlar och väntar i allmänhet, vill inte interagera med människorna runt dig och upptäcka att kontroll av post på din iPhone passerar tiden.
• Du oroar dig för att hänga e-postfrågor eller samtal och vill veta vad nästa steg är - så snart Mr. Smith kommer tillbaka till dig.
• Du vill behaga Mr. Smith genom att alltid svara på honom omedelbart, även om han inte skriver ut din lönecheck och inte är särskilt nära dig.
• Du hoppas att få en e-postmeddelande om att någon kommer att sparka en konversation med dig på din Facebook, Twitter eller LinkedIn som validering som du är tillräckligt viktig för att prata med.

Det kan inte vara kul att utforska dina svagheter när det gäller att kontrollera e-post, men det kommer att vara användbart omprogrammera dina vanor till det bättre.

Steg 4: Identifiera dina utmaningar baserat på dina svagheter

Gå nu igenom varje svaghet på din lista och lägg till en extra kolumn till höger. Identifiera situationerna (verkliga eller föreställda) under vilka du visar de svagheterna.

Låt oss säga att du har "Jag kämpar med att hantera min tid när jag har viktiga projekt som jag inte känner mig redo att avsluta" i den vänstra kolumnen.

Sedan beskriv i den högra kolumnen situationen som är problematisk. Det skulle vara något som, "Att ha ett viktigt projekt att arbeta på" eller "Att ha ett viktigt projekt för att arbeta med det jag inte känner mig redo att avsluta", eller "känner osäker på ett viktigt projekt".

När du är medveten om de utmanande situationerna blir du bättre beredd att möta dem.

Steg 5: Utför en positiv belöning checklista

När du ställer in dina kolumner som beskriver dina svagheter och hur de uppstår, lägg till en tredje kolumn till höger.

Använd den här kolumnen för att lista åtgärder som du kan vidta för att övervinna de problematiska situationer som utlöser de svagheter som håller dig från att kontrollera ditt e-postmeddelande på dina villkor, vid önskad frekvens.

Lägg sedan till en fjärde kolumn, där du får plats att avmarkera instanser när du utför en av åtgärderna från den tredje kolumnen.

Så här kan du formatera ditt dokument:

Du märker att det bara finns en kryssruta för varje åtgärdssteg. Under hela dagen kan du slutföra det steget flera gånger, så lägg till extra kryssrutor kolumner som behövs.

Steg 6: Belöna dig själv för att stanna på uppgift

När du har satt upp ditt dokument, skriv ut en kopia eller håll den öppen på skrivbordet. Hädanefter hänvisar du till det här dokumentet för att omskola hur du besöker din inkorg.

Varje gång du markerar en ruta i kolumnen längst till höger kan du kolla din e-post - gör så att du vet att du har tjänat det. De positiva känslorna i samband med att du kontrollerar ditt e-postmeddelande efter du uppnår något meningsfullt kommer att inspirera dig att titta på din inkorg på olika sätt.

Här är ett exempel. Låt oss dra tillbaka från svagheten: "Jag kämpar med att hantera min tid när jag har viktiga projekt som jag inte känner mig redo att avsluta." Låt oss säga att en av utmaningarna i samband med den svagheten är: "Att ha ett viktigt projekt att arbeta på. "Nu är det tre potentiella åtgärdssteg som hjälper dig att övervinna och / eller arbeta mot ditt mål:

1. Skriv ut en artikel / resurs / dokument som påminner dig varför ditt projekt är så viktigt och / eller varför du kan klara av att slutföra det.

2. Fråga en vän eller kollega om hjälp eller perspektiv när du känner dig fast.

3. Skriv ut ett schema eller göra-lista för ditt projekt.

4. Granska och / eller revidera ditt schema eller göra-lista för ditt projekt.

5. Slutföra ett objekt på ditt schema eller göra-lista för ditt projekt.

Varje gång du slutför ett av dessa steg, kolla av en ruta och vet att du kan kontrollera att din e-post har tjänat den. Självklart, om du inte känner uppmaningen att kontrollera din e-post, kan du gå direkt till nästa uppgift. Som du kan se, började varje av dessa steg som ett sätt att undvika att kontrollera ditt email kompulsivt och sluta betjäna dina produktivitetsmål.

Du behöver inte vara perfekt; Det är okej om du kontrollerar din inkorg utan att ha markerat en ruta först. Men åtminstone vara uppmärksam på vad du gör. Och var uppmärksam på hur annorlunda det är att kontrollera din inkorg med att ha tjänat det, jämfört med att det inte hade någon riktig anledning att göra det (förutom att det kanske kommer att leda till en problematisk situation som utlöser tvångssystemet).

Steg 7: Fortsätt använda kontrolllistan tills du märker ändringarna

När du använder din checklista nog att känna dig säker på att du har din e-postsituation under kontroll, märker du att du är bättre på:

• Spotting tristess
• Identifiera problem med arbete som kan vara svårt att erkänna
• Lägg märke till när du är överbelastad
• Bekräfta negativa känslor om ditt arbete, vilket du måste uttrycka och adressera
• Bli medveten om kreativa eller mentala block
• Ge dig själv och dina ögon en datorbrytning när det behövs
• Att hålla sig på uppgift och känna sig bra om att få saker gjort

Vart och ett av dessa hjälper dig att lösa de problem som när det är oadresserat leder till olika tvångsbeteenden.

Gör Checking Email Special

När e-post har blivit din tvångsmätning, är det inte längre ett produktivt verktyg. Gör kontrollen e-post speciell så att den blir produktiv igen.

Förutom kontrolllistan ovan kan du utforska andra tekniker för att använda positiv belöning. Du kan blockera vanliga tider för inkorgsrengöring efter att du har satt i fasta arbetstimmar och ställa in den tiden för att vara roligt, med ett mellanmål i närheten och lite bra musik i bakgrunden. Du kan också tillämpa samma principer för arbete - koppla ur internet och / eller dölja din e-postklient och använd en bekväm arbetsmiljö för att kompensera.

.